Communication asynchrone d’entreprise avec un intranet à confluence

Comment votre équipe se réunit enfin efficacement le combat

Dans le monde du travail des connaissances, nous avons pu observer deux phénomènes depuis la pandémie qui ne veulent pas aller ensemble. D’une part, les équipes distribuées sont désormais des composantes fixes du monde moderne du travail; Les modèles à distance et hybrides seront permanents. D’un autre côté, l’étendue de la communication synchrone a de nouveau augmenté: les gens de l’entreprise sont plus souvent dans les réunions que jamais.

C’est un peu contre-intuitif, non? En fait, on souhaite supposer que les équipes distantes se concentrent principalement sur les formes de communication asynchrones, n’est-ce pas?

Réfléchissons quand les équipes et les membres de l’équipe personnellement et quand communiquer asynchrones – et comment ils obtiennent les meilleurs résultats possibles avec une grande efficacité. Pour ce faire, nous avons besoin d’une différenciation claire comme point de départ.

Le sens quantitatif de la communication

La communication synchrone se produit en temps réel. Plusieurs personnes se trouvent dans un endroit ou pratiquement et se parlent: lors d’une réunion physique, dans une consultation vidéo, lors d’un appel téléphonique. La communication asynchrone, en revanche, a lieu dans le temps. Les gens n’ont donc pas à être présent en même temps pour échanger des idées. La communication asynchrone comprend, par exemple, des e-mails, des commentaires dans les billets Jira, des discussions sur les sites de confluence ou l’échange dans les chats et les messagers de groupe.

Pourquoi les organisations doivent se concentrer fortement sur le sujet de la communication et leur efficacité est évidente dans un certain nombre: selon une étude, la moyenne des travailleurs du savoir Plus de trois heures et demie par jour avec des activités de communicationc’est-à-dire avec le traitement des e-mails, la participation aux réunions et aux appels vidéo, avec des chats, avec des commentaires dans différents systèmes logiciels. Donc, près de la moitié du jour ouvrable, nous avons à voir avec la coordination avec d’autres personnes!

Afin de ne pas laisser un malentendu se produire: la communication n’est pas mauvaise, au contraire! Ce n’est que par la communication, la communication crée des solutions pour des problèmes complexes, une coopération productive, une transparence. Une question cruciale, cependant, est de la taille des actions de la communication synchrone et asynchrone – parce que: les réunions sont problématiques car elles sont coûteuses, complexes et souvent inefficaces, un dysfonctionnement collaboratif.

Et en plus de cela, la question légitime se pose quant au moment où vos équipes devraient réellement travailler sur leurs tâches réelles.

La distribution d’équipe la plus forte a conduit à encore plus de réunions

Revenons au point de départ: si nous regardons la communication de l’équipe – que s’est-il réellement passé en pandémie à cet égard?

Les équipes de la présence sont devenues des équipes éloignées du jour au lendemain, et aujourd’hui les modèles hybrides sont presque standard. Rétrospectivement, cependant, nous constatons que de nombreuses équipes ne mettent pas leurs méthodes et leurs processus à l’épreuve, mais ne les ont fait que dans un nouveau cadre. Cependant, l’image est toujours la même; Les processus habituels n’ont pas été fondamentalement modifiés, mais seulement transférés au numérique. La réunion de présence a été largement remplacée par l’appel vidéo, mais rien n’a changé conceptuellement.

Et ce n’est pas tout, parce que le changement des médias a même aggravé les choses! Alors qu’une réunion physique nécessite un minimum de planification et de coordination à l’avance (trouver un rendez-vous, inviter des gens, réserver de l’espace), un appel vidéo est lancé à la poussée d’un bouton. Il est donc plus facile de mettre une conversation personnelle, même le chemin de travers le couloir vers une autre salle d’équipe est plus complexe. Le résultat: l’émergence de réunions personnelles a même augmenté depuis Corona.

