Processus RH efficaces : du chaos à la stratégie

Dans le monde de la gestion des ressources humaines (RH), une chose est claire : sans processus bien pensés, il n’y aura pas de succès. Le discours d’ouverture de Christina Haury, experte en processus RH, à l’UnternehmerTreffen à Baden-Baden a souligné de manière impressionnante pourquoi les RH ne sont pas seulement une question de logiciels et d’outils, mais nécessitent avant tout une base structurelle. Voici les principales conclusions et recommandations d’action pour les entreprises qui souhaitent améliorer durablement leurs processus RH.

Les RH comme un patchwork au lieu d’une vue d’ensemble

L’un des plus grands défis en matière de ressources humaines est que, souvent, seules des pièces individuelles du puzzle sont travaillées, sans avoir une vue d’ensemble. Les processus tels que le recrutement, l’intégration, le développement des employés et la planification de la succession se déroulent indépendamment les uns des autres plutôt que de faire partie d’une stratégie globale. Cela conduit à des processus inefficaces, à des employés insatisfaits et à de mauvaises décisions coûteuses.

Par exemple, une définition diffuse des exigences pour un poste de commercial peut conduire soit à l’embauche de mauvaises personnes, soit à l’exclusion de candidats appropriés. De telles erreurs s’accumulent au cours du cycle de vie d’un employé et coûtent non seulement de l’argent, mais aussi du temps et de la confiance.

Recrutés de manière inappropriée – intégrés de manière non structurée et développés de manière non ciblée – les coûts liés à des processus RH incohérents sont extrêmement élevés pour les entreprises et se traduisent également par une surcharge des RH.

La structure plutôt que l’actionnisme

Des RH efficaces commencent par une structure bien pensée. Christina recommande de développer d’abord une stratégie RH directement dérivée de la stratégie de l’entreprise. Ce n’est que lorsque cette orientation globale sera clairement définie que les objectifs et les mesures opérationnelles pourront être élaborés de manière significative.

Une fois clairement structurés, les processus RH créent la base pour relier tous les domaines RH de manière efficace et stratégique. Des normes claires peuvent être définies sur la base de critères cohérents, qui fonctionnent de manière cohérente depuis le premier contact avec les employés potentiels jusqu’à l’intégration jusqu’au développement du personnel à long terme. Tout commence par une analyse : les entreprises doivent d’abord analyser les processus existants, leurs points faibles et leur potentiel. Ce n’est que grâce à un inventaire basé sur des données que l’on peut déterminer les domaines où des améliorations sont nécessaires.

Les étapes suivantes sont essentielles :

1. Élaborer la stratégie RH et lier les objectifs de l’entreprise

• Analysez la stratégie de l’entreprise et en tirez les objectifs RH globaux.
• Définir la contribution des RH à l’atteinte de ces objectifs organisationnels.

2. Définir systématiquement les exigences en matière de compétences

• Créer une matrice claire des compétences techniques, méthodologiques, sociales et personnelles pour chaque poste.
• Utilisez ces exigences comme base pour tous les processus RH, des offres d’emploi au développement du personnel.

3. Établir des critères et des normes uniformes

• Développer des paramètres cohérents qui peuvent être utilisés pour le recrutement, l’intégration et le développement (par exemple, profils de compétences, critères de réussite, objectifs de développement).
• Documentez ces critères afin qu’ils puissent être utilisés dans toutes les équipes et de manière transparente.

4. Créez des transitions fluides entre les domaines RH

• Reliez les exigences définies lors du recrutement avec le contenu de l’intégration.
• Partez de là et utilisez les mêmes paramètres pour les plans de développement du personnel.

5. Standardiser et optimiser les processus

• Créez des flux de travail standardisés pour chaque domaine, par ex. Par exemple :

o Recrutement : sélection des candidats en fonction des exigences de compétences.

o Onboarding : modules d’introduction adaptés aux exigences du rôle défini.

o Développement : Formations sur mesure et objectifs basés sur les mêmes critères.

• Révisez régulièrement ces flux de travail et adaptez-les aux nouvelles exigences.

6. Établir des analyses basées sur les données et des boucles de rétroaction

• Mesurer l’efficacité des processus (par exemple, le temps nécessaire pour pourvoir, le temps d’intégration, les progrès dans le développement du personnel).
• Obtenir les retours des managers et des collaborateurs pour identifier les points faibles et les améliorer continuellement.

7. Promouvoir la communication et la transparence

• Communiquez clairement les normes et les processus à toutes les personnes impliquées pour créer une compréhension commune.
• Favoriser une culture de feedback pour ajuster les processus de manière itérative selon les besoins.

8. Utiliser les outils numériques comme support

• Choisissez des outils qui prennent en charge les processus définis.
• Intégrez des solutions logicielles afin qu’elles reflètent les normes et critères et permettent des évaluations automatisées.

Ces étapes créent un système RH holistique qui s’intègre harmonieusement et garantit à la fois l’efficacité stratégique et opérationnelle.

Un exemple : si les exigences ont déjà été définies avec précision lors du recrutement, elles peuvent être utilisées lors de l’intégration pour former spécifiquement les nouveaux collaborateurs et servir ensuite de base à des plans de développement individuels. Cette approche systématique réduit non seulement les efforts, mais augmente également l’efficacité et assure un soulagement durable au service RH.

Pourquoi les logiciels seuls ne suffisent pas

De nombreuses entreprises comptent résoudre leurs défis RH en utilisant de nouveaux outils ou logiciels. Cependant, une bonne architecture RH est requise au préalable, construite sur la stratégie RH et les structures à partir desquelles les processus RH peuvent ensuite être dérivés.

Sans cette base solide de stratégie RH et de processus RH clairement définis et compréhensibles par tous, les logiciels RH n’ont souvent pas l’effet escompté.

L’accent doit être mis sur la construction d’une base avant d’introduire des outils numériques.

À l’aide d’un exemple pratique, il a été démontré qu’une entreprise a optimisé ses processus RH et a ainsi non seulement rendu inutiles les chasseurs de têtes externes, mais a également économisé des coûts considérables. L’effet : des économies de plusieurs millions et une réduction significative des fluctuations dans les premiers mois suivant l’embauche.

Conclusion : Le chemin vers l’excellence RH

Les RH sont bien plus qu’une simple fonction support, elles constituent un levier crucial pour la réussite de l’entreprise. Cela nécessite une stratégie étroitement alignée sur les objectifs de l’entreprise. Des processus RH structurés doivent être établis et s’intégrer de manière transparente dans les différents domaines RH, sans interruption, les outils RH doivent s’articuler les uns avec les autres. Ce n’est qu’avec des exigences clairement formulées lors du recrutement qu’il est possible de parvenir à une intégration structurée et à un développement ciblé des collaborateurs.

La bonne nouvelle : vous n’avez pas besoin d’un système élaboré pour obtenir des améliorations durables. Avec la bonne approche et une vision globale, des structures peuvent être créées qui non seulement soulagent le service RH, mais renforcent également l’ensemble de l’entreprise.

Le contenu de cette information provient d’un discours prononcé lors de la réunion d’entrepreneurs « Le travail RH avec succès garanti ! » par Christina Haury, experte en analyse des processus RH. Cet événement a été financé par le Fonds social européen (FSE) Plus et est cofinancé par le ministère de l’Économie, du Travail et du Tourisme du Bade-Wurtemberg : projet Industry-Centered Qualifying Digital / BQD.