Comment créer des ponts entre les équipes commerciales et techniques

Il existe souvent un déficit de communication systématique entre les équipes métiers et techniques au sein d’une entreprise. Idéalement, ils devraient former un duo dynamique et complémentaire.

Les équipes commerciales savent ce que veulent et ce dont les clients cibles ont besoin. Les équipes techniques sont compétentes pour développer des produits et des fonctionnalités qui répondent à ces besoins. Si ces différentes unités organisationnelles ne travaillent pas ensemble de manière synchronisée, il y a de fortes chances que des frictions inutiles surviennent et que du temps et de l’argent soient consacrés à des solutions qui manquent l’objectif.

Cela entraîne à son tour des ventes perdues et des clients déçus. Qui voudrait ça ? En éliminant les blocages et les obstacles, les équipes commerciales et techniques peuvent créer un alignement croisé et offrir ensemble plus de valeur client.

Restructuration et intégration du paysage outillage

Lorsque les équipes commerciales et techniques utilisent des outils différents et déconnectés, il est difficile de parvenir à une collaboration interfonctionnelle efficace. Et cela devient d’autant plus difficile que l’on utilise davantage d’outils. Il n’y a aucune visibilité entre les équipes sur qui travaille sur quel projet et pourquoi il est important pour l’entreprise. De plus, le contexte change constamment car les responsables doivent faire des allers-retours entre des plateformes non intégrées. Il y a de l’incertitude, le travail se déroule en double, les processus sont terriblement lents. Cela a un impact négatif sur les feuilles de route des produits et entraîne des retards de lancement et des clients insatisfaits.

Ce n’est un secret pour personne que les équipes interfonctionnelles bénéficient du fait qu’elles travaillent avec une solution logicielle intégrée qui sert de « source de vérité ». Une plate-forme centrale d’information standardisée donne aux équipes commerciales et techniques un aperçu rapide des flux de travail quotidiens, réduisant ainsi les chevauchements et facilitant la résolution des problèmes avant qu’ils ne deviennent une menace réelle pour un lancement ou une campagne.

Les équipes utilisant le logiciel Atlassian peuvent se synchroniser en temps réel et trouver à tout moment des informations centralisées, inter-équipes et mises à jour dynamiquement dans leurs outils tels que Confluence et Jira ou Jira Work Management. Et il n’est pas particulièrement difficile d’abandonner les applications inutiles et de rationaliser la pile d’outils en posant aux équipes les questions suivantes :

• Où y a-t-il des chevauchements entre les outils ?
• Quels outils répondent à leurs propres objectifs et sont nécessaires pour que chaque équipe puisse faire son travail ?
• Combien coûte chaque outil ? Comment les structures de coûts se comparent-elles à des solutions similaires ?
• L’outil peut-il être intégré à notre stack technique ?

La réduction des effectifs conduit non seulement à une meilleure collaboration entre les équipes, mais permet également de réaliser des économies. C’est une double victoire pour l’organisation.

Rendre les ressources clés disponibles

Des retours clients peu partagés, des informations produits qui finissent enfouies dans une mer de fichiers : ces choses ne sont pas rares dans les équipes déconnectées. Et en fin de compte, les équipes commerciales et techniques perdent des opportunités de proposer de meilleurs produits et de meilleures expériences utilisateur.

Un exemple : une nouvelle mise à jour de sécurité de connexion a été effectuée pour un produit, mais les utilisateurs la trouvent déroutante. Et malheureusement, l’équipe commerciale ne dispose que d’informations de base sur cette innovation. Les questions sur les produits de clients irrités s’accumulent rapidement sur les réseaux sociaux et dans le service client. Les membres de l’équipe de développement sont difficiles à joindre car il n’existe pas de plateforme numérique commune. Et le document FAQ sur les détails techniques du lancement est introuvable non plus dans l’infrastructure distribuée. Pour l’équipe commerciale stressée, c’est vraiment une journée nécessaire.

Et si toutes les informations essentielles avaient été partagées à l’avance ou du moins étaient plus facilement accessibles ? Au lieu de sombrer directement dans des problèmes (prévisibles), l’entreprise aurait communiqué de manière proactive avec les utilisateurs et préparé ainsi une transition en douceur. Sans transparence au niveau interne et externe, la frustration surgit partout. Les équipes internes doivent d’abord éliminer les silos de communication avant même de pouvoir traiter de manière significative les problèmes des clients.

Les deux équipes peuvent résoudre ces défis coûteux en s’habituant aux meilleures pratiques de partage des connaissances, créant ainsi les conditions d’une communication efficace. Il s’agit, par exemple, de ces mesures :

• Standardisez l’indexation des pages et des fichiers pour améliorer la visibilité
• Développement et mise en place d’une base de connaissances disponible de manière centralisée
• Création de listes de contrôle des ressources requises au début de chaque projet
• Utilisation intensive de fonctionnalités technologiques telles que les Smart Links dans Confluence pour partager des informations au sein de l’entreprise

De telles mesures réduisent le risque que des informations critiques passent à travers des lacunes et laissent les équipes en suspens en raison d’un manque de transparence.

