L’assistant d’appel d’offres est conçu pour accélérer la création d’appels d’offres et en améliorer la qualité. (Image : BMW / Unsplash, Illustration : Andreas Croonenbroeck)
En tapant simplement sur Google les mots-clés BMW et IA, les utilisateurs en ligne sont avant tout dirigés vers des sujets liés à la production. Bien entendu, la détection d’erreurs à l’aide de l’IA, par exemple, faisait déjà partie du quotidien dans les usines de nombreux constructeurs avant même l’engouement suscité par ce méga-sujet ces dernières années. Mais si l’on élargit le champ de vision tout au long de la chaîne de valeur, on voit déjà différentes applications possibles dans de nombreux domaines. Le service des achats de BMW, par exemple, profite actuellement des applications de l’IA. « En juillet dernier, nous avons lancé un processus de génération d’idées dans le domaine des achats en collaboration avec notre service informatique. Nous avons montré la technologie aux services et effectué des démonstrations pour identifier les cas d’utilisation. »déclare Maik Leuthold, responsable de l’IA générative au sein du service des achats de BMW.
Les applications d’IA visent à aider le grand public
Grâce à la popularité de ChatGPT, de nombreuses idées ont immédiatement émergé, ce qui a constitué un véritable défi. Après avoir filtré les idées en fonction de leur pertinence et de leur faisabilité, deux cas d’utilisation ont été initialement mis en œuvre. Le Tender Assistant vise à accélérer la création des appels d’offres et à en accroître la qualité. L’Offer Analyst, quant à lui, permet de comparer et d’évaluer efficacement les offres des fournisseurs. La sélection ne repose pas uniquement sur la rentabilité, mais également sur le nombre d’employés de BMW qui en bénéficieront et sur la rapidité de la mise en œuvre. « L’idée était de choisir des cas d’usage quotidiens qui sont souvent utilisés pour ancrer la technologie dans l’esprit des employés et en tirer le maximum d’avantages. »
BMW veut que tous ses employés acquièrent des compétences en IA
Il a fallu moins de trois mois pour que les deux cas d’usage atteignent le statut de Minimum Viable Product (MVP). Depuis trois mois, ils sont largement utilisés par près d’un millier d’utilisateurs. « Nous sommes en train de créer la prochaine vague de cas d’utilisation pour développer le thème de l’IA générative. Dans le même temps, nous proposons une plateforme d’IA générative sur laquelle des services tels que les achats peuvent créer des applications en libre-service que tout le monde chez BMW peut ensuite utiliser. »explique Tobias Altenbuchner, responsable technique des cas d’utilisation de l’IA dans les achats chez BMW Group IT. « Notre objectif est que chaque employé de BMW soit capable d’utiliser cette technologie avec confiance. »
Avant l’introduction de l’assistant d’appel d’offres, les employés devaient compiler toutes les informations manuellement, ce qui prenait souvent du temps et était source d’erreurs. Désormais, les utilisateurs activent l’assistant d’appel d’offres en tant que module complémentaire Word et l’application d’IA les guide tout au long du processus de création, en insérant automatiquement le contenu des meilleures pratiques et des appels d’offres précédents. Tout d’abord, le modèle souhaité est sélectionné à l’aide d’une suggestion d’IA. L’assistant guide ensuite l’utilisateur étape par étape dans le document, en remplissant automatiquement les sections liées au projet. Cependant, les employés peuvent toujours intervenir manuellement, apporter des modifications et optimiser le document. « Depuis la mise en service de l’assistant d’appel d’offres en avril, nous recevons des commentaires continus et continuons à améliorer le système »Mais malgré toute l’automatisation, un humain effectue toujours le contrôle final pour s’assurer qu’aucune information erronée n’est divulguée.
L’IA permet de gagner 75 % du temps
Le deuxième cas d’utilisation, l’Offer Analyst, est, comme son nom l’indique, une application qui analyse les offres. Les utilisateurs chargent les offres et les documents d’appel d’offres dans l’application. Les critères d’évaluation selon lesquels les offres doivent être vérifiées peuvent ensuite être définis individuellement ou sélectionnés à partir d’un ensemble standard. C’est là qu’entre en jeu l’IA : l’Offer Analyst examine les documents et émet une analyse structurée qui sert de base à la prise de décision. Vous pouvez également discuter dans le document et poser des questions détaillées. Les résultats de l’analyse des offres, qui résume des documents de 100 pages en quelques secondes seulement, sont particulièrement impressionnants, explique Altenbuchner.
L’assistant d’appel d’offres permet d’économiser jusqu’à 75 pour cent de temps dans un processus d’appel d’offres. Un appel d’offres moyennement complexe nécessite normalement environ une semaine de travail. Selon Leuthold, en moyenne, environ la moitié du temps peut être économisé dans le domaine de l’analyse des offres.
Plus de valeur ajoutée, moins de tâches répétitives
L’IA améliore également la qualité des décisions. Le service des achats peut procéder immédiatement à des contrôles juridiques, ce qui prenait auparavant beaucoup de temps. Altenbuchner indique que les deux applications ne sont pas uniquement destinées aux achats, car les appels d’offres sont généralement lancés par les services spécialisés. Les deux outils soutiennent les employés dans leur travail quotidien en automatisant les tâches répétitives et en libérant ainsi plus de temps pour les activités à valeur ajoutée.
Mais tout cela ne peut fonctionner que si les employés sont également formés aux systèmes appropriés. Pour cela, Leuthold et ses collègues organisent des formations, participent à des réunions de service, proposent des sessions en direct et des événements de dialogue. En raison des différents niveaux de connaissances, différents niveaux de formation sont essentiels. À l’avenir, de plus en plus de multiplicateurs émergeront des utilisateurs clés et contribueront à diffuser davantage la technologie.
BMW espère plus d’agilité grâce aux outils d’IA
« Nous constatons que de plus en plus de collègues ont une affinité numérique dans notre organisation. Nous devons promouvoir cela, également dans les services spécialisés, car nos services informatiques et d’IA ne peuvent pas répondre à la forte demande »« Alors que d’autres constructeurs automobiles ont mis en place des départements d’IA distincts, le thème de l’IA est intégré dans tous les départements de BMW. Cela permet d’imprégner l’ensemble de l’entreprise et chaque processus », explique Leuthold. Cela conduit finalement à une plus large acceptation et à des solutions plus efficaces, car l’informatique, avec sa plateforme d’IA centrale et ses services d’IA, ne se contente pas de faire des offres, mais travaille également avec l’entreprise pour développer des outils utiles sur la base de celles-ci, qui sont destinés à rendre BMW plus rapide et plus numérique.
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