App Propriétés : gestion structurée des actifs dans Confluence

Quel est le plus grand défi dans l’organisation d’une entreprise ? S’agit-il d’un brainstorming, de la recherche constante de nouveaux produits ou de la collaboration avec les clients ? Non, ce sont plutôt les aspects inspirants et beaux, n’est-ce pas ? Le vrai combat dans la plupart des entreprises est l’administration au jour le jour. Et peu de processus sont aussi concrets et arides que la gestion des actifs. Cependant, cela ne change rien à son importance.

La gestion des actifs ne consiste pas seulement à savoir où se trouvent les choses. Il s’agit d’organiser efficacement l’entreprise et son patrimoine. Un exemple simple : que se passe-t-il lorsqu’un fabricant émet un rappel urgent de blocs d’alimentation pour ordinateur portable en raison d’un défaut potentiellement dangereux ?

Votre équipe sait-elle immédiatement où se trouvent tous les appareils concernés ? Ou faut-il que toute l’entreprise soit inondée d’e-mails pour savoir à qui ils appartiennent ? D’autant plus que dans un cas comme celui-ci, la hâte est nécessaire et qu’il n’y a en fait pas de temps pour les frais généraux de l’organisation.

Une solution pour Confluence Cloud

Il ne fait aucun doute que les équipes administratives ont besoin d’une solution logicielle qui prend en charge ces processus et les automatise autant que possible – de préférence une solution aussi flexible que simple et légère. Si cette solution pouvait également être intégrée dans l’outil central de documentation Confluence, on y gagnerait beaucoup. Parce qu’alors l’équipe aurait le contrôle sur ses actifs et bénéficierait en même temps des avantages bien connus de la plateforme Confluence : sécurité, historique des révisions, convivialité, familiarité.

Nous pouvons utiliser l’application de gestion des actifs avec l’application Propriétés pour Confluence Cloud montrer bien.

Les possibilités des propriétés

L’application Confluence offre aux utilisateurs une interface visuelle simple qui permet un contrôle clair et sans effort des actifs. La base est un formulaire de saisie de données (Groupe de propriétés) que nous créons à l’aide de l’assistant de modèle pratique par glisser-déposer. Et pour gérer nos actifs, Properties est livré avec un certain nombre de fonctionnalités utiles :

• Properties propose des champs personnalisés, des métadonnées, des bases de données et des rapports automatisés.
• Les données peuvent être présentées sous forme de tableaux ou de cartes.
• La solution comprend une fonction de recherche puissante avec des paramètres et des filtres spécifiques, permettant à l’équipe de décider de la complexité ou de la simplicité d’une recherche.
• Grâce à une interface conviviale et élégante, Properties est facilement accessible et ne présente aucune barrière à l’entrée pour les utilisateurs de Confluence.
• Tous les formulaires sont automatiquement recoupés sans que l’équipe ait à faire quoi que ce soit manuellement.
• Les formulaires peuvent être modifiés “à la volée” à tout moment, les modifications se propageant (si vous le souhaitez) dans toute la base de données.

Voici comment cela fonctionne

Propriétés est une application native Confluence. Chaque ressource saisie obtient une page Confluence dédiée. Un Groupe de propriétés est une macro qui contient des informations sur certaines propriétés, c’est-à-dire une sorte de base de données. Aussi Groupes de propriétés et Rapports sur les groupes de propriétés ont leurs propres pages Confluence uniques.

Passons en revue le cas d’utilisation étape par étape. Commençons par créer une nouvelle page Confluence et recherchons la macro Groupe de propriétés.

Nous sélectionnons la macro souhaitée, après quoi une nouvelle page s’ouvrira. Là, nous avons deux options :

• Nous pouvons ajouter un actif à un existant Groupe de propriétés Ajouter à.
• Nous pouvons en obtenir un nouveau Groupe de propriétés créer.

