Dans le cas des petits chevaux de thérapie, Guzman a délimité un emplacement pour garer la caravane et a fait monter les chevaux un par un dans l’ascenseur, où “c’était comme si Taylor Swift sortait de l’ascenseur quand chacun s’éloignait”, Gordon. dit.
“Même si elle n’avait jamais fait quelque chose de pareil auparavant, vous ne pourriez pas le dire”, a déclaré Gordon. “Elle est vraiment cool comme un concombre quand il s’agit de réaliser des trucs comme ça.”
Combattre de petits chevaux et organiser les détails d’un atelier récent ne représentent qu’environ 10 % du travail de Guzman en tant que l’un des quelque 1 000 professionnels administratifs de Duke. Elle effectue également des tâches quotidiennes plus banales, comme créer des diapositives PowerPoint pour les réunions du personnel, aider les nouvelles recrues à obtenir des pièces d’identité, répondre à des questions sur les avantages sociaux et, plus important encore, a déclaré Gordon, « faire sourire tout le monde ».
« Elle a simplement une présence vraiment positive dans la bibliothèque », a déclaré Gordon. “Je ne peux pas le dire assez.”
En l’honneur de la Journée des professionnels de l’administration le 24 avril, voici une poignée d’autres personnalités de la profession chez Duke qui trouvent des solutions, quel que soit le problème.
Gagner au Calendrier Jenga
Cindy Hinson a un terme pour décrire la façon dont elle gère délicatement plusieurs horaires à la recherche d’un créneau libre pouvant lui permettre de 30 minutes ininterrompues : Calendar Jenga.
C’est comme jouer à un jeu dans lequel des blocs de bois instables sont empilés les uns sur les autres et où un seul faux mouvement pourrait faire tomber le tout au sol, en ruine.
“J’ai l’impression que cela traduit avec précision ce à quoi elle doit faire face”, a déclaré Neera Skurky, avocate générale associée au bureau des avocats de Duke. « Je pense que les gens prennent pour acquis à quel point il peut sembler facile de devoir planifier une réunion : il suffit d’appeler ces personnes et de trouver un moment commun. Mais la vérité est que c’est vraiment difficile.
Hinson, coordinatrice juridique, pense souvent de manière créative, a déclaré Skurky, lorsqu’elle trouve des solutions d’horaire, et ses relations amicales avec d’autres professionnels administratifs l’aident généralement à gagner des faveurs. Elle garde un approvisionnement constant de bonbons et de menthes à son bureau, ainsi qu’une pancarte où elle alterne régulièrement des citations inspirantes. Le dernier article disait : « La phrase « Ne le prenez pas mal » a 99 % de chances d’échouer. »
“Parfois, elle a quelque chose là-haut qui me fait rire et me divertit”, a déclaré Skurky. « Et parfois, elle met quelque chose sur ce tableau qui me fait penser : « Whoa. C’est la sagesse.
« Elle est tout simplement douée pour établir des relations avec les gens au sein de notre bureau et de notre institution. »
Aller au-delà des attentes
Cela peut paraître minime, mais nous en sommes arrivés au point où Robin Famiglietti n’a même plus besoin de relire les procès-verbaux rédigés par Brooke Lafko lors des réunions de direction de haut niveau. Au Duke Cancer Institute, où les procédures médicales complexes sont la norme, c’est un gros problème.
« Je suis ici depuis presque cinq ans et elle était la seule assistante administrative capable de me suivre », a déclaré Robin Famiglietti, vice-président adjoint pour l’oncologie et administrateur en chef de DCI. “Elle essaie vraiment d’être autonome pour m’aider de toutes les manières possibles.”
Lafko, assistant exécutif de Famiglietti et Jennifer Kennedy Stovall, directrice des opérations d’accès et de l’expérience des patients, ont également favorisé un sentiment de communauté en coordonnant l’équipe Get Moving Challenge de DCI et en mettant en place un canal Microsoft Teams spécial où les employés interagissent.
Son initiative d’assumer des tâches allant au-delà de ce qui est prévu dans sa description de poste est ce qui la rend spéciale, a déclaré Famiglietti. Elle a rejoint le comité sur l’expérience des patients organisé par Stovall, où elle « participe activement aux réunions, donnant ses réflexions sur les façons dont nous pouvons nous améliorer », a déclaré Stovall.
Lafko jongle entre le fait d’être mère d’une jeune fille et d’étudier une maîtrise en administration des affaires.
“Nous avons eu une conversation pour dire : ‘Hé, fais des choses qui ne figurent pas dans votre description de poste et que vous pouvez mettre sur votre CV pour montrer que vous avez pris des initiatives’, et elle a pris cela et a couru avec.” dit Famiglietti.
