Collaboration à distance et draw.io – 4 conseils pour réussir quand chaque instant compte

Chaque instant compte lorsque vous travaillez dans une équipe dont les membres sont répartis à travers le monde. Dans cette série d’articles, nous nous consacrons à un facteur de réussite qui n’est souvent pas vraiment pris en compte : à savoir comment de telles équipes parviennent à rester motivées et concentrées tout en portant la collaboration (à distance) et la productivité à un nouveau niveau. .

Aujourd’hui et dans les prochaines semaines, nous souhaitons mettre en lumière plusieurs aspects – des infographies aux séances de brainstorming en passant par les modèles de décision et les diagrammes amusants qui renforcent le sentiment d’unité au sein de l’équipe. Alors restez à l’écoute et attendez-vous à la suite !

Les défis quotidiens en collaboration

Travailler dans une équipe distante comporte des défis. Il n’existe plus de lieux de rencontre classiques comme autrefois le bureau, les gens se rencontrent rarement en personne, ce qui rend les réunions occasionnelles d’autant plus précieuses, même si elles ne peuvent avoir lieu que par doses.

Les équipes qui travaillent à l’international sont également confrontées au problème du décalage horaire entre les membres de l’équipe : alors que certains doivent se lever très tôt pour pouvoir assister à la réunion du matin, pour d’autres, il peut déjà être (tard) le soir…

Chez Team draw.io, nous ne sommes bien sûr pas seulement des experts dans le domaine de la création de diagrammes et de la visualisation, mais nous sommes également de « vraies » personnes qui travaillent principalement ensemble à distance. Notre situation est probablement unique : un « groupe » de collègues est réparti à travers l’Europe, tandis que l’autre moitié est située en Amérique du Nord – de la côte ouest canadienne à la Caroline du Nord. En conséquence, nous ne connaissons que trop bien les défis auxquels les équipes distantes sont confrontées. Mais depuis que nous travaillons dans cette constellation depuis plusieurs années, nous avons acquis au fil du temps des informations utiles qui ont rendu beaucoup de choses plus faciles et plus efficaces.

Dans cet article de blog, nous allons vous montrer comment nous utilisons draw.io pour surmonter les obstacles typiques du travail hybride. Alors : levez le rideau et ouvrez la voie à nos propres processus de collaboration soigneusement testés !

Astuce 1 : Collaboration en temps réel

Si vous connaissez déjà draw.io, alors vous savez que notre outil a facilité la collaboration en temps réel : il permet aux utilisateurs de travailler ensemble sur un diagramme ou un tableau blanc en parallèle. Notre équipe utilise cette fonctionnalité pour

• développer des idées lors de séances de brainstorming communes,
• planifier des sujets pour nos campagnes de contenu,
• pour visualiser ou réviser les processus de notre équipe,
• Réalisez des check-ins et des rétrospectives agiles.

On réalise tout cela avec draw.io !

Nous utilisons draw.io dans Confluence Cloud. Travaillez-vous avec une instance de centre de données ? Alors nous avons une bonne nouvelle pour vous : nous l’avons Options de collaboration dans le centre de données également grandement amélioré. Plus précisément, de nombreux utilisateurs de centres de données peuvent désormais travailler sur le même diagramme en même temps et peuvent voir toutes les modifications que d’autres apportent au diagramme. Il n’y a qu’un petit retard. Draw.io accède aux données de l’instance Confluence à intervalles réguliers, puis cartographie l’état actuel.

En tant qu’administrateur, vous pouvez définir la vitesse à laquelle draw.io synchronise les données et les affiche pour les utilisateurs – si vous n’êtes pas un administrateur, demandez simplement à la personne responsable du système de le faire.

Astuce 2 : Clarifier les processus

Dans une équipe distante, il est plus difficile de s’assurer que tout le monde tire dans la même direction et suit les processus – ce qui, aussi bureaucratique que cela puisse paraître, est tout simplement une nécessité, en particulier dans les équipes distribuées. Car ce n’est ni efficace ni efficient s’il faut à chaque fois une réunion pour rappeler à ses coéquipiers comment les choses se passent (ou devraient se passer !).

Dans notre équipe, nous utilisons différents types de diagrammes pour cartographier les processus internes. Cela montre clairement qui est responsable de quels domaines de responsabilité, qui coordonne avec qui – en fin de compte, comment nos processus fonctionnent du début à la fin. Nous veillons à ce que les diagrammes soient régulièrement mis à jour et à ce que les bonnes personnes y aient accès – cela inclut également les nouvelles recrues qui travailleront plus souvent avec nous à l’avenir. De cette façon, nous garantissons que tous les membres de l’équipe sont à jour et que chacun reçoit toutes les informations dont il a besoin pour commencer !

