Contrôler et optimiser les processus

Connaissance du déroulement exact du processus

Non seulement la manière dont une action se déroule, mais aussi la classification du résultat est importante. Cela nécessite un objectif et des chiffres ou des valeurs significatifs afin de pouvoir contrôler les processus :

• Le le résultat est très boncependant, le processus trois fois plus longtemps a duré et n’a pas été mesuré.
• La série est réalisé en un temps record et prêt pour la livraison, mais le client s’est plaint 15% avec des défauts de fabrication.
• Un employé remplit le travail parfaitement et dans un temps record. Quand il est en vacances, personne ne sait comment il a réussi et tout tombe dans un arriéré massif.

Ces exemples ont pour chiffres clés le temps de traitement, le temps de traitement, le volume, le taux d’erreur, la qualité et aussi l’indépendance vis-à-vis des personnes – des chiffres clés importants pour chaque gestion de processus. Chaque entreprise et chaque processus a son propre système d’indicateurs et de résultats, qui sont définis dans la documentation du processus. Nous contrôlons les processus en classant ces résultats de processus par rapport à l’objectif fixé. Il convient donc de se fixer des objectifs ambitieux mais réalisables afin de pouvoir optimiser les processus existants. Aucune mesure, aucun contrôle est notre devise.

Contrôler les processus et optimiser les processus vont de pair

Les mesures d’optimisation peu claires sont généralement des idées instinctives et spontanées et garantissent un succès à court terme, mais ont peu d’effet durable. Habituellement, beaucoup de choses sont modifiées en même temps et à la fin, personne ne sait quelle a été la mesure décisive. Afin de donner vie aux processus, il est donc important d’établir un contrôle de processus approprié. Ce n’est qu’alors qu’il est possible de se fixer des objectifs fondés sur la base des valeurs recueillies et de travailler à leur réalisation. Dans nos exemples, cela peut signifier, par exemple :

• L’objectif du processus actuel est atteint, si le bon résultat est terminé dans le temps imparti. L’optimisation vise des objectifs tels qu’un temps de traitement plus court ou un traitement plus économe en énergie.
• Une production en série a un temps de traitement fixe, cependant, grâce à des étapes de processus définies, le taux d’erreur tombe à 5 %. Le nouvel objectif est d’améliorer la production avec un taux d’erreur de trois pour cent.
• L’employé continue de terminer le travail parfaitement et en un temps recordmais enregistre les étapes essentielles du processus dans une liste de contrôle. Cela permet d’obtenir les mêmes résultats pour les autres employés si le temps de traitement est plus long.

La différence entre l’efficience et l’efficacité est cruciale pour le contrôle des processus : suffit-il que quelque chose se produise ou faut-il un moyen efficace ?

Comment contrôler les processus pour optimiser les processus ?

Habituellement, nous utilisons PDCA (Plan-Do-Check-Act) et DMAIC (Define-Measure-Analysis-Improve-Control) du Lean Management pour des mesures d’amélioration structurées. L’idée la plus importante ici est l’amélioration prévue, pièce par pièce. Une amélioration vérifiable n’est pas possible sans les résultats des chiffres clés collectés. Les deux cycles d’amélioration ont donc la phase préliminaire (analyse du plan et de la définition des mesures) pour analyser les résultats réels. Sur cette base, décidez d’un domaine qui sera amélioré :

1. Nous voulons un taux d’erreur plus faible. Pouvons-nous y parvenir avec des instructions et des listes de contrôle plus précises, ou avec plus de temps, ou avec une meilleure formation ?
2. Choisissez une zone vous souhaitez utiliser pour l’amélioration, par exemple des instructions plus précises sur la machine.
3. Développez une idée de ce à quoi l’amélioration devrait ressembler: Par exemple, un diagramme avec tous les critères nécessaires pour un travail sans erreur ou d’éventuelles déviations.
4. Mettez en œuvre cette idée et exécutez une période d’essai : La mesure initiale et finale est un élément essentiel pour pouvoir contrôler et optimiser les processus.
5. Vérifiez le résultat avec le nouvel état réel : Y a-t-il eu l’amélioration espérée ? Ensuite, vous pouvez apporter d’autres améliorations ici. Sinon, essayez une nouvelle idée ou un nouveau domaine.

C’est ainsi que l’optimisation des processus réussit pas à pas sur la base du contrôle des processus, sans commettre aucune des erreurs typiques.

Mon conseil : évitez les erreurs typiques lors de l’optimisation des processus

Comme déjà mentionné, vous devriez éviter mesures d’amélioration de l’intestin commencer. Ceux-ci peuvent fonctionner, mais ont souvent l’inconvénient que vous n’avez aucun contrôle sur le processus. Ça peut être un effet de projecteur acte (vous regardez l’endroit et cela seul augmente le niveau de soin.) ou une coïncidence qui ne peut pas être répétée par la suite.

Un deuxième point important : Vous vous concentrez sur le mauvais domaine ou la mauvaise métrique, si votre gestion de processus ne dispose pas d’un contrôle de processus clair. Cela se produit souvent avec des idées d’amélioration spontanées qui peuvent résoudre le problème existant, mais peuvent causer des problèmes dans la chaîne avant ou après l’étape. Ici, il est important de considérer l’ensemble de la chaîne de processus, qui doit être écrite.

Sans oublier la troisième grosse erreur : Vous mettez en œuvre une amélioration sans impliquer tout le monde à bord. D’une part, cela peut aboutir à un manque d’information, d’autre part, cela peut entraîner des problèmes une fois que les employés ont pris des dispositions. Ce point en particulier est très courant dans les entreprises : Le statu quo n’est pas bon, mais tout le monde s’y est habitué, et chaque changement signifie aussi un changement obligatoire dans son propre travail. Il s’agit d’un obstacle qui cause des problèmes et ne peut être résolu par une simple mesure.

Contrôler et optimiser plus efficacement les processus d’une équipe

Si vous connaissez l’exemple circulant sur Internet du document texte imprimé numérisé puis envoyé au format PDF, il s’agit d’un exemple typique d’organisation inefficace au lieu de simplement apprendre la bonne attitude. Vous pouvez reconnaître un autre mauvais processus quand non seulement il rate son objectif, mais fondamentalement ne peut même pas commencer à l’atteindre.

C’est pourquoi nous conseillons dans la plupart des entreprises avec les experts en processus – les membres de l’équipe – travailler ensemble de manière structurée sur les optimisations de processus et d’examiner les processus prédécesseurs et successeurs. Le contrôle et l’optimisation des processus existants deviennent ainsi une tâche d’équipe selon des critères clairs et, au mieux, des récompenses pour l’atteinte des objectifs. Vous pouvez également utiliser les économies réalisées grâce à l’amélioration des processus pour récompenser les employés qui ont contribué à ces améliorations. Si vous rencontrez une résistance ou si vous n’êtes pas sûr des options dont vous disposez avec votre gestion de processus, contactez-nous simplement sans engagement !

Bonne chance avec votre contrôle de processus et meilleures salutations

Axel Schröder

Document sur le contrôle et l’optimisation des processus

La plupart du temps, les améliorations de processus ne réussissent pas ou pas suffisamment si le contrôle du processus n’est pas effectué consciencieusement. Avec le document pour le contrôle et l’optimisation des processus, vous disposez d’un modèle d’amélioration manuscrite de votre processus avec toutes les données nécessaires !

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Source image : Canva.com © Kupicoo