Dans l’environnement de travail actuel hautement collaboratif et basé sur le cloud, il est de plus en plus difficile de gérer l’accès, les données et les équipes. John Peluso, directeur des produits chez AvePoint, explique comment votre organisation peut garder une longueur d’avance sur la prolifération du cloud et minimiser les risques.
La prolifération du travail hybride au cours des dernières années a entraîné une vague de nouveaux outils, logiciels et plateformes de travail pour aider les employés à collaborer à distance. Alors que les organisations continuent de s’adapter à l’évolution du lieu de travail, l’utilisation de logiciels cloud est cruciale. Avec les dépenses cloud mondiales projeté pour croître de 20,7 % pour atteindre un total de 591,8 milliards de dollars en 2023, contre 490,3 milliards de dollars en 2022, l’utilisation et l’adoption de ces outils et logiciels ne montrent aucun signe de ralentissement alors que les entreprises s’efforcent de maintenir une croissance élevée dans un environnement plus décentralisé.
Cependant, les équipes informatiques et les responsables doivent comprendre les inconvénients potentiels de l’utilisation de technologies basées sur le cloud. Selon des données récentes de Productiv, l’entreprise moyenne a un nombre impressionnant de 254 applications SaaS. Cependant, l’engagement moyen des applications sur 60 jours n’était que de 45 %, ce qui signifie que moins de la moitié des applications d’une entreprise sont utilisées régulièrement. De plus, il est également rapporté que les individus explorent de plus en plus des outils en dehors de leur environnement informatique pour faire le travail, les outils externes ayant un taux d’engagement de 54 %.
Clairement, L’utilisation de technologies cloud inefficaces ou trop nombreuses peut entraîner des difficultés dans la gestion des équipes, des données et des risques de votre organisation, ce qui finit par entraver la visibilité et accélérer la prolifération du cloud. Avec cela, vous trouverez ci-dessous quelques considérations clés pour garder une longueur d’avance sur la prolifération du cloud, promouvoir la productivité et maintenir une croissance élevée dans votre organisation.
Garder une longueur d’avance sur la courbe de collaboration
Lorsqu’il s’agit de gérer l’environnement cloud et les données de votre organisation, la seule façon de lutter contre la prolifération et les risques associés est d’être préparé. Il est essentiel de commencer par établir une approche proactive qui anticipe la prolifération, définit des garde-fous pour atténuer les risques et rencontre vos équipes là où elles collaborent avec les outils les plus sécurisés et rationalisés possibles, à la fois pour la collaboration interne et externe.
Si vous savez que votre organisation a des niveaux élevés de collaboration entre des équipes qui n’ont peut-être pas le même niveau d’accès aux informations sensibles, soyez prêt et couvrez vos bases. Le service informatique doit anticiper les modèles complexes et les poches de collaboration et concevoir et automatiser spécifiquement les espaces de travail au sein de leurs logiciels de productivité, y compris Microsoft Teams, par exemple, pour gérer l’accès et protéger les données sensibles. Les employés ne sont pas habitués à suivre de près la façon dont ils collaborent entre les équipes et où ils partagent des données dans votre organisation. Par conséquent, les espaces de travail doivent être conçus pour régir l’accès et la collaboration entre les équipes. Par conséquent, vous pouvez également obtenir une meilleure visibilité sur la façon dont les individus travaillent et où ils partagent des données au sein de votre organisation pour éclairer la stratégie informatique et les zones de risque potentielles.
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Gouverner étroitement l’accès externe
Il est également essentiel de gérer la manière dont les employés collaborent avec l’extérieur sur tous les fronts. Par exemple, si certaines équipes travaillent avec une partie ou une agence externe de confiance sur un projet en cours, les propriétaires des données doivent surveiller de près cet accès et cet espace de travail. En créant des flux de travail auditables qui transmettent les autorisations et les révisions d’accès aux propriétaires de données (tous les trois mois environ, par exemple), vous pouvez vous assurer que l’accès externe est prescrit correctement. Les informations d’identification expirées des projets conclus ou des partenariats passés doivent être régulièrement auditées, et les membres de l’équipe doivent être régulièrement invités à certifier que l’accès externe doit toujours être accordé. Si ce n’est pas le cas, ils doivent disposer d’options simples pour corriger ou supprimer les droits d’accès, le cas échéant.
