Le fait que la numérisation progresse lentement en Allemagne n’est pas un sujet nouveau. Près de 50 pour cent des entreprises allemandes sont d’accord avec ce point de vue. La transformation numérique est nécessaire à la fois pour des raisons d’efficacité interne et pour les nouvelles attentes des clients.
Même si cela peut sembler beaucoup de travail, certaines initiatives accomplissent les deux tâches individuellement. Un domaine particulièrement en retard est celui de la gestion des factures. Même si près de 40 % des entreprises envoient déjà leurs factures sous forme de fichiers PDF par courrier électronique, « le potentiel n’est pas encore épuisé », déclare Jonas Suijkerbuijk, fondateur et PDG de la société suédoise Billogram. « Même si les factures sont envoyées par courrier électronique, les entreprises et leurs clients doivent néanmoins effectuer le processus de paiement manuellement », poursuit-il. Cela peut être un problème, en particulier dans les secteurs de l’énergie, des assurances et des télécommunications : des factures et reçus de paiement en retard à la désabonnement des clients. C’est là qu’intervient la plateforme Billogram. Elle orchestre les opérations de facturation et de paiement. Quelle est la particularité de son application ? « Alors que de nombreux autres acteurs du secteur proposent uniquement des factures numériques et gagnent de l’argent grâce aux frais de relance, Billogram propose une automatisation complète de l’ensemble du processus, de la création des factures à la coordination des reçus de paiement. De plus, Billogram contribue à la réception des paiements dans les délais grâce à des options de communication avec les clients. C’est l’un des domaines dans lesquels nous nous distinguons des autres fournisseurs », explique le PDG de l’entreprise suédoise. Il parle des avantages de la gestion numérique des factures et de la différence qu’elle apporte en termes de compétitivité.
Quiconque ne peut pas suivre le rythme numérique risque de perdre ses clients.
Plus de 60 pour cent des compagnies d’assurance allemandes ressentent déjà la pression des pionniers des technologies modernes. Mais cette pression concurrentielle ne se limite pas au secteur des assurances : les clients des secteurs des télécommunications et de l’énergie exigent également de plus en plus une expérience numérique améliorée. Pour y parvenir, ils comparent et changent souvent de fournisseur en ligne. « Ce sont des « industries silencieuses » où des services tels que la facturation sont souvent négligés. Étant donné que les clients de ces secteurs interagissent rarement avec le fournisseur, la facture est le seul point de contact régulier. Il s’agit d’une opportunité manquée si elle est perçue uniquement comme un facteur de coût au lieu d’offrir une valeur ajoutée au client. Si nous veillons à ce que la facture fonctionne correctement et sans erreurs, nous évitons également le désabonnement des clients », déclare Suijkerbuijk. Il ajoute : « Nous constatons depuis plusieurs années une augmentation des taux de changement sur les sites grand public. Les nouvelles normes augmentent les attentes des clients en matière d’expérience transparente et intégrée dans toutes les interactions avec les fournisseurs de services. Pour relever ces défis, Billogram utilise de plus en plus les factures comme nouveau moyen de communication entre les entreprises et les clients. Cependant, avant de pouvoir ajouter de nouvelles fonctionnalités telles que l’accès direct au service client ou la communication proactive, l’expérience de facturation doit être transparente. Il devrait être facile de recevoir la facture dans le format souhaité et de comprendre clairement ce que vous payez, quand elle est due et si elle a été payée. Une fois que ces exigences de base sont remplies et fonctionnent correctement, des avantages supplémentaires peuvent être créés, tels que : B. en accédant au service client via la facture ou en expliquant les coûts et les services supplémentaires. Cela pourrait ouvrir un nouveau canal de commercialisation. «Les options de paiement et de communication adaptées garantissent la fidélité des clients à long terme», déclare le PDG.
L’évolutivité nécessite une adaptation flexible de la solution de paiement
Les ventes dans le secteur des télécommunications n’ont cessé d’augmenter ces dernières années. Fin 2023, il s’élevait à environ 59,9 milliards d’euros. Une augmentation de 1,2 pour cent par rapport à l’année précédente. Dans le secteur de l’énergie, le développement des énergies renouvelables offre des opportunités de croissance. Cependant, la croissance peut devenir un problème en raison d’un manque d’évolutivité. « Les systèmes de gestion des factures adaptés à la situation actuelle ne peuvent pas évoluer avec celle-ci. Si des volumes de transactions plus importants doivent être mis en œuvre, le système atteint ses limites et devient inefficace », explique Suijkerbuijk. Billogram utilise des analyses basées sur l’IA pour la gestion de ses factures. Cela permet non seulement d’analyser de grandes quantités de données et de reconnaître des modèles, mais aussi de comprendre le comportement de paiement des clients et de réduire à un stade précoce les risques d’incertitude financière dus à des défauts de paiement ou à des erreurs de traitement. « Ces données offrent une réelle valeur ajoutée aux entreprises. Le comportement de paiement des clients est évalué. «À partir de là, des mesures ciblées peuvent être développées pour garantir que davantage de paiements soient reçus à temps», explique le directeur général de son concept. Grâce à l’utilisation supplémentaire de systèmes basés sur le cloud, les capacités informatiques peuvent être adaptées à la puissance de calcul selon les besoins, sans avoir besoin de matériel ou de ressources informatiques supplémentaires.
Intégration transparente et licence PSP pour un traitement efficace et sécurisé
La transition de factures créées manuellement vers des factures automatisées peut s’avérer difficile. Le directeur général de Billogram en est bien conscient : « De nombreuses entreprises utilisent plusieurs systèmes et partenaires différents pour différentes parties du processus de facturation – qu’il s’agisse de l’envoi des factures, du traitement des paiements ou de la relance. Ces systèmes fragmentés entraînent souvent des retards et augmentent le risque d’erreurs. Billogram rassemble ces processus dans une solution centralisée et automatisée, ce qui rend l’ensemble du processus plus efficace et moins sujet aux erreurs. C’est exactement là que l’intégration des API entre en jeu : différents systèmes logiciels peuvent interagir les uns avec les autres via des interfaces standardisées. Par exemple, un programme de facturation récupère automatiquement les données de divers systèmes logiciels et bases de données clients. Les factures sont créées et les paiements entrants sont traités sans intervention manuelle. Cela automatise non seulement les processus, mais les centralise également. Billogram possède une licence PSP (Payment Service Provider License). En plus d’une sécurité et d’une conformité améliorées, cette licence signifie également que l’entreprise suédoise peut traiter les paiements sans recourir à des tiers. Le système fonctionne également sans problème lors de l’expansion dans d’autres pays de l’UE et permet d’accéder à l’infrastructure SEPA. « La gestion moderne des factures offre aux entreprises allemandes la possibilité de rester connectées numériquement, d’éviter le désabonnement des clients et de mettre en place un traitement des paiements simple », résume Jonas Suijkerbuijk.
(pd/Billogramme)
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