Aider avec une riche expérience
Paige Burton a débuté ses fonctions au Bureau du recteur en tant que vice-rectrice adjointe aux finances et à l’administration fin 2020, au milieu de la pandémie de COVID-19. Ce n’était pas la façon la plus simple de s’intégrer à un nouvel emploi, mais Tracy McNeil était là pour l’aider.
“La transition s’est déroulée en douceur”, a déclaré Burton. “Il sait qui contacter, il connaît les bonnes personnes au sein du groupe pour faire le travail en coulisses.”
McNeil, responsable administratif et opérationnel au Bureau du Prévôt, travaille chez Duke depuis 1993. Il a travaillé au Bureau des services de comptabilité, au Programme d’identification des talents, au Bureau des activités et des installations étudiantes et au Bureau de l’administration de la recherche.
Il a tout vu et sait simplement comment faire avancer les choses.
« Quiconque est bon dans ce genre de travail administratif doit connaître les systèmes, et il a compris cela clairement », a déclaré Kimberley Harris, vice-provost associée et directrice des services de ressources humaines académiques. « Et puis en plus, il est calme, il est organisé. Je pense qu’il fait un excellent travail pour établir des relations – interagir avec les gens à la fois professionnellement, quel que soit le sujet, mais ensuite nouer des amitiés et connaître un peu la personne.
McNeil gère également deux adjoints administratifs et interagit toujours avec tout le monde avec le sourire et une touche d’élégance – arborant souvent un nœud papillon et un gilet ou un blazer.
“C’est un habilleur vif”, a déclaré Harris. “Même les looks les plus décontractés ont toujours de jolies couleurs et sont assortis.”
Rapide à utiliser « Et » au lieu de « Mais »
Récemment, lorsque plus d’une personne du Département de sociologie a fait une erreur avec un nouveau système de déclaration des dépenses, Brenetta Tate a reconnu qu’elle pouvait faire quelque chose pour aider. En tant que directeur commercial du département, Tate a pris l’initiative de guider les membres du corps professoral à travers le processus de soumission des reçus via l’application mobile, réduisant ainsi beaucoup de stress et de frustration dans le processus.
Jen’nan Read, présidente de sociologie, l’a remarqué.
« À plus d’une occasion, je l’ai vue transformer des conflits potentiels en résultats positifs », a déclaré Read. « Elle utilise rapidement le « et » au lieu du « mais » pour naviguer et gérer les situations difficiles. »
Tate « prend le pouls » du département, a déclaré Read, non seulement en s’assurant que le personnel se sente apprécié, mais aussi en trouvant des solutions créatives aux problèmes budgétaires.
« Elle fait un excellent travail en gérant notre budget et cherche toujours des moyens de maximiser les dépenses de manière à améliorer le département – et je ne pense pas que l’on puisse mettre un prix à cela », a déclaré Read. “J’ai vraiment trouvé que travailler avec Brenetta était l’une des relations administratives les plus enrichissantes et productives que j’ai vécues au cours de ma carrière.”
L’utilité d’un couteau suisse
Un couteau suisse est le multitâche original. C’est un outil compact qui dispose de différents instruments pour résoudre tout problème qui survient.
C’est ce qu’est Janice Roberts au Bureau de recherche clinique de la Duke School of Medicine dans son travail d’adjointe administrative.
Qu’il s’agisse de jongler avec les calendriers de l’ensemble de l’équipe de direction, d’envoyer des rappels de réunions ou de répondre aux questions de plus de 120 membres du personnel, Roberts trouve un moyen d’équilibrer les éléments urgents avec ceux qui nécessitent une attention coordonnée.
« Elle incarne vraiment la polyvalence dans une grande variété de tâches qu’elle entreprend pour nous et dans les environnements dans lesquels elle travaille, afin qu’elle puisse relever les défis de nos opérations quotidiennes », a déclaré Denise Snyder, doyenne associée à la recherche clinique. à l’École de médecine. “Et elle fait tout cela en souriant et avec une grande finesse.”
Et comme le personnel est devenu plus dispersé depuis la pandémie avec environ 70 % des postes non destinés aux patients travaillant à distance, Roberts a en quelque sorte prospéré.
“Elle est vraiment sortie de sa coquille et nous a montré au cours des dernières années à quel point nous dépendons d’elle”, a déclaré Snyder.
S’il y a un problème à corriger, elle se transforme en couteau suisse.
“Elle sort l’outil, elle s’en occupe et elle passe à autre chose”, a déclaré Snyder.
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