Ce que les employeurs doivent savoir
Exigence et objectif
Les employeurs doivent offrir des aménagements raisonnables aux employées enceintes. Un aménagement raisonnable est décrit comme un changement dans l’environnement de travail ou dans la façon dont les choses sont habituellement faites qui permet à un candidat ou à un employé de postuler à un emploi, d’exercer son travail ou de bénéficier d’un accès aux mêmes avantages et privilèges d’emploi que les autres employés. . Les directives expliquent que les prestataires de soins de santé peuvent demander des aménagements pour les employés en vertu de la PWFA.
Personnes couvertes
Les employés ou les candidats sont qualifiés s’ils peuvent exercer des fonctions professionnelles essentielles avec ou sans aménagements, ou s’ils sont temporairement incapables d’exercer ces fonctions mais peuvent le faire dans un avenir proche avec des aménagements raisonnables. Les limitations sont considérées comme « connues » lorsqu’elles sont communiquées par l’employé ou son représentant.
Demander des aménagements
Les employés et les candidats n’ont pas besoin d’utiliser un langage spécifique pour demander des aménagements et le processus interactif démarre une fois la demande faite. Les employeurs ne peuvent pas exiger que l’employé soit examiné par un fournisseur de soins de santé choisi par l’employeur, mais peuvent exiger des documents dans certaines situations.
Documentation
Les directives récentes de l’EEOC mettent en évidence le rôle des prestataires de soins de santé dans la documentation et la communication du besoin d’aménagements sur le lieu de travail et dans l’information des patients sur leurs droits en vertu de la PWFA.
- Veuillez noter que si un employeur utilise un questionnaire médical de l’Americans with Disabilities Act (ADA) ou de la Family and Medical Leave Act (FMLA) à des fins PWFA, l’employeur doit indiquer à l’employé qu’il doit répondre uniquement aux questions applicables.
- Certains employés peuvent avoir droit à des aménagements en vertu de la PWFA si leur état ne répond pas à la définition d’invalidité spécifiée dans l’ADA et même s’ils ne sont pas admissibles à un congé en vertu de la FMLA.
- Bien que les conditions physiques ou mentales auxquelles un employé est confronté puissent chevaucher des handicaps en vertu de l’ADA ou des problèmes de santé graves en vertu de la FMLA, toutes les questions sur les formulaires ADA ou FMLA ne seront pas pertinentes pour les demandes PWFA. Cependant, si un employé recherche également des aménagements en vertu de l’ADA ou un congé en vertu de la FMLA, les informations peuvent être pertinentes.
- Les employeurs peuvent exiger que la documentation d’un fournisseur de soins de santé comprenne les éléments suivants :
- Confirmez l’état physique ou mental avec une simple déclaration, aucun diagnostic n’est nécessaire. Le problème ou la déficience peut être grave, mineur, modéré ou épisodique, comme de la fatigue, des vomissements ou un gonflement. Il peut également s’agir de la nécessité de se rendre à des rendez-vous médicaux.
- Confirmez que la condition est liée à la grossesse, à l’accouchement ou à des conditions médicales connexes. La grossesse, l’accouchement ou les problèmes médicaux connexes ne doivent pas nécessairement être la cause unique, originale ou substantielle de l’état physique ou mental.
- Décrivez l’ajustement du lieu de travail nécessaire et sa durée prévue (par exemple, changement d’horaire de travail, télétravail, travail léger, pause flexible ou plus longue pour aller aux toilettes, congé pour rendez-vous médical ou pour se remettre d’un accouchement). Si l’accommodement implique la suspension temporaire d’une tâche principale ou essentielle, les documents doivent préciser qu’il s’agit d’une mesure temporaire et fournir une estimation du moment où l’activité peut reprendre après la grossesse ou peu de temps après.
- Incluez une brève déclaration des qualifications du fournisseur.
Non-discrimination
Solutions alternatives et difficultés excessives
Même s’il n’est pas nécessaire de fournir exactement l’accommodement demandé par l’employé, les employeurs doivent collaborer avec les employés pour leur proposer une solution de rechange efficace qui ne leur cause pas de difficultés excessives.
Confidentialité
Risques de non-conformité et prochaines étapes
Le non-respect de la PWFA peut entraîner des conséquences juridiques et financières importantes pour les employeurs, notamment des poursuites judiciaires, des pénalités et des atteintes à la réputation. Pour atténuer ces risques, les employeurs devraient :
- Examiner et mettre à jour les politiques : Veiller à ce que les politiques du lieu de travail soient conformes à la PWFA, couvrant les aménagements raisonnables, la non-discrimination et les exigences en matière de documentation.
- Formation et communication : Formez les gestionnaires et communiquez clairement les droits des employés en vertu de la PWFA en utilisant les méthodes de communication habituelles de l’employeur (par exemple, manuels, intranet ou courrier électronique).
- Prévenir la discrimination et les représailles : Suivez les directives de l’EEOC pour éviter toute discrimination ou représailles contre les employés demandant des aménagements raisonnables en vertu de la PWFA.
- Comprendre les lois connexes : Comprendre les obligations en vertu des lois d’État similaires et des lois fédérales telles que l’ADA, la FMLA et la Pregnancy Discrimination Act (PDA), et éviter d’imposer des exigences plus élevées que nécessaire aux employés demandant des aménagements en vertu de la PWFA.
Pour plus d’informations sur le PWFAvisite Plus de ressources sur la PWFA | EEOC.
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