L’utilisation des signatures électroniques s’est de plus en plus répandue dans divers secteurs. L’un d’eux est l’éducation, qui cherche constamment à apporter des solutions plus agiles et plus sécurisées à ses processus administratifs, notamment en matière d’inscription.
Selon Cristian Medeiros, CTO de Clicksign, une entreprise qui matérialise les relations entre les personnes et les entreprises dans l’environnement numérique, de nombreuses écoles ont déjà réalisé que le format contribue à augmenter le nombre d’inscriptions d’étudiants. “C’est une technologie qui non seulement facilite la gestion des documents, mais offre également une expérience simplifiée aux parents et aux étudiants, en éliminant une série de bureaucraties et en accélérant la conclusion des contrats”, dit-il.
Pour renforcer les avantages de cette solution, l’exécutif a énuméré les cinq fonctions principales des signatures électroniques qui favorisent la génération d’inscriptions dans les établissements d’enseignement.
Vérifiez-le:
? Gain de temps
Avec une signature électronique, le temps nécessaire pour réaliser une inscription est considérablement réduit, car elle élimine le besoin de se déplacer et d’envoyer des documents physiques. « Tout peut être fait numériquement, en quelques minutes, en optimisant les flux et en accélérant les décisions », souligne Medeiros.
De plus, la technologie permet aux écoles de suivre l’état des inscriptions en temps réel, de visualiser quels documents ont été envoyés, signés ou sont encore en attente de signatures dues, entièrement intégré dans les outils de travail des institutions, sans affecter la dynamique des employés. Comme le souligne l’exécutif, “toutes les personnes impliquées sont toujours sur la même longueur d’onde pour chaque mise à jour de document”.
? Validation de l’identité
Une autre fonctionnalité des signatures électroniques est la mise en œuvre de mécanismes de vérification d’identité, comme l’authentification via Whatsapp ou la biométrie. Cela permet de garantir que seules les parties autorisées et nécessaires effectuent le processus d’enregistrement.
“Nous parlons d’une solution qui offre un niveau de sécurité équivalent à celui des transactions bancaires en ligne, avec un cryptage avancé qui certifie l’intégrité et la confidentialité des documents”, explique le CTO.
? Personnalisation du contrat
Bien qu’elle donne l’impression d’être un processus égal pour tous, l’inscription varie d’un élève à l’autre, d’une école à l’autre. La signature électronique couvre ce niveau de détail, étant un outil fondamental pour créer des contrats uniques et personnalisés, en fonction de chaque occasion.
“Dans l’environnement numérique, les établissements d’enseignement sont en mesure de personnaliser les formulaires et les documents en fonction des besoins de chaque étudiant ou programme éducatif”, explique Medeiros. “Cela se produit parce que l’adaptation des termes et conditions est automatisée, alignant rapidement les intérêts et les conditions en quelques clics directement sur la plateforme”, ajoute-t-il.
? Accès mobile
Avec l’utilisation croissante des smartphones, il est également possible pour les parents et tuteurs d’accéder aux conditions et de signer des contrats et des documents rapidement et facilement, sans avoir besoin d’un ordinateur. “Même dans l’agitation de la vie quotidienne, l’inscription ou la révision des documents scolaires sont accessibles en quelques clics directement depuis les appareils mobiles, apportant rapidité et confort aux parents et tuteurs des élèves”, souligne le spécialiste.
? Conformité légale
Enfin, les signatures électroniques peuvent offrir des niveaux de sécurité avancés également d’un point de vue réglementaire, garantissant la validité juridique des documents. Pour le dirigeant de Clicksign, cela donne aux écoles et aux parents l’assurance que les contrats sont protégés et conformes à la législation.
“Il ne s’agit pas seulement de ‘moderniser’ le processus d’inscription, mais de garantir que toutes les étapes soient en totale conformité avec les lois en vigueur dans le secteur éducatif”, conclut-il.