Fig. 2 : Une illustration exemplaire de notre processus de contenu de A à Z

Astuce 3 : travaillez en toute transparence

Nous utilisons draw.io dans Confluence – les deux travaillent ensemble pour nous et nous avons également besoin des deux dans notre vie professionnelle quotidienne. La puissance de la visualisation est importante pour nous afin de rendre les informations pertinentes facilement et rapidement accessibles à nos coéquipiers et parties prenantes, même si nous le faisons toujours avec une documentation complète à l’esprit.

Pour revenir à notre processus de brainstorming : le diagramme associé n’existe pas simplement en tant que « maître unique », mais est intégré dans une discussion plus large. Cela comprend, entre autres, nos objectifs de campagne, les groupes cibles et toutes les idées existantes sur lesquelles nous souhaitons travailler plus intensément lors de la réunion d’équipe.

Figure 3 : Un diagramme draw.io intégré dans une page Confluence sur la page de planification de campagne

Il s’agit d’un diagramme intégré dans une page Confluence sur lequel tous les membres de l’équipe collaborent. Il arrive donc encore et encore – et vous l’avez probablement vécu – que quelqu’un supprime accidentellement une partie du diagramme ou retravaille complètement la page Confluence sans avoir le contexte complet de ce qui s’y trouvait auparavant à l’écran.

L’historique des révisions de draw.io est disponible pour de telles situations : cela signifie que vous pouvez toujours voir qui a effectué quelles modifications et quand – et vous pouvez décider si vous souhaitez conserver les modifications ou réinitialiser le diagramme à une version antérieure.

L’historique des pages de Confluence fonctionne de manière similaire : il vous montre toutes les modifications apportées au contenu de la page et vous permet de restaurer les versions précédentes. Le point fort : vous pouvez simplement réinitialiser un diagramme draw.io intégré à la page vers une version antérieure sans modifier le contenu de la page Confluence elle-même.

Fig. 4 : L’historique des révisions dans draw.io – toutes les modifications apportées en un coup d’œil

Fig. 5 : Historique des pages dans Confluence – ici vous pouvez également voir les modifications et, si nécessaire, réinitialiser les diagrammes intégrés à un état antérieur

Astuce 4 : une intégration réussie

L’intégration de nouveaux membres d’une équipe à distance peut être particulièrement difficile : certaines choses sont difficiles à représenter virtuellement, qu’il s’agisse de l’environnement sur site ou d’une interaction régulière en face à face, qui s’est avérée plus efficace pour instaurer la confiance.

Il est important pour nous de fournir un environnement inclusif dans lequel nos débutants se sentent à l’aise et bienvenus. C’est pourquoi nous essayons de trouver le bon équilibre, surtout au début : quelle quantité d’informations pouvons-nous partager avant que le nouvel employé ne se sente dépassé ? Étant donné que nous détenons beaucoup d’informations, cette entreprise n’est pas aussi simple qu’il y paraît. Nous donnons également à tous les débutants l’espace et la possibilité de poser des questions à tout moment et d’examiner de manière critique les processus dès le début.

Il existe donc une page d’accueil Confluence pour nos nouveaux collègues où ils peuvent trouver les informations les plus importantes sur les membres de l’équipe et leurs tâches. Bien sûr, nous avons également intégré un diagramme sur la page 🙂 – avec des formes contenant des liens menant à toutes les pages pertinentes pour le débutant. C’est ainsi que nous aidons les nouveaux membres de notre équipe à s’orienter dans Confluence et draw.io s’ils ne le connaissent pas encore. Dans le même temps, nous veillons à ce qu’en plus des réunions et des enregistrements individuels, ils disposent de tout ce dont ils ont besoin pour arriver et évoluer dans notre équipe.

Fig. 6 : Pour les débutants dans Team draw.io – un diagramme draw.io dans lequel toutes les zones pertinentes sont visibles et liées

Travaillez mieux ensemble avec draw.io, même lorsque vous êtes éloignés les uns des autres

Nous espérons que nos quatre conseils vous aideront, vous et vos équipes, à mieux travailler ensemble – et que vous serez désormais intéressé à explorer de nouvelles et différentes façons d’intégrer les diagrammes draw.io dans votre travail quotidien. Vous serez surpris de voir à quel point la collaboration à distance peut fonctionner pour vous et vos coéquipiers !

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Ou vous n’utilisez pas encore draw.io ? Nous voulons changer cela ! Convainquez-vous des avantages de notre application et obtenez-la gratuitement Essai de 30 jours. Alternativement, nous vous en donnerons également undémo gratuite et sans engagement avec notre équipe Customer Success : vous découvrirez rapidement comment draw.io peut rendre la vie plus facile et plus productive – pour vous et pour tout le monde à l’intérieur et à l’extérieur de votre entreprise.

Bonne création de diagrammes !

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