2024-07-25 05:54:40
Après un long processus législatif, des exigences de transparence salariale sont en cours pour les employeurs du Massachusetts. Le 24 juillet 2024, la Chambre et le Sénat du Massachusetts ont adopté un projet de loi obligeant les employeurs comptant plus de 25 employés dans le Commonwealth à divulguer des informations sur les fourchettes de salaires sur les offres d’emploi et à fournir des informations sur les fourchettes de salaires aux employés actuels dans certaines circonstances. La législation exige également que les employeurs privés comptant 100 employés ou plus dans le Massachusetts soumettent chaque année des données sur l’égalité des chances et les salaires au Commonwealth aux fins de rapports publics agrégés par le ministère du Travail du Massachusetts. Le gouverneur Healey devrait signer le projet de loi rapidement.
La nouvelle loi reprend globalement les dispositions des projets de loi dont nous avions déjà fait état en novembre 2023. Bien que les obligations générales des employeurs restent inchangées, le législateur a intégré un certain nombre de dispositions favorables aux employeurs.
Dates d’entrée en vigueur
Les nouvelles exigences de divulgation des salaires prévues par la loi entreront en vigueur un an après leur signature par le gouverneur. Les employeurs sont tenus de soumettre leur première série de données sur l’égalité des chances en matière d’emploi et de rémunération au Commonwealth avant le 1er février 2025.
Exigences en matière d’affichage des échelles salariales
La nouvelle législation s’aligne sur les lois récentes d’un certain nombre d’autres États qui ont adopté des exigences de transparence salariale au cours des dernières années. Le projet de loi final exige que les employeurs privés comptant au moins 25 employés dans le Commonwealth :
- publier la « fourchette de rémunération » pour un poste particulier sur toutes les offres d’emploi,
- divulguer l’échelle salariale d’un poste aux employés qui se voient offrir une promotion ou une mutation vers un nouveau poste comportant des responsabilités différentes, et
- sur demande, fournir l’échelle salariale d’un poste particulier à un employé occupant le poste ou à un candidat au poste.
Le terme « publication » englobe « toute annonce ou offre d’emploi destinée à recruter des candidats pour un poste particulier et spécifique », y compris les publications effectuées directement par un employeur ou indirectement par l’intermédiaire d’un tiers.
La « fourchette de rémunération » est définie comme « la fourchette de salaire annuel ou horaire que l’employeur concerné s’attend raisonnablement et de bonne foi à payer pour ce poste » au moment de la publication. Contrairement aux lois d’autres États ayant récemment adopté des lois sur la transparence des salaires (par exemple, le Maryland, le Minnesota, Washington), le projet de loi du Massachusetts n’exige pas la divulgation des primes ou autres avantages.
Obligations de déclaration
Le projet de loi final exige également que les employeurs privés comptant 100 employés ou plus dans le Commonwealth à tout moment au cours de l’année civile précédente soumettent un rapport annuel sur les données EEO qui comprend des données démographiques et salariales sur la main-d’œuvre classées par race, origine ethnique, sexe et catégorie d’emploi. Les syndicats, les gouvernements des États et locaux et les systèmes d’enseignement primaire et secondaire devront soumettre des informations similaires tous les deux ans.
La nouvelle loi n’entraîne pas nécessairement de formalités administratives supplémentaires pour les employeurs privés, car la soumission d’un rapport d’information sur l’employeur EEO-1 dûment rempli au niveau fédéral satisfera à cette exigence de dépôt. Les employeurs doivent soumettre ces données au Secrétaire du Commonwealth chaque année avant le 1er février. Le Secrétaire fournira ensuite ces informations au Département du travail du Massachusetts pour la publication de données agrégées sur son site Web avant le 1er juillet de chaque année.
Les rapports EEO des employeurs individuels ne seront pas considérés comme des « documents publics » susceptibles d’être divulgués en vertu de la loi sur les documents publics du Massachusetts. Cependant, les employeurs doivent être conscients que ces documents peuvent toujours être susceptibles d’être découverts dans le cadre d’un litige.
Interdiction des représailles
Le projet de loi rend illégal pour un employeur visé de licencier ou d’exercer de toute autre manière des représailles ou une discrimination à l’encontre d’un employé ou d’un candidat qui :
- pris des mesures pour faire respecter les droits prévus par la loi,
- déposé une plainte auprès de son employeur, de l’agent de l’employeur ou du procureur général concernant une violation présumée de la loi,
- intenté une procédure en vertu de la loi, ou
- a témoigné ou est sur le point de témoigner dans une procédure quelconque.
Mise en vigueur
Heureusement pour les employeurs, la loi n’est applicable que par le procureur général et n’inclut pas de droit privé d’action au nom des employés ou des candidats lésés. C’est important, car d’autres États qui ont récemment élargi les exigences en matière de transparence salariale, notamment Etat de Washingtonont déjà vu une vague de poursuites privées basées sur ces nouvelles exigences. En appliquant la loi du Massachusetts, le bureau du procureur général peut demander une mesure déclaratoire ou injonctive et imposer des amendes pour ne pas avoir soumis de rapports EEO ou pour ne pas avoir publié ou fourni les informations sur les échelles de rémunération comme requis. Cependant, un autre point positif pour les employeurs est qu’une première infraction pour violation des exigences de transparence salariale ou des exigences de déclaration de données de la nouvelle loi n’est soumise qu’à un avertissement en vertu de la loi.
Le procureur général a le pouvoir d’imposer les amendes suivantes :
- Les deuxièmes infractions sont passibles d’une amende maximale de 500 $.
- Les troisièmes infractions sont passibles d’une amende maximale de 1 000 $.
- Les quatrièmes infractions ou les infractions subséquentes sont passibles d’amendes civiles de 7 500 $ à 25 000 $ par infraction, selon les circonstances.
Le projet de loi actuel stipule qu’à des fins d’application de la loi, « une infraction comprend une ou plusieurs offres d’emploi publiées par le même employeur au cours d’une période de 48 heures ». En conséquence, chaque publication publiée au cours d’une période de 48 heures ne sera pas considérée comme une infraction distincte. Cela est particulièrement utile pour les grands employeurs qui publient souvent plusieurs offres d’emploi à un moment donné. En outre, pour éviter tout doute quant à l’intention du législateur d’éviter de créer des litiges onéreux en vertu de la loi, la nouvelle loi stipule spécifiquement que les violations ne sont pas passibles de dommages-intérêts triples en vertu de la loi sur les salaires du Massachusetts.
Prochaines étapes
Maintenant que la loi est sur le point d’être adoptée, les employeurs doivent élaborer une stratégie de conformité aux nouvelles exigences du Commonwealth en matière de transparence salariale et à leurs impacts sur le lieu de travail. Cela peut impliquer l’élaboration d’une architecture de fourchette salariale plus rigoureuse ou d’une structure similaire pour garantir une approche cohérente de la fixation des salaires pour un poste donné, ainsi qu’un examen de la répartition actuelle des salaires d’un employeur entre les populations d’employés. Du point de vue des relations avec les employés, les employeurs peuvent vouloir élaborer une stratégie de communication qui aborde ces questions et d’autres questions similaires, car les employeurs commencent à diffuser largement les informations sur les fourchettes de salaires pour la première fois. Les employeurs ayant des employés dans d’autres États qui ont adopté des exigences de transparence salariale doivent également se demander s’ils doivent harmoniser une approche de la transparence salariale dans plusieurs juridictions. Enfin, les employeurs doivent revoir leur processus de dépôt EEO-1 pour s’assurer qu’ils sont prêts à soumettre des formulaires entièrement remplis avant la date limite du 1er février.
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