Et c’est un problème que les équipes ont créé eux-mêmes. Plus des trois quarts de tous les travailleurs du savoir disent, Ces appels vidéo vous distraient plus que les troubles personnels! Le défi est que dans de nombreuses équipes, la communication asynchrone est loin d’avoir. Les outils et les processus sont toujours fortement conçus pour les méthodes de travail traditionnelles et la communication personnelle.

Communication asynchrone et intranet confluence

Regardons quelques scénarios exemplaires dans lesquels de nombreuses équipes jouent automatiquement la carte de réunion de leurs tripes – bien qu’elles soient ouvertes depuis longtemps, par exemple avec une Intranet basé sur la confluence. Et c’est pourquoi vos équipes devraient toujours se demander:

Ce sujet ou cette tâche nécessite-t-il réellement une réunion? Ou y a-t-il des méthodes plus appropriées?

Générer des commentaires

Une personne ou une équipe a une idée et souhaite obtenir des commentaires, échanger des opinions et discuter du potentiel. Quelle est la première impulsion? Pour fixer un rendez-vous dans lequel l’idée a présenté, expliqué et discuté. Cette réunion est-elle efficace? Cela peut être, et cela dépend de facteurs tels que la forme quotidienne des personnes impliquées, de l’énergie et de l’expertise concernant le sujet, les distractions et de nombreux autres aspects. Sera-t-il efficace? À peine!

Un intranet moderne comme le mantra Offre à vos équipes un calendrier de type médias sociaux qui permet à eux de stimuler les discussions et de générer des commentaires. Sur une interface intuitive que la plupart des gens connaissent de leur propre utilisation d’Internet, ils ont le moyen rapide et simple de partager les mises à jour de statut de leurs projets et de travail, pour présenter des idées, rechercher un soutien et recevoir des commentaires généralisés.

Cet échange se déroule transparent et asynchrone dans un endroit central. Et c’est beaucoup de potentiel pour initier des discussions correctement productives et collecter une réponse précieuse, sans utiliser d’appels vidéo.

Constatation

Les séances synchrones de brainstorming sont parmi les inventions les plus inutiles que les gens ont jamais eu dans un contexte de travail. Honnêtement: à quelle fréquence êtes-vous venu de tels rendez-vous avec l’idée de simplement perdre du temps? La commande quasi “avoir une idée!” N’a jamais fonctionné, les personnes introverties sont désavantagées, le cadre officiel et la pression étouffent plus de réflexion productive que de la promouvoir – et la meilleure réponse nous arrive toujours lorsque la conversation est terminée, n’est-ce pas?

Oui, bien sûr, vous voulez caresser la créativité des membres de votre équipe, et bien sûr, les membres de l’équipe ont des idées merveilleuses, mais le cadre d’un brainstorming synchrone est très inadapté à les transporter à la surface.

Avec un intranet bien adapté basé sur Confluence, vous pouvez vraiment utiliser l’instrument d’idées conjointes. Préparez une page Confluence avec quelques horizons et votre intention et invitez les gens à l’intranet à participer. Cette approche asynchrone a l’avantage que les parties impliquées peuvent travailler à leur propre rythme, que l’impression d’un cadre officiel de réunion est éliminée et que le temps est de penser au sujet et de le faire face. Cela augmente les chances que votre équipe récolte enfin de bonnes idées.

Faits de statut

Que se passe-t-il lors d’une réunion de statut? Les informations qui ont depuis longtemps enregistré et documentée dans des outils numériques tels que Jira, Jira Service Management et Confluence sont à nouveau réchauffés. Bien sûr, le but très judicieux est d’amener toutes les parties prenantes à une position commune et de créer un alignement si possible. Mais un certain nombre de personnes doivent-elles s’asseoir ensemble dans un espace physique ou virtuel pendant une heure? Les réunions de statut sont des reliques habituées d’un âge analogique.

Si vous utilisez plutôt le Confluence Intranet pour résumer les informations en question, vous amènerez les participants à un dénominateur commun, sans les battre dans une réunion. L’intelligence native Ki Atlassian vous aidera soit en vous aidant à formuler le contenu et à la présenter précisément. Pour vous, en tant que propriétaire du site, la préparation est aussi économe en temps et efficace que possible.