Définir et atteindre des objectifs communs grâce aux KPI et aux mises à jour des progrès

Des objectifs partagés et, surtout, mesurables aident les équipes commerciales et techniques à aligner leur travail directement sur des résultats qui créent de la valeur pour le client. Sans de tels objectifs, on risque de perdre du temps et des ressources dans des initiatives qui, en fin de compte, ne produiront pas les bons résultats. Pour définir des indicateurs de réussite clairs, les équipes commerciales et techniques doivent travailler ensemble dès le départ. Ce n’est que lorsqu’une image commune se dégage que les tâches peuvent être hiérarchisées stratégiquement pour garantir que toutes les équipes arrivent ensemble.

Mais il ne suffit pas de se fixer des objectifs puis de les oublier ou de les ignorer. Les équipes doivent suivre leurs progrès vers ces objectifs. Cette surveillance continue montre aux équipes et aux départements s’ils sont sur la bonne voie et signale de manière proactive lorsqu’une correction de l’approche actuelle est nécessaire.

Un exemple simple : les équipes se sont fixé pour objectif d’augmenter la fidélité des clients de dix pour cent en trois mois et de rendre les progrès vers cet objectif systématiquement visibles et vérifiables. Dans le passé, les équipes se seraient retrouvées dans une action mouvementée et frustrante peu avant la clôture du but, dans le pire des cas seulement à la 89e journée, après avoir réalisé qu’elles n’atteindraient que cinq pour cent. En revanche, avec un suivi systématique, vous savez bien plus tôt que vous manquerez la cible si vous n’apportez pas de corrections. Cela leur donne la possibilité de réfléchir de manière proactive aux ajustements stratégiques et à la mise en œuvre de nouvelles actions qui rendent plus probable la réalisation des objectifs – qu’il s’agisse d’une nouvelle fonctionnalité, d’un nouveau tarif ou d’une campagne marketing dédiée.

L’outil de gestion du travail Atlas offre un moyen simple de rendre visibles les objectifs sur une plateforme centrale, de les ajuster facilement en cas de doute et de recevoir des mises à jour en temps réel à tout moment. Dans ce système, par exemple, les départements ont la possibilité d’attribuer des objectifs individuels aux différents membres de l’équipe, avec des barres de statut et des délais clairs garantissant la transparence.

Avec le soutien d’un tel outil qui rend les objectifs et leurs statuts généralement visibles, les équipes peuvent fonctionner beaucoup plus facilement comme une unité transparente et productive.

Des ordres du jour structurés pour des réunions efficaces

C’est l’une des expériences les plus frustrantes du monde du travail d’aujourd’hui : vous sortez d’une réunion et vous pensez : Quelle perte de temps! Et dans un monde éloigné, où de nombreuses réunions doivent être organisées sur plusieurs fuseaux horaires, la situation est parfois encore pire. C’est pour ça que je me suis assis devant l’ordinateur tard dans la soirée ? Ou: Je me suis levé à 6h du matin pour cette information inutile ?

Dans d’innombrables réunions, on improvise sans but, dans la suivante, des informations importantes manquent, dans d’autres, des personnes cruciales ne sont pas invitées. Les réunions sans valeur sont l’une des plus grandes pertes de temps et de productivité dans les organisations. C’est pourquoi chaque équipe a tout intérêt à réduire les réunions au minimum et à bien préparer les réunions synchrones qui sont vraiment nécessaires.

C’est pourquoi un ordre du jour significatif et visible par tous est une condition préalable importante à une réunion productive et significative. Les gens sont conscients du contenu dès qu’il commence et quittent la salle avec les prochaines étapes concrètes en main. Dans ce contexte, l’expérience a montré que Confluence peut jouer un rôle central en tant que plateforme de documentation et de collaboration sociale. Aussi les modèles d’agenda fournis avec Trellosont utiles.

Collaboration d’équipe interfonctionnelle avec les outils Atlassian

Lorsqu’il s’agit d’un travail d’équipe efficace, la simplicité est la clé. Plus les départements doivent franchir d’obstacles pour se connecter les uns aux autres, plus il est difficile de collaborer de manière efficace et efficiente. Les solutions d’Atlassian aident les équipes commerciales et techniques à créer un accès ouvert et inter-équipes aux informations et à fonctionner ainsi sur la même longueur d’onde. Ils offrent une infrastructure de gestion de projet et de collaboration flexible et évolutive, des modèles, des meilleures pratiques et des fonctionnalités qui créent de bonnes conditions pour un alignement à l’échelle de l’organisation et un flux fluide de connaissances entre les équipes et les unités organisationnelles.

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