Découvrez Microsoft Sharepoint, un intranet très agile parfaitement adapté à tout appareil mobile

Selon un rapport publié par le département de recherche de Statista, au cours des quatre dernières années, l’utilisation de SharePoint basé sur le cloud a augmenté. 19 points de pourcentageen partant de 67% en 2018 à 86% en 2021. Des chiffres qui ne cessent de croître, compte tenu de la grande pluralité d’avantages qu’offre l’application dans cet aspect et bien d’autres. Et SharePoint est un outil Microsoft 365 essentiel qui optimise les flux de travail et la communication interne dans les entreprises. En fait, il s’agit d’une plateforme Web de collaboration commerciale qui s’adapte parfaitement aux applications mobiles, avec des APP disponibles pour Android, iPhone et Windowsavec toutes les possibilités que cela implique pour une entreprise.

Conçu initialement en 2003 pour la gestion documentaire, il a évolué au fil du temps pour devenir un gestion de contenudevenant aujourd’hui l’une des meilleures ressources pour créer des sites privés.

Sa mission n’est autre que de servir de support à différentes organisations et entreprises lorsqu’il s’agit de créer des sites internet et extranets facilitant la gestion et la maintenance des espaces pour un public hétérogène. Pour que vous puissiez prendre note de tout ce qu’il peut réaliser pour votre entreprise, nous vous montrons ci-dessous les fonctions qui le composent Microsoft Sharepoint un atout essentiel pour toute entreprise.

Gestion de dossiers et de documents

Microsoft SharePoint est principalement utilisé pour créer des intranets, où les informations internes sont partagées avec les employés, et des extranets, pour partager des informations avec les clients et les fournisseurs. Il se démarque également comme gestionnaire de documents, dépassant la gestion traditionnelle des dossiers et sous-dossiers, permettant une organisation plus efficace des documents.

• Collections de documents– Des espaces sécurisés pour stocker et partager des fichiers avec des autorisations personnalisées allant du contrôle total à l’accès restreint ou en lecture seule. A noter que des autorisations peuvent être attribuées à des groupes, facilitant la collaboration en temps réel sans perdre le contrôle des documents.
• Changer l’historique– Facilite l’enregistrement automatique des versions de documents sans avoir besoin de “Enregistrer sous”, vous permettant de récupérer les versions précédentes avec les détails de la date et de l’auteur. Il offre également la possibilité d’afficher uniquement les versions les plus récentes pour optimiser le travail.
• Métadonnées: Permet l’organisation et la recherche via des étiquettes ou des colonnes personnalisées, telles que des dates, des auteurs ou des gestionnaires, surpassant les fonctionnalités des dossiers traditionnels.

Production de contenus à fort impact sur la communication

SharePoint se distingue par sa capacité à créer du contenu et à améliorer la communication interne dans les entreprises.

• Intranets et extranets d’entreprise– permet de créer des portails pour les employés, les partenaires et les fournisseurs, avec des domaines thématiques, des pages de marque et des sous-sites adaptés à des départements ou des sites spécifiques.
• Flexibilité et accessibilité: Encourage la création de blogs d’entreprise, organisant la navigation sur le site et personnalisant les contenus pour améliorer l’expérience utilisateur.
• Contenu multimédia– Propose des vidéos, des podcasts et des didacticiels pour accroître l’engagement des utilisateurs, complétés par des forums et des discussions dans Teams ou Yammer.
• Événements et séminaires– Intègre Microsoft Stream pour les diffusions en direct et les formulaires capables de réguler la participation et de vérifier le succès des événements.

Interaction maximale depuis n’importe quel appareil mobile

Il faut savoir que toutes les pages SharePoint sont responsive, s’adaptant parfaitement à n’importe quel appareil mobile. Avec l’application SharePoint Online, les utilisateurs peuvent interagir, télécharger et modifier des fichiers depuis des smartphones ou des tablettes, recevoir des alertes sur des listes, des fichiers ou des dossiers, ainsi que recevoir un e-mail immédiat ou un résumé quotidien/hebdomadaire des fichiers modifiés par un autre utilisateur. Il s’intègre également aux outils Microsoft 365 tels que Teams et OneDrive, permettant une gestion transparente des fichiers sur différentes plateformes.

Recherche de contenu complet

SharePoint propose une recherche avancée qui indexe n’importe quel fichier contenant du texte, tel que les PDF, et vous permet de rechercher du contenu important dans les titres, les corps de texte ou les métadonnées. De même, la recherche est étendue à d’autres outils Microsoft 365, tels que OneDrive, pour offrir des résultats plus complets et plus rapides, facilitant ainsi la localisation des fichiers dans l’environnement de travail numérique.

Un système d’autorisation hiérarchique qui assure la sécurité

Ces autorisations peuvent être attribuées à des utilisateurs ou à des groupes individuels, qui peuvent être créés dans SharePoint ou Microsoft 365. Chaque site comprend des groupes de sécurité par défaut avec des autorisations spécifiques, telles que « Propriétaires », « Membres » et « Visiteurs ». De plus, les entreprises peuvent personnaliser les groupes de sécurité pour adapter la gestion des informations, en créant et en attribuant des autorisations spécifiques en fonction des besoins de l’équipe ou du projet.

Connexions avec d’autres systèmes

La coordination du programme avec d’autres outils Microsoft 365, tels que OneDrive, Teams et Power Platform, donne la possibilité de créer un environnement de travail numérique hautement fonctionnel.. SharePoint est complété par des applications telles que Power Apps (pour créer des applications personnalisées), Power Automate (pour automatiser les flux de travail) et Power BI (pour les rapports et les tableaux de bord), le tout sans avoir besoin d’être un expert en programmation.

De même, la liaison avec Yammer facilite l’interaction sociale au sein des sites SharePoint, permettant aux utilisateurs de participer à des conversations et des discussions au sein de l’intranet. Une synergie entre applications qui, sans aucun doute, est très utile pour améliorer la gestion des processus métiers et favoriser la collaboration.

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