Si vous souhaitez présenter plus en détail certains détails, il est préférable d’utiliser le métier à tisser Atlassian et de créer rapidement un enregistrement vidéo de haute qualité de vous et de votre écran, que les personnes impliquées peuvent voir plus tard dans le temps. Vous créez donc de la transparence et des informations complètes sans réunions synchrones.

Les informations sur le statut doivent-elles être partagées et dispersées non seulement dans un petit cercle, mais à un niveau large? Ensuite, utilisez la fonction d’actualités de Mantra pour cela; Il vous permet de créer un message intranet avec seulement quelques étapes simples et de le publier dans un endroit important. Cela crée la possibilité de collecter des commentaires et de visualiser les informations sous différents angles.

Parlons brièvement les photos à ce stade. Voici une impression compacte de mantra en 100 secondes:

La communication asynchrone doit être formée

Les exemples mentionnés montrent assez bien comment un intranet moderne basé sur le nuage de confluence peut diriger des parties de la communication synchrone dans les voies asynchrones. Et chaque réunion qui devient obsolète est un soulagement pour les membres de votre équipe et une économie pour votre entreprise.

Mais bien sûr, un intranet n’éradiquera pas radicalement la communication synchrone dans votre organisation comme une moissonneuse-batteuse. Ce n’est pas du tout l’objectif, car il a le droit d’exister et sa signification. L’échange personnel joue un rôle essentiel dans les processus agiles. Des réunions courtes et concentrées parmi deux ou trois experts sur un sujet clairement défini peuvent sans aucun doute apporter de bons résultats. Et sans aucun doute, la communication de face à face est un pilier de soutien d’une bonne culture. Cela dépend donc toujours du contexte.

4 meilleures pratiques pour renforcer la communication asynchrone

Le défi est de surmonter l’élément habitué que «nous l’avons toujours fait comme ça!», Pour surmonter et utiliser la communication en temps réel que si le contexte et les objectifs l’exigent. Voici quelques meilleures pratiques pour se concentrer davantage sur la coopération asynchrone:

1. Jetez un aperçu critique du calendrier divisé avec votre équipe. Vous pourrez probablement identifier les rendez-vous, dont les objectifs peuvent être atteints également ou plus efficacement de manière sans perte! En tant qu’incitations, les économies de temps et l’égalisation du flot de nomination sont une vague sans la coopération.
2. Essayez les choses. Ce qui ne fonctionne pas dans une organisation peut fonctionner à merveille dans l’autre – et vice versa. Chaque équipe et chaque environnement est différente. Où le passage aux méthodes asynchrones provoque-t-elle des frottements et des problèmes, et pourquoi? La réponse à la deuxième partie de la question est probablement la moitié de la solution.
3. Certaines mesures ou pratiques asynchrones se sont-elles révélées particulièrement utiles? Ensuite, il est utile de les collecter et de les documenter de manière centralisée afin que d’autres équipes puissent en tirer des impulsions. L’intranet est un excellent endroit pour discuter de ces idées et découvrir de nouvelles perspectives méthodologiques.
4. Rien n’est sans prix: un plus de communication asynchrone signifie inévitablement plus de travail dans des systèmes tels que Confluence et Jira et plus de présence sur l’intranet. La documentation et la production de transparence doivent passer votre équipe dans la viande et le sang.

Vous n’avez pas encore travaillé avec Mantra, l’intranet social pour Confluence Cloud? Ensuite, il y a une autre meilleure pratique recommandée, l’application maintenant Charger à partir du marché Atlassian et Pour mettre une première version en quelques secondesavec lequel vous pouvez découvrir les possibilités.

Et bien sûr, notre équipe de développement se fera un plaisir de vous montrer les possibilités de mantra en détail: Cliquez rapidement sur un rendez-vous personnel par démoteur personnel!

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