4 scénarios de travail d’équipe qui coûtent des nerfs et de l’énergie – et comment vous pouvez les améliorer avec Confluence

Des lacunes béantes dans la communication et la collaboration en équipe

La première réunion de la journée approche. Armée d’un bloc-notes, Barbara entre dans la salle et rejoint ses collègues qui attendent déjà. De quoi s’agit-il réellement ? Hormis le titre bref du logiciel de calendrier, il ne contient aucune information sur le contenu, encore moins un agenda concret. Peut-elle apporter quelque chose d’utile ? Elle devra être surprise – y compris si sa participation en vaut la peine. La moitié du rendez-vous sera probablement consacrée à mettre tout le monde sur la même longueur d’onde avant qu’un échange puisse avoir lieu.

Ce sera comme toujours, pense-t-elle, ressentant un léger mal de ventre : personne n’est vraiment préparé, le contenu est une surprise. Et où est Hans, qui est également invité au rendez-vous ? Elle soupçonne que plus tard, ce sera à elle de lui expliquer en personne ce qui a été discuté, car malheureusement les résultats de la réunion ne restent que dans la mémoire des personnes qui étaient présentes. Transparence et documentation ? Aucun.

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Nick n’est dans l’entreprise que depuis deux semaines – mais son sentiment positif du début et sa motivation ont déjà fait place à une amère frustration : il n’aurait jamais imaginé que commencer ce travail serait aussi difficile et ennuyeux ! Il a encore le sentiment d’en être au tout début, car sa formation est comme une odyssée, un passage d’un interlocuteur à l’autre, auquel il doit généralement s’adresser activement.

Il croule sous les courriels ; les documents imprimés contenant des instructions, des lignes directrices et des présentations s’entassent sur son bureau. Non, ce n’est pas qu’il veuille être pris par la main. Il est décidément prêt à faire preuve d’initiative ! Mais il faudrait un peu de structure et de visibilité, soupire-t-il intérieurement.

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Depuis plusieurs années, l’entreprise de Vera organise une conférence annuelle pour ses clients et partenaires – et pendant des années, la préparation a été la phase la plus stressante de l’année. En fait, elle devrait se diviser en deux pour pouvoir assumer ses tâches au sein de l’équipe d’organisation. La moitié de la journée de travail est constituée de réunions et d’appels téléphoniques, le reste du temps elle est occupée à traiter la masse d’e-mails internes et externes et à fournir des documents, des présentations et des tableaux avec les listes de participants et les plans opérationnels de l’équipe.

Entre deux rendez-vous, elle prend un café et tente de se calmer un peu. Elle a mal à la tête depuis le matin et espère qu’il n’y aura pas d’apparition de maladie. Inimaginable! Peu importe à quel point elle essaie de toujours partager les informations sur l’état actuel et les statuts de travail avec l’équipe, en fin de compte, sa tête est un silo et son échec signifierait un sérieux revers pour l’organisation de l’événement !

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Corona a changé beaucoup de choses – et c’est une bonne chose, dit Jonas. Son entreprise a conservé la nouvelle réglementation du télétravail et laisse aux équipes la liberté d’organiser elles-mêmes leur présence et leurs absences au bureau. Il n’y a pas d’autre solution, car l’équipe comprend deux personnes basées à l’étranger et travaillant entièrement à distance. L’équipe communique par e-mail et par chat. Jonas trouve cela stressant et inefficace, notamment en raison du manque de transparence et de documentation centralisée. Et lorsque toute l’équipe doit être impliquée dans une décision, le grand défi consiste à trouver des dates acceptables pour des réunions communes.

Un tel rendez-vous est prévu aujourd’hui, qui malheureusement se prolongera dans la soirée. Oui, c’est ennuyeux, mais quelles sont les autres options ?

Confluence remplit l’espace vide dans le paysage des outils

C’est évident : dans les quatre scénarios, il existe une lacune dans le paysage existant des outils de communication. La communication s’effectue soit de manière synchrone, c’est-à-dire simultanément lors de réunions et de conversations personnelles, soit de manière asynchrone, c’est-à-dire à l’aide d’e-mails et de pièces jointes. Comme le montrent les exemples décrits, les deux méthodes sont souvent chronophages et inefficaces, sortent les choses de leur contexte et favorisent un manque de transparence.

Barbara, Nick, Vera et Jonas manquent d’un logiciel qui les aide à afficher et à stocker des informations facilement et avec peu d’effort dans un emplacement commun accessible à tout moment à toutes les personnes impliquées. Il s’agit donc de documenter le contenu, de le centraliser et de le rendre visible. L’avantage de cette approche : les informations sont partagées une seule fois et sont ensuite accessibles en permanence à un certain nombre d’autres personnes. Et cela ne devrait être qu’une première étape. Ne serait-il pas également utile si, dans un deuxième temps, d’autres personnes avaient la possibilité de modifier, mettre à jour, ajouter et commenter le contenu original ?

La technologie que vous recherchez existe depuis de nombreuses années : le logiciel wiki. Mais il n’a jamais été aussi simple de proposer une telle solution aux équipes de votre entreprise : quelques clics de souris, quelques saisies courtes et en quelques minutes une version cloud entièrement utilisable est disponible. Nous parlons de Confluence, le wiki d’entreprise et la solution de collaboration sociale d’Atlassian.

