Augmentez la productivité à distance avec draw.io et 3 infographies

Chaque instant compte lorsque vous travaillez dans une équipe dont les membres sont répartis à travers le monde. Dans cette série d’articles, nous souhaitons explorer comment les équipes distantes peuvent rester motivées et concentrées tout en portant la collaboration et la productivité à un nouveau niveau.

Dans le premier article, nous vous avons donné quatre conseils pour rendre ces équipes encore plus performantes à l’aide d’outils de collaboration utiles. Aujourd’hui, nous parlons d’infographies : ci-dessous, nous vous présenterons plusieurs visualisations qui peuvent être de véritables boosters de productivité (vous avez bien sûr besoin d’un outil de diagramme comme Utiliser draw.io tu peux 🙂) !

Dans les prochaines semaines, nous examinerons également de plus près les séances de brainstorming, les modèles de décision et les diagrammes amusants qui renforcent le sentiment d’unité au sein de l’équipe. Alors restez à l’écoute et attendez-vous à la suite !

À la recherche de la productivité perdue

Dans un contexte commercial, la productivité et la recherche de son optimisation constante sont une mission sans fin. Cependant, si nous sommes honnêtes, la productivité est de toute façon une chose assez inconstante. Vous le savez peut-être si vous vous êtes déjà fixé des objectifs tels que : « À partir du mois prochain, je vais aller à la salle de sport deux fois par semaine ! » : C’est difficile à réaliser, et parfois encore plus difficile à maintenir.

En outre, la vie avec tous ses impondérables nous gêne souvent : quelque chose d’autre exige constamment notre attention – par exemple, parce qu’un membre de la famille se casse une jambe, qu’une conduite d’eau éclatée fait des ravages dans l’appartement ou qu’il y a beaucoup de rendez-vous. à venir – ce qui conduit à la fois à la concentration et à la concentration sont difficiles à maintenir. Cela s’applique aussi bien au domaine privé que professionnel.

Mais il existe des moyens de rendre vos tâches plus exigeantes et de mieux les gérer en parallèle. Les infographies en font partie. C’est pourquoi, dans cet article de blog, nous mettrons en avant trois types d’infographies qui ont déjà aidé de nombreuses personnes dans leur vie professionnelle quotidienne. Nous examinons également la théorie qui les sous-tend. Découvrez comment ces visualisations peuvent vous aider, vous et vos équipes, à être plus efficaces, plus productifs et mieux structurés !

Infographie n°1 : Le principe de Pareto

Le principe Paretoégalement connue sous le nom de règle des 80/20, est une théorie qui suppose que 80 % de la production dans une situation est déterminée par 20 % de l’entrée.

Concrètement, c’est l’économiste Vilfredo Pareto qui a déterminé à l’époque (1906) que 80 pour cent des terres italiennes appartenaient à seulement 20 pour cent de la population. Une répartition aussi inégale était alors liée à des circonstances très diverses. L’idée principale est la suivante : 80 pour cent du rendement peut être obtenu avec 20 pour cent d’effort. Regardez attentivement et vous constaterez que cela est souvent vrai :

80% du résultat provient de 20% de vos gains.

80% des ventes proviennent de 20% des clients.

Le principe de Pareto est une excellente méthode pour évaluer votre charge de travail et déterminer quelles tâches ont le plus grand impact sur un objectif connexe (qu’il s’agisse d’augmenter les profits, d’atteindre certains KPI, de se rapprocher d’un jalon défini… ).

Une fois que vous avez ainsi identifié les tâches critiques, hiérarchisez-les afin que celles qui valent le plus la peine figurent en haut de votre liste. Si vous appliquez cet état d’esprit à vos propres tâches et à celles de votre équipe, vous constaterez un réel gain de productivité (et peut-être même de profit !) !

Infographie n°2 : La matrice d’Eisenhower

Vous connaissez sûrement aussi la célèbre citation Dwight D. Eisenhower est attribué : « J’ai deux types de problèmes : les urgents et les importants. Les plus urgents ne sont pas importants, et les plus importants ne le sont jamais.