Créer un groupe de propriétés

Nous choisissons la deuxième option et cliquons sur le bouton Aller au portailce qui nous amène à l’écran suivant :

Il y a ces options :

• Un nouveau Groupe de propriétés créer (c’est-à-dire la base de données des actifs)
• un existant Groupe de propriétés sélectionnez pour lui ajouter une nouvelle propriété (Asset)
• Ajoutez des champs de saisie à un formulaire nouveau ou existant en cliquant sur les icônes dans la boîte de sélection.

Maintenant pour un nouveau Groupe de propriétés pour créer, nous choisissons + Nouveau groupe immobilier et suivez les instructions à l’écran. Ensuite, nous sommes directement invités à créer un formulaire de saisie de données.

Le formulaire de saisie des données

Sur le côté droit, nous trouvons diverses options et champs de formulaire que nous pouvons intégrer dans le formulaire en un clic selon nos besoins :

• Texte
• Sélectionner – Menu déroulant
• Multiselect – menu déroulant d’options
• Données
• personnes
• Pages dans Confluence
• E-mail
• URL
• numéro de téléphone
• Champs numériques

Lors de la création du formulaire, nous pouvons facilement mettre les champs souhaités dans le bon ordre en utilisant le glisser-déposer. La vidéo suivante montre à quel point cela fonctionne facilement, dans laquelle un Groupe de propriétés Au nom de Registre des actifs Équipement électrique est créé.

Saisie des données via un formulaire existant

Comme mentionné ci-dessus, chaque ressource obtient sa propre page Confluence spécifique. Nous créons donc une nouvelle page dans la zone correspondante et ajoutons la macro Groupe de propriétés ajoutée. Ici, nous sélectionnons le groupe que nous venons de créer : Registre des actifs Équipement électrique.

Le système nous présente immédiatement le formulaire de saisie que nous avons construit précédemment. Alors maintenant, entrons les informations requises.

Comme par magie – l’analyse des données

Properties déploie son potentiel en matière d’analyse de données. Par exemple, nous pouvons filtrer les données et appliquer des opérateurs logiques pour filtrer les informations brutes dont nous avons besoin. Pour cela, nous créons une nouvelle page et ajoutons la macro Rapport sur le groupe de propriétés un.

Sur l’écran qui suit maintenant, nous sélectionnons celui qui convient dans la liste déroulante à gauche Groupe de propriétés. Ensuite, nous voyons l’aperçu complet de tous les actifs de ce groupe.

Nous avons la possibilité d’affiner et d’affiner la sortie via la boîte de filtre sur la gauche :

• valeur de la propriété
• Libellés (balises de page)
• domaines
• pages

Lors de la sortie des résultats, nous pouvons choisir entre la vue tableau (voir ci-dessus) et une vue carte :

Confluence et l’application Propriétés

Les défis et les surprises surviennent naturellement lorsque vous ne vous y attendez pas. C’est pourquoi il est si important de mettre en place un portail complet d’informations et de connaissances dans Confluence où les utilisateurs peuvent trouver les informations dont ils ont besoin à tout moment.

Properties et Confluence forment une équipe bien rodée qui peut jouer pleinement ses forces ensemble. L’application permet de stocker des informations et des données importantes de manière structurée et de les rendre consultables de manière ciblée. And Properties est ouvert à de nombreux cas d’utilisation avancés et interagit avec de nombreuses autres applications de marché pour Confluence, comme illustré dans l’exemple suivant où l’application Listes de contrôle pour Confluence un soutien supplémentaire pour la gestion des actifs de l’équipe.

Si votre entreprise utilise Confluence et est toujours à la recherche d’une bonne solution interne pour la gestion systématique des actifs sans utiliser immédiatement une plate-forme tierce surdimensionnée, il vaut la peine de jeter un coup d’œil aux possibilités que Properties ouvre pour Confluence.

Voulez-vous en savoir plus ? Ensuite, organisez simplement une session de démonstration, dans lequel notre équipe vous montre les possibilités et la fonctionnalité des propriétés pour Confluence en direct. Ou êtes-vous intéressé par un test sans engagement ? Properties est disponible pour installation sur l’Atlassian Marketplace. Et si vous avez d’autres questions, n’hésitez pas à nous parler!

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