Revenons sur les scénarios initiaux – à la différence près que les gens peuvent désormais utiliser Confluence !

Quatre cas d’utilisation pour la communication en équipe – cette fois avec Confluence

Réunions – bien préparées et suivies

Barbara entre dans la salle de réunion et attend avec impatience un échange court, vif et efficace. L’ordre du jour est préparé sur une page Confluence dédiée, et les documents d’accompagnement y sont intégrés sous forme de pièces jointes « en ligne ». Plusieurs personnes ont déjà dissipé quelques ambiguïtés grâce à la fonction commentaire. Vous pouvez donc commencer tout de suite. Pendant la réunion, deux personnes prennent un procès-verbal et mettent à jour la page Confluence dans l’éditeur en direct.

Et si vous n’étiez pas là physiquement, vous pouvez toujours lire tout ce qui est important dans le Wiki. Une affaire globalement efficace et une expérience agréable pour Barbara et les autres.

Onboarding – structuré et sans perte de temps

Nick vient de cocher une autre tâche sur sa page d’accueil personnelle dans Confluence. Dans ce document Confluence, il retrouvera toutes les étapes pertinentes à réaliser lors de la formation, répertoriées point par point. Les tâches plus importantes qui l’affectent sont intégrées sous forme de processus dynamiques cartographiés dans le système de gestion des tâches Jira, y compris les informations sur l’état actuel. Toutes les instructions et introductions essentielles sont disponibles dans le wiki, y compris les vidéos et screencasts intégrés. Il fonctionne très bien et sans pertes de friction majeures. C’est ainsi que Nick imaginait se lancer !

Événements – transparents et actualisés

Les préparatifs pour la conférence annuelle battent leur plein. Vera vient de saisir une autre confirmation d’intervenant dans Confluence, de documenter la communication et de télécharger les documents pertinents. Très bien, l’équipe va bientôt pouvoir commencer à élaborer l’agenda précis de l’événement.

Toutes les responsabilités, les plans de déploiement de l’équipe interne et de nombreux autres aspects organisationnels sont également décrits dans Confluence. Ils sont continuellement mis à jour par l’équipe ; Grâce à la fonction de surveillance, toutes les personnes impliquées reçoivent des notifications automatiques des changements. Cela signifie que les personnes impliquées sont toujours informées de l’état d’avancement de la préparation. Pour Vera, cela fait du bien que toutes les informations importantes soient visibles dans un emplacement central au lieu d’exister dans des boîtes de réception distribuées ou dans l’esprit de chacun.

Collaboration internationale et hybride – asynchrone et sans friction

Oui, des aspects tels que la répartition spatiale et le décalage horaire rendent relativement difficile pour l’équipe de Jonas la coordination en personne en temps réel sans que personne n’ait à faire des compromis douloureux, mais les membres de l’équipe souhaitent limiter les réunions en direct au minimum. Au lieu de discuter de manière synchrone, l’équipe s’appuie principalement sur une communication asynchrone et utilise Confluence pour cela.

Si une coordination est nécessaire, une page dédiée est créée sur le portail central de l’équipe où les membres de l’équipe peuvent communiquer en modifiant et en commentant les discussions. Le système envoie automatiquement des notifications sur les nouvelles modifications et contributions. Les tickets Jira actuellement pertinents et leur statut en direct sont également liés sur le portail afin que chacun puisse voir à tout moment l’état du travail en cours.

Après quelques semaines d’expérience, Jonas arrive à la conclusion que la communication au sein de son équipe hybride internationale fonctionne désormais bien. Nous aurions pu le faire bien plus tôt, pense-t-il, et il crée une nouvelle page dans Confluence sur un sujet d’actualité qui mérite d’être discuté. Puis il part à l’heure pour sa fin de travail bien méritée.

Cela se lit beaucoup mieux, n’est-ce pas ? Les cas d’utilisation décrits ne sont pas des situations théoriques, mais ont été éprouvés par d’innombrables équipes. Confluence peut faire la différence dans les réunions, l’intégration, l’organisation interne et dans les équipes hybrides, ainsi que dans des dizaines, voire des centaines d’autres scénarios et cas d’utilisation de collaboration en équipe.

Parlons d’Atlassian Confluence !

Confluence est la solution moderne de collaboration sociale et de wiki d’entreprise d’Atlassian, utilisée avec succès par des centaines de milliers d’équipes à travers le monde. Vous souhaitez en savoir plus et voir par vous-même ce que ressent Confluence en pratique ? Alors notre vidéo d’introduction pour les débutants est un bon point de départ !

Martin et Florian vous montrent comment créer une instance, créer des pages, organiser le contenu en zones, intégrer des tickets Jira, intégrer des vidéos et d’autres contenus provenant de sources tierces, créer des listes de tâches et des tableaux, et bien plus encore. Voici la démo détaillée de Confluence avec les premiers pas et de nombreux trucs et astuces :

Parlons d’Atlassian Confluence ! – Premiers pas, trucs et astuces

Et ici, vous pouvez accéder directement aux différentes sections de la vidéo qui vous intéressent particulièrement :

Avez-vous des questions? Vous souhaitez en savoir plus ? Alors contactez-nous : notre équipe Atlassian a hâte de discuter avec vous des défis spécifiques que Confluence pourrait résoudre pour vous !

Informations complémentaires

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