L’objectif de la matrice d’Eisenhower est une meilleure gestion du temps. Il fournit un cadre dans lequel vous pouvez classer vos tâches selon leur importance et leur urgence – un outil utile pour établir efficacement des priorités. Cela vous permet de garder plus facilement votre liste de tâches claire et de procéder en conséquence.

La matrice est composée de quatre quadrants :

Important/urgent : tâches qui doivent être effectuées immédiatement et par vous.

Il n’y a pas de si ni de mais ici : ce sont des choses qui ne peuvent être reportées et qui vous viennent souvent à l’esprit lorsque vous souhaitez simplement regarder un film ou vous détendre. La seule chose qui aide ici est de serrer les dents et d’accomplir ces tâches afin de pouvoir passer à autre chose.

Des exemples de tâches aussi urgentes et importantes incluent des délais critiques ou la réponse à une demande de dernière minute ou à un incident informatique.

Important/non urgent : tâches que vous planifiez et réalisez.

Ce sont les tâches que nous abandonnons souvent le plus rapidement lorsque d’autres tâches accaparent notre attention. Il est néanmoins important que nous prenions du temps pour ces choses car : En règle générale, nous poursuivons des objectifs à long terme qui en valent la peine et qui sont satisfaisants. Cela peut par ex. B. entretenir des amitiés, faire de l’exercice régulièrement, consacrer du temps à des passe-temps personnels, un « projet cardiaque » à long terme ou similaire. être.

Sans importance/urgent : tâches que vous pouvez déléguer à d’autres.

Il s’agit de tâches qui doivent être accomplies mais qui ne sont pas aussi prioritaires que celles du quadrant Important/Urgent. Une bonne approche consiste ici à déléguer cette tâche à des collègues – bien sûr seulement s’ils en ont la capacité ! Il devrait également y avoir un briefing détaillé, sinon vous pourriez finir par passer plus de temps à tout expliquer à la personne concernée que si vous aviez fait la chose vous-même.

Des exemples de telles tâches sont les réunions de non-survie, auxquelles peut également assister un collègue qui partage ensuite les résultats de la réunion ; pour soutenir les tâches administratives telles que la planification des déplacements professionnels ou des collègues ayant des tâches particulièrement chronophages.

Pas important/pas urgent : tâches qui sont presque une perte de temps – il vous suffit de les rayer complètement de la liste.

Nous avons tous besoin d’une distraction de temps en temps. Les tâches sans importance et non urgentes peuvent fournir un divertissement bienvenu à court terme et un pic de dopamine temporaire, mais : Elles n’offrent aucune récompense intrinsèque car elles ne contribuent pas à vos objectifs et ambitions à long terme. Voulez-vous un exemple? Surfer sur les réseaux sociaux, vérifier constamment ses e-mails ou ce qu’on appelle le « travail occupé », c’est-à-dire des activités qui consomment de l’énergie et du temps, mais qui peuvent en principe être considérées comme de la pure « thérapie d’occupation ».

Entraînez-vous à visualiser (avec draw.io)

Utilisez-vous un outil de gestion de projet comme Jira ou Trello ? Super! Ensuite, à titre d’« exercice », vous pouvez examiner votre liste de tâches ou votre tableau Kanban à travers le prisme de la matrice Eisenhower pour hiérarchiser vos tâches. L’effet : un tableau bien rangé, une meilleure vue d’ensemble de vos tâches et, surtout, la certitude que vous êtes sur la bonne voie pour accomplir les tâches vraiment importantes.

Infographie n°3 : Diagramme de Venn de productivité

Lorsque les gens réfléchissent à la façon dont ils peuvent être aussi productifs que possible, la réponse est généralement : je dois assumer plus de tâches ou : je dois en faire beaucoup plus. Toutefois, ce n’est qu’une partie de la vérité. Par exemple, si vous passez du temps à toucher à nouveau ou à peaufiner quelque chose parce que la qualité n’est pas bonne, ou si vous consacrez beaucoup de ressources à une tâche spécifique, vous deviendrez de plus en plus lent et au final, vous aurez besoin de beaucoup plus de temps pour le faire. ce que vous voulez, vous avez décidé de le faire.