En établissant ce cycle de vie pour comprendre qui utilise le logiciel de votre organisation, les risques et la prolifération peuvent être éliminés. Ce processus garantit systématiquement que l’accès est sous contrôle et que les invités externes inutiles sont supprimés, en gardant les données organisées et sécurisées sur plusieurs espaces de travail cloud.
Pour limiter davantage l’étalement, réfléchissez attentivement aux parties qui ont nécessairement besoin d’accéder à votre écosystème et à vos données. Tout d’abord, évaluez et validez la méthode et les besoins de l’entreprise pour ajouter des collaborateurs externes à votre locataire. Deuxièmement, permettez aux propriétaires de données d’examiner et d’élaguer régulièrement les collaborateurs externes dans le cadre de votre stratégie globale de gestion des accès. Être judicieux quant aux parties ajoutées au locataire de votre organisation permet non seulement de sécuriser davantage les données, mais également d’éliminer l’accumulation excessive d’informations d’identification expirées et de points d’accès externes.
Automatisation : le changement de jeu de la productivité
Pour obtenir une meilleure visibilité sur la façon dont les employés partagent les données et sur ce qui est créé dans les espaces de travail de votre équipe, il est essentiel d’utiliser des outils automatisés qui collectent et analysent ces données. Vous pouvez mieux suivre la collaboration à haut débit et gérer les environnements cloud de votre organisation en automatisant les fonctions, notamment la surveillance du contrôle d’accès, la gestion des données et la maintenance du système. L’automatisation de ces processus peut aider les équipes informatiques à mieux comprendre comment les données sont utilisées (sur une base mensuelle ou même hebdomadaire, selon la taille de votre organisation) et fournir une vue globale de votre environnement informatique.
Cela étant dit, les outils automatisés peuvent être une épée à double tranchant s’ils sont mal implémentés. Bien que ces outils aient le pouvoir de débloquer des informations clés, des erreurs potentielles dans les scripts peuvent supprimer involontairement des données critiques, supprimer l’accès à ceux qui pourraient encore en avoir besoin et entraîner des dommages et des vulnérabilités irréversibles au sein de votre espace de travail cloud. Du début à la fin de la gestion du cycle de vie, les scripts d’automatisation doivent être soumis à un examen rigoureux par les responsables informatiques de votre organisation pour détecter toute erreur avant qu’elle ne se produise.
Gardez une longueur d’avance sur l’étalement
Dans le milieu de travail d’aujourd’hui, la collaboration se produit plus souvent et à des vitesses plus élevées que jamais auparavant, produisant quotidiennement des quantités incroyables de données. En particulier avec les grandes organisations, gérer prudemment la collaboration croisée, ainsi que les logiciels et outils cloud utilisés, est désormais une entreprise essentielle pour protéger les données sensibles.
Pour maintenir la croissance, les équipes et les responsables informatiques doivent doter les employés des outils et logiciels de pointe nécessaires pour travailler efficacement dans un environnement distant. Cependant, lorsque les entreprises utilisent des applications trop nombreuses ou inefficaces pour tenter de rationaliser la productivité, elles peuvent perdre le contrôle et courir le risque de créer un environnement cloud ingérable. Pour créer un espace de travail élégant, convivial et sûr, moins peut parfois être plus. Avec Gartner signalant que moins d’un tiers des organisations avoir une stratégie de cloud computing documentéeil est clair que les organisations de toutes tailles doivent désormais mettre en place les garde-fous et la stratégie pour garder une longueur d’avance sur la prolifération.
Lorsqu’il s’agit de garder votre environnement cloud sécurisé et gérable, il est également essentiel d’employer une approche proactive avant qu’il ne soit trop tard pour récupérer des données ou des ressources perdues. À l’avenir, les organisations doivent sélectionner les bons outils pour leur personnel qui fournissent les meilleures informations, simplifient l’automatisation et sécurisent les données critiques – ou courent le risque de contrecarrer la croissance et la productivité.
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