10 conseils pour une bonne documentation technique

La documentation technique nous accompagne régulièrement dans la vie quotidienne, mais n’est utilisée que lorsque le contenu est rédigé et conçu de manière conviviale. La documentation technique peut prendre de nombreuses formes, telles que des manuels d’instructions, des guides d’utilisation ou une documentation logicielle. Nous avons examiné comment créer votre documentation technique afin que votre groupe cible puisse l’utiliser avec plaisir et exploiter pleinement le potentiel des produits documentés. Dans l’article, lisez nos 10 conseils les plus importants sur ce que vous devez prendre en compte lors de la structuration et de la rédaction de la documentation technique et sur la manière dont vous pouvez enrichir et compléter la documentation technique avec des éléments visuels.

Qu’entend-on par documentation technique ?

La documentation technique (TD) est un terme collectif désignant tous les documents qui accompagnent un produit – du développement et de la production à l’utilisation et à la maintenance jusqu’à l’élimination. Sur Wikipédia On retrouve la description suivante de la documentation technique : « La documentation technique (également communication technique, documentation technique ou documentation produit) comprend tous les produits d’information qui ont un caractère technique. produit décrire et fournir des instructions pour son utilisation, son entretien ou sa réparation. Il prépare les informations de manière systématique et les structure de manière à ce que leur objectif respectif soit pleinement atteint.

Dans les pays germanophones, c’est Société de communication technique e. v. (tekom) participe de manière significative au développement ultérieur des normes, des meilleures pratiques et des critères de qualité pour la documentation technique.

Selon le groupe cible, une distinction peut être faite entre la documentation technique interne et externe. Dans la plupart des cas, la documentation technique externe désigne les documents qu’un fabricant de produits fournit au monde extérieur. Ceux-ci incluent, par exemple : b.

Les instructions de montage font également partie de la documentation technique – voici un exemple que tous les clients IKEA ne connaissent que trop bien :

Dans cette notice de montage d’une étagère IKEA, les instructions sont claires et faciles à comprendre, même sans texte, grâce à des schémas et des images. ©Ikéa

Une bonne documentation technique crée la confiance chez l’utilisateur et garantit que le spectre des performances d’un produit peut être pleinement exploité. Nous vous donnons ici dix conseils pour une documentation technique de haute qualité :

1. Tenez compte de votre public cible

Lorsqu’il s’agit de documentation technique, ce qui compte avant tout, c’est le bénéfice pour l’utilisateur. Le principe le plus important lors de la création d’une documentation technique est le suivant : vous écrivez pour l’utilisateur, pas pour vous-même. Vous devez donc être clair sur à qui s’adresse votre documentation technique et quel est votre groupe cible. Mettez-vous à la place de vos lecteurs potentiels. Un manuel destiné aux programmeurs de logiciels peut contenir des termes plus techniques qu’un manuel d’utilisation d’une imprimante domestique, qui doit être compréhensible même pour les profanes. Avec un manuel d’utilisation, même un utilisateur sans connaissances ni formation préalables devrait être en mesure d’utiliser votre documentation technique pour faire fonctionner le produit et mettre en œuvre les processus que vous décrivez.

2. Donnez des instructions claires et concises

Utilisez un langage que votre groupe cible comprend et respectez ces règles pour permettre à vos lecteurs d’utiliser votre documentation technique aussi facilement que possible :

• N’écrivez pas de roman. Choisissez des phrases courtes et assurez-vous que chaque mot est pertinent. Supprimez tout ce qui ne contient pas d’informations supplémentaires.
• Écrivez clairement et avec autorité. Supprimez les mots comme pourrait, devrait, serait, éventuellement etc. de votre vocabulaire. La documentation du produit ne laisse aucune place à l’interprétation.
• Soyez direct. Votre objectif est de fournir à l’utilisateur toutes les informations nécessaires le plus rapidement possible. Même s’il faut écrire « Cliquez… » cinq fois de suite.

3. Rendez votre documentation technique facile à trouver

Vous pouvez créer la meilleure documentation produit. Si personne ne peut la trouver, cela ne sert à rien. Réfléchissez à comment et où vous souhaitez proposer votre documentation technique. L’ère des manuels d’utilisation imprimés est en grande partie révolue. Au lieu de cela, les entreprises modernes s’appuient sur des plateformes en ligne pour fournir aux clients une documentation technique sur un logiciel ou un produit.

Un gros avantage ici est que la documentation technique peut être facilement mise à jour et remplacée si nécessaire. De plus, les formats numériques sont plus faciles à naviguer et à rechercher pour les utilisateurs, ce qui leur permet de trouver plus rapidement des réponses à des questions spécifiques. Cela augmente la satisfaction des clients et évite les appels inutiles à votre équipe d’assistance.

Lorsque vous fournissez votre documentation technique sous forme numérique, faites attention à l’optimisation des mots clés : recherchez les termes de recherche importants pour vos utilisateurs et assurez-vous que votre documentation technique est bien classée pour ces termes de recherche et qu’elle peut être trouvée immédiatement.

4. Choisissez des titres et sous-titres significatifs

La structure de votre documentation technique est un point de référence important pour l’utilisateur. Les titres et sous-titres aident les lecteurs à naviguer et à identifier plus rapidement les sujets pertinents. Par conséquent, choisissez des titres significatifs et concrets qui couvrent chacun un sujet précis. Les phrases interrogatives sont particulièrement adaptées car elles simulent le processus de pensée de l’utilisateur.

Progressez selon le principe de la peau d’oignon : donnez d’abord un aperçu général d’un sujet, puis approfondissez les différents composants dans les sous-chapitres. Les détails doivent s’intégrer parfaitement à ce qui a été appris afin de ne pas dérouter le lecteur. Assurez-vous que chaque étape est claire pour le lecteur.

