Archivage numérique des documents

L’ère numérique pose aux entreprises le défi d’archiver efficacement les données tout en garantissant la protection et la sécurité des données. Afin de répondre à ces exigences, des solutions innovantes sont nécessaires. Une technologie prometteuse qui peut aider à la mise en œuvre est la blockchain. Dans une interview avec Thomas Hepp de swiDOC parlons des défis et des opportunités des archives numériques.

1. swiDOC est spécialisé dans l’archivage de documents pour les petites et moyennes entreprises. À quels défis les PME sont-elles confrontées lors de l’archivage de documents ?

Pour répondre à la question, il faut distinguer les petites et moyennes entreprises. Pour les petites entreprises telles que les entreprises artisanales ou les détaillants, l’essentiel est de maintenir les frais d’administration à un faible niveau. Vous n’avez ni le temps ni les moyens de vous occuper de la comptabilité ou de l’administration.
Les solutions numériques sont utilisées à tous les niveaux pour la comptabilité. Une grande partie des documents à archiver, tels que les factures et les reçus, sont déjà disponibles sous forme numérique. Les petites entreprises travaillent dans ces systèmes avec leur fiduciaire sur la comptabilité numérique. Cependant, très peu de systèmes comptables proposent des solutions pour assurer un archivage numérique conforme aux réglementations légales. Au final, les documents numériques doivent être réimprimés et stockés dans le placard au sous-sol – une pratique absurde ! L’idéal serait que les documents numériques puissent déjà être archivés à partir des systèmes comptables d’une manière conforme à la loi.

Les enjeux sont différents pour les entreprises de taille moyenne. En règle générale, de nombreux outils logiciels sont déjà utilisés pour cartographier numériquement les processus commerciaux. La quantité de données générées est nettement plus importante. Outre l’endroit où les données sont stockées, les coûts de maintenance et la conformité légale sont essentiels. Bien que les technologies cloud soient de plus en plus utilisées, le scepticisme prévaut toujours. De nombreuses entreprises préfèrent le stockage local des données dans leur propre centre de données. Mais : la configuration et la maintenance sont techniquement complexes, l’intégration dans les processus existants n’est souvent pas possible et le GDPR ou le nDSG ne peuvent pas être cartographiés par des solutions sur site.

2. La numérisation pour l’archivage des documents est poussée de plus en plus loin. Comment voyez-vous la situation actuelle dans la région DACH ?

Surtout, nous observons que des logiciels techniquement inadéquats sont vendus comme étant à l’épreuve des audits ou juridiquement sûrs. Il existe des dizaines de fournisseurs sur le marché qui font de la publicité avec des termes tels que “conforme à GoBD” ou “à l’épreuve des audits”, bien que les solutions techniques derrière eux – pour le dire diplomatiquement – soient plutôt médiocres. C’est comme si tout le monde pouvait archiver numériquement. Cependant, les exigences d’une archive numérique sont très complexes. Il faut veiller à ce que les données ne puissent pas être modifiées sans que l’on s’en aperçoive. Je vois un énorme besoin de clarification dans la région DACH. À une époque de génération croissante de données et de systèmes étroitement interconnectés, il devient de plus en plus important de disposer d’une source de données fiable.

3. L’archivage conforme à la loi et la sécurité des données sont très importants dans chaque entreprise. A votre avis, quels points méritent une attention particulière ici ?

Effort de maintenance, interfaces ouvertes et localité des données ! Afin d’exploiter une solution d’archivage sûre et fiable, il convient de vérifier si du personnel techniquement suffisamment formé est disponible. Pour qu’une archive puisse être intégrée dans des processus et des systèmes existants, des interfaces API ouvertes sont nécessaires. De plus, les interfaces ouvertes facilitent la migration des données vers les systèmes successeurs. Avec l’entrée en vigueur du nDSG en Suisse et du GDPR en Allemagne, le stockage des données en dehors de l’UE ou de la Suisse est extrêmement problématique. Il convient de s’assurer que les ressources cloud ou les serveurs loués se trouvent dans l’UE ou en Suisse.

4. swiDOC utilise la technologie blockchain pour archiver les documents. Pourquoi avez-vous décidé de faire cela et quels en sont les principaux avantages ?

Grâce à la technologie blockchain, nous sommes en mesure d’offrir une solution d’archivage économique qui garantit en même temps le plus haut niveau de sécurité et de fiabilité. Une fois que quelque chose est stocké dans la blockchain, il ne peut plus être modifié ou supprimé par la suite. Nous utilisons cette propriété pour stocker une sorte d’empreinte digitale des données dans la blockchain. Si les données d’origine sont modifiées, son empreinte changera inévitablement également. En vérifiant régulièrement les empreintes digitales, la preuve mathématique de l’originalité des données est possible, ce qui est une exigence clé pour une archive.

5. Y a-t-il des problèmes d’archivage numérique ou des réglementations à surveiller à l’avenir ?

Le nDSG est actuellement un problème pour de nombreuses entreprises en Suisse. Le règlement apporte avec lui un certain nombre de changements et de réglementations pour le traitement des données.
Par exemple, il faut s’assurer que les données personnelles peuvent être supprimées après l’expiration des exigences légales de conservation, mais qu’elles ne peuvent pas être modifiées pendant 10 ans à l’avance. Ce n’est pas possible sans les bons outils. La localisation des données personnelles est également importante.
De plus, nous voyons des avantages potentiels importants pour une archive dans le développement de l’IA. Notre vision est d’établir les archives comme une base de connaissances au sein d’une entreprise. Les employés pourraient utiliser un chatbot pour afficher les informations requises basées sur une source fiable d’informations provenant des archives. Les données sont stockées en toute sécurité dans le paysage de l’entreprise.