Le diagramme de Venn de productivité (un type de diagramme de quantité développé par John Venn) visualise trois éléments clés nécessaires à une productivité optimale : la quantité, la qualité et l’efficacité – et comment les maintenir en équilibre :

1. Quantité: Accomplissez un nombre considérable de tâches – avec la « récompense » de pouvoir les marquer progressivement comme « terminées ».
2. Qualité: Accomplissez une tâche à un niveau élevé. Parce que – soyons honnêtes – il est souvent préférable de se concentrer sur une chose et de la faire très bien, plutôt que de passer d’une tâche à l’autre et d’essayer d’atteindre le même niveau élevé à chaque fois (cette approche est généralement vouée à l’échec). ).
3. Efficacité: Bien faire son travail en gaspillant le moins possible. Lorsqu’il s’agit de gestion de projet, il peut s’agir « du moins d’effort possible » en matériaux de production ou en rebuts.

Lorsque les trois aspects sont en équilibre, vous avez atteint la sainte trinité de la productivité, pour ainsi dire. Cette visualisation vise à faire prendre conscience à votre équipe que la clé réside dans l’équilibre de ces trois facteurs : si l’un des trois piliers fait défaut, il est pratiquement impossible d’atteindre un niveau de productivité durablement élevé dans vos processus.

Il est donc conseillé de toujours garder ce diagramme de Venn à l’esprit et, chaque fois que vous abordez une tâche, demandez-vous : est-ce que j’investis suffisamment de temps dans cette tâche ? Est-ce que je les fais à un niveau dont je suis vraiment satisfait ? je l’utilise Principes Lean dans mon travail pour être plus efficace et éviter le gaspillage ?

(Ceux)

Les infographies aident les rouages ​​à s’emboîter

Les trois infographies présentées sont idéales à intégrer dans votre travail quotidien. Vous pouvez toujours vous rabattre sur eux, par ex. B. évaluer votre charge de travail et celle de votre équipe et trouver des moyens d’améliorer la situation.

Utilisez des infographies pour rendre les flux de travail plus tangibles, optimiser la gestion des tâches, augmenter votre productivité et finalement obtenir de meilleurs résultats – pour le bénéfice de l’ensemble de votre entreprise.

3 infographies qui vous aident à travailler plus efficacement

Collaborez de manière plus productive avec draw.io, même lorsque vous êtes éloignés les uns des autres

Nous espérons que vous avez hâte de créer votre propre matrice d’Eisenhower avec l’aide de draw.io. Peut-être aimeriez-vous aussi savoir comment d’autres ont fait face à des défis similaires ? Alors suivez-nous via le nôtre Page Linktr.ee sur les réseaux sociaux ! Notre communauté en ligne est très active, où vous pouvez obtenir de nombreux trucs et astuces utiles pour votre prochaine infographie !

Ou vous n’utilisez pas encore draw.io ? Nous voulons changer cela ! Convainquez-vous des avantages de notre application et obtenez-la gratuitement Essai de 30 jours. Alternativement, nous vous en donnerons également undémo gratuite et sans engagement avec notre équipe Customer Success : vous découvrirez rapidement comment draw.io peut rendre la vie plus facile et plus productive – pour vous et pour tout le monde à l’intérieur et à l’extérieur de votre entreprise.

Et pour encore plus d’inspiration pour augmenter la productivité, nous vous recommandons les articles suivants de nos confrères anglophones :

Bonne création de diagrammes !

Informations complémentaires

Collaboration à distance et draw.io – 4 conseils pour réussir quand chaque instant compte

Nouveau sur draw.io : diagrammez le travail d’équipe dans Confluence Data Center et Confluence Cloud !

draw.io présente : Le Temple de la renommée non officiel des diagrammes et des visualisations

Avec draw.io à travers toutes les phases de migration vers le cloud : le futur est en place !