5. Assurez-vous que votre présentation est claire

Les documentations techniques telles que les manuels d’utilisation sont des ouvrages de référence et doivent donc être conçues de manière à ce qu’il soit facile de trouver immédiatement les informations nécessaires. Les éléments caractéristiques d’une documentation technique bien conçue sont :

• Table des matières
• Si nécessaire, indexez
• Titre et sous-titres
• Écouter
• Boîtes d’informations
• Résumés

Une présentation claire attire l’attention des utilisateurs et augmente les chances que votre documentation technique soit effectivement lue.

6. Utilisez des éléments visuels

De nombreux fabricants considèrent la documentation technique comme un mal nécessaire et la traitent avec négligence. Le résultat est des documents ennuyeux, riches en texte, qui sont au mieux survolés et, dans de nombreux cas, complètement ignorés.

Avec peu d’effort, vous pouvez créer une documentation produit attrayante qui peut également être utilisée à des fins de marketing. L’astuce : les éléments visuels. Des études montrent que deux tiers Nous comprenons mieux les informations lorsqu’elles sont transmises visuellement. Les problèmes complexes peuvent être mieux expliqués à l’aide d’images et de captures d’écran. Cela ne signifie pas que vous devez faire appel à un graphiste pour créer votre documentation technique. Mais avec quelques éléments clairs vous pourrez parfaire la documentation technique de vos logiciels et produits.

Les éléments visuels complètent votre documentation technique

Avec Snagit, vous pouvez rapidement capturer et expliquer les processus. Cela signifie que vous pouvez créer des instructions techniques faciles à comprendre en un rien de temps.

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7. Prenez des captures d’écran

Les captures d’écran sont idéales pour la documentation technique des logiciels et des technologies de l’information car elles représentent l’interface utilisateur 1:1. Cela aide le lecteur à s’orienter sur l’écran et le rassure sur le fait qu’il est sur la bonne voie.

De bonnes captures d’écran simulent un état réel de l’interface utilisateur pour clarifier les instructions. Cela nécessite une certaine préparation, par ex. en définissant une fenêtre ou une zone de sélection spécifique, en saisissant un exemple de valeur, etc. Si une capture d’écran contient beaucoup d’informations ou si vous souhaitez attirer l’attention du spectateur sur des éléments essentiels, vous pouvez découper des parties de la capture d’écran (extraits) ou convertir votre captures d’écran en graphiques simplifiés (interfaces utilisateur simplifiées).

Votre contenu deviendra encore plus clair si vous modifiez vos enregistrements d’écran et ajoutez des éléments de balisage, par ex. Par exemple :

• Numéros de position
• Éléments de texte
• flèches
• Frontières
• Légendes
• Listes et numérotation

Créez et modifiez facilement des captures d’écran

Avec Snagit, vous pouvez prendre des captures d’écran rapidement et facilement. Vous modifiez ensuite vos captures d’écran dans l’éditeur Snagit. Simple, puissant et efficace.

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CONSEIL :
Si vous créez la documentation de votre produit ou logiciel dans différentes langues, vous devez vous assurer que les captures d’écran sont également créées dans la langue cible lors de la localisation afin que la relation texte-image soit préservée.

8. Proposer des vidéos

La vidéo est l’outil idéal pour décrire des processus, tels que l’installation ou l’exploitation de logiciels. Une bonne documentation technique combine du contenu textuel avec des captures d’écran et des vidéos, créant ainsi une expérience utilisateur polyvalente. Fournissez à l’utilisateur des instructions étape par étape et une vidéo d’accompagnement les mettant en pratique. La vidéo explique le processus et les instructions écrites servent de rappel.

Chez TechSmith, nous utilisons également des didacticiels pour notre documentation technique qui combinent ces éléments de manière judicieuse et conviviale : des instructions étape par étape sous forme de texte sont combinées avec des captures d’écran préparées et de courts didacticiels vidéo. Voici un exemple :

En haut de la page, une vidéo donne un aperçu général, et ci-dessous des instructions détaillées sur les fonctionnalités les plus importantes, enrichies d’extraits, de captures d’écran et de GIF animés à titre d’illustration.

9. Intégrer une fonction de recherche

La documentation technique numérique offre un avantage majeur par rapport aux manuels imprimés : la possibilité d’intégrer une fonction de recherche. Nous avons l’habitude de saisir des questions et des mots-clés dans un champ de recherche et de trouver les réponses dont nous avons besoin en un seul clic. Vos utilisateurs vous remercieront si vous répondez également à cette attente dans votre documentation technique.

10. Donnez des exemples

Donnez à vos utilisateurs la certitude qu’ils suivent correctement vos instructions. Pour ce faire, vous pouvez, par exemple, ajouter une capture d’écran à votre documentation technique qui montre à quoi devrait ressembler le résultat d’une certaine action.

Cela aidera également les lecteurs d’ailleurs si vous illustrez les instructions de votre documentation technique avec des exemples. Prendre des captures d’écran ne prend que quelques secondes – utilisez-les pour créer de meilleurs didacticiels !

Mettez à niveau votre documentation technique

Des instructions claires, concises et faciles à suivre constituent la base d’une bonne documentation technique. Augmentez la satisfaction de vos clients en optimisant la documentation produit pour vos utilisateurs et en la concevant de manière à ce qu’ils apprécient son utilisation. De cette façon, vous pouvez garantir des clients fidèles à long terme et un succès entrepreneurial.

Exploitez le pouvoir de la communication visuelle

Créez une documentation technique qui profite réellement à vos clients. Avec Snagit, vous pouvez créer et modifier des captures d’écran et des vidéos d’écran utiles et renforcer la fidélité de vos clients.

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