Le NWU met en œuvre un nouveau système de gestion des résidences qui améliorera considérablement l’efficacité des résidences de l’université. Le système StarRez est spécialement conçu pour les logements étudiants et propose de nombreuses applications pour la gestion des résidences, les stages, les interactions entre étudiants et le reporting, entre autres.
« Il s’agit d’un système de résidence étudiant fiable qui est utilisé dans le monde entier et la NWU sera la première université d’Afrique du Sud à mettre en œuvre le système basé sur le cloud de StarRez », déclare Herman Steyn, directeur des projets spéciaux, des entreprises et du développement de la NWU.
L’un des plus grands avantages de StarRez est la capacité de gérer les lits sur les trois campus – du processus de demande d’espaces de résidence à l’attribution des lits selon les critères du NWU et au placement des étudiants dans leurs résidences préférées. Il permettra de suivre les déplacements des étudiants entre les résidences et enfin d’assurer un bon contrôle des occupations dans l’environnement des résidences, qui compte actuellement plus de 13 000 lits.
StarRez comble les lacunes de la gestion
StarRez comble plusieurs lacunes en matière de gestion des résidences identifiées lors de la phase de planification du système d’information sur les étudiants (SIS), ainsi que celles précédemment identifiées via le système administratif des étudiants VSS.
Les lacunes comprenaient une capacité limitée à suivre les différents statuts d’un lit simple à un moment donné, ainsi que des capacités de reporting limitées.
Combler ces lacunes est conforme à la stratégie du NWU visant à créer un environnement de résidence de haute qualité qui favorise la réussite scolaire et personnelle.
« Le développement du nouveau système de gestion des résidences offre également à la direction une opportunité idéale pour optimiser et aligner les processus de résidence sur les campus », explique Hermans. «Une intégration informatique complète entre StarRez et tous les systèmes NWU actuels pertinents sera possible.»
Adapté aux besoins du NWU
Le nouveau système sera personnalisé pour répondre aux besoins des opérations de résidence du NWU, garantissant une bonne adéquation technique et culturelle.
Cela sera basé sur les idées et les recommandations que l’université et l’équipe StarRez ont rassemblées au fil des mois. L’équipe StarRez, sous la direction de son responsable du développement commercial Mark Stewart, a travaillé avec l’équipe de projet de gestion des résidences du NWU et l’équipe des technologies de l’information (TI) du NWU sous la direction de Mari Prinsloo.
Le processus s’est développé au point que le Conseil du NWU a approuvé la nomination de StarRez lors de sa réunion du 13 novembre 2024.
Selon Erin Greeff, spécialiste des systèmes de gestion des dossiers (RMS) et du support SIS, le projet se déroulera par phases, la première se concentrant sur les demandes de résidence. Les autres phases comprennent l’inscription, l’attribution des chambres et les communications avec les étudiants.
L’équipe du projet qui dirige sa mise en œuvre comprend les services informatiques, des résidences, des finances et de la vie étudiante du NWU. Le sponsor est le professeur Daryl Balia dans son rôle de vice-chancelier adjoint pour les opérations et les systèmes d’intelligence artificielle numérique.
« Même si les dates ne sont pas encore fixées, nous espérons que le projet sera achevé d’ici la fin 2025 », déclare Erin.
« Nous sommes vraiment enthousiasmés par StarRez ; sa mise en œuvre marquera certainement le début d’une nouvelle ère dans la façon dont le NWU gère nos résidences », conclut Herman.
Herman Steyn, William Quarta (StarRez), Elmarie de Beer et Mark Stewart (StarRez) sont présents lors de la signature du contrat. Erin Greeff, Wilma Lotriet, Leanne Dootson (StarRez) et Marinda Riekert. En retrait, Leroux Malan, Greg Roberts, Erik Marx, Tiisetso Motshabi, Kobus Joubert et Caro Bamberger. Parmi les collègues de l’équipe de mise en œuvre qui n’ont pas pu assister à la cérémonie figuraient Anna-Marie Bell, Jim Molautsi, Chris Williams, Corrie Rheeder et Celeste Rossouw.