« Planifier l’envoi » peut-il nous éviter d’envoyer des e-mails en dehors des heures d’ouverture ? – Le temps irlandais

Comme beaucoup de jeunes chercheurs, Stephana Julia Moss se retrouve parfois à envoyer des emails tard dans la nuit. Ce n’est pas que ses collègues le sachent : elle utilise la fonction d’envoi planifié pour que les emails rédigés à 23 heures arrivent le lendemain matin.

Pour Moss et beaucoup de ses amis, qui travaillent après les heures normales parce que la garde des enfants envahit les journées de neuf à cinq, cette fonction est inestimable. « Compte tenu des exigences imposées à de nombreuses jeunes professeures, il y a certaines parties de notre journée où nous ne pouvons pas répondre à nos courriels alors que nos homologues le pourraient », dit-elle.

Alors que les frontières entre travail et temps libre deviennent plus poreuses, Moss fait partie des nombreux travailleurs qui utilisent des hacks qui leur permettent de travailler de manière flexible tout en protégeant le temps libre de leurs collègues et en respectant une certaine uniformité des horaires de travail.

Mais même les plus grands fans du bouton envoyer plus tard reconnaissent qu’il s’agit d’une solution imparfaite.

Les défenseurs affirment que cela définit le travail après les heures normales comme étant discrétionnaire et ne devant pas être imposé aux autres. Cela signifie traiter une tâche sans créer de travail supplémentaire immédiat et donner le temps de revoir les erreurs inaperçues. Les évangélistes partagent des conseils tels que la planification d’un e-mail quelques minutes après l’heure, et non à 8 heures du matin par défaut, afin que les destinataires n’en soient pas informés.

« C’est utile si je travaille à un moment étrange et que je souhaite que l’e-mail arrive dans la boîte de réception de quelqu’un à un moment moins étrange. Si vous passez des heures vraiment mentales, les autres ne le sauront pas », explique un responsable des médias.

Il y a une petite joie à vider une boîte de réception en désordre lors d’une soirée libre, puis à arriver au travail le lendemain au moment même où une avalanche de réponses soigneusement rédigées arrive avec ses collègues.

Dan Cable, professeur à la London Business School, affirme que la popularité croissante de la planification est le résultat de la pandémie de Covid. Les gens se sont retrouvés à travailler à des horaires plus irréguliers à domicile, mais voulaient maintenir que les horaires établis comptaient toujours.

Il s’agit d’un changement par rapport à avant 2020. Research Cable a constaté en 2009 que de plus en plus de personnes préféraient planifier dans la direction opposée : régler la correspondance pour qu’elle arrive après 19 heures, par exemple, pour donner l’impression qu’ils travaillaient tard alors qu’ils ne l’étaient pas.

“Les patrons considéraient les longues heures comme un indice d’engagement afin que les gens simulent ce temps de bureau”, explique Cable. “C’est maintenant utilisé dans le sens inverse : les gens simulent qu’ils travaillent pendant les heures de travail alors qu’ils ne le font pas.”

Certaines personnes ne pensent pas que ce soit une bonne chose de dissimuler les heures de travail. Bonnie Dilber, responsable du recrutement sur la plateforme de recrutement Zapier, planifie toujours des e-mails lorsque ses collègues reviennent de vacances ou d’arrêt de maladie. Mais elle a décidé de réduire l’utilisation de cette fonction car elle estime que cela crée une fausse image de la manière et du moment où nous travaillons.

« Au lieu de nous cacher des autres lorsque nous travaillons, nous devrions normaliser le fait de ne pas nous attendre à des réponses immédiates », dit-elle. “Cela signifie respecter le fait que les gens veulent travailler quand et comment cela leur convient, et avoir des conversations sur ce à quoi cela ressemble.”

Dans une enquête d’Eurofound réalisée l’année dernière, plus de 80 pour cent des travailleurs ont déclaré avoir reçu des communications liées à leur travail en dehors de leurs heures de travail contractuelles, et la grande majorité a déclaré y avoir répondu. Matt Creagh, responsable politique au Congrès des syndicats (TUC), affirme que la planification peut aider à mettre fin à cette « intensification du travail » en réduisant les volumes de courriers électroniques. Mais il craint que cela puisse cacher des problèmes de charge de travail plus importants. « Les gens travaillent encore la nuit. »

Plutôt que de « confier à l’individu la responsabilité de s’attaquer à la culture organisationnelle », Creagh affirme que les employeurs doivent s’assurer que les tâches peuvent réellement être accomplies de manière raisonnable pendant les heures de travail. Ils peuvent également limiter les attentes en matière de communication après la tombée de la nuit.

Certains ont déjà pris des mesures : en 2012, Volkswagen aurait pris des mesures pour que certains e-mails envoyés en dehors des heures d’ouverture soient conservés sur les serveurs jusqu’au lendemain. Plus récemment, de nouvelles lois sur le droit à la déconnexion ont encouragé des pratiques similaires. En France, les syndicats et les employeurs devraient travailler ensemble sur des politiques qui protègent le temps libre du personnel, et certains ont opté pour des horaires à l’échelle de l’organisation ou des avertissements dans les courriers électroniques après le travail, selon le TUC.

Creagh souligne que ces interdictions ne devraient pas être « universelles », mais basées sur des conversations continues avec le personnel sur leurs besoins.

Parmi les étudiants et collègues, Moss constate désormais une meilleure communication sur les attentes en matière de réponse aux e-mails et des managers plus heureux d’y répondre. La planification n’est pas le seul moyen d’y parvenir, mais elle aide. «Mes amis et moi l’utilisons non pas tant pour créer l’illusion que nous travaillons en quelques heures que pour respecter ceux avec qui nous travaillons», dit-elle. – Droit d’auteur The Financial Times Limited 2024

2024-01-19 09:02:40
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