Gestion des connaissances dans l’entreprise | TechSmith

Qu’est-ce que la gestion des connaissances et comment fonctionne-t-elle ?

La connaissance est une ressource centrale des entreprises et la gestion des connaissances est un facteur important pour le succès de l’entreprise. Dans cet article de blog, nous vous expliquerons quelle est la définition de la gestion des connaissances, quels objectifs poursuit la gestion des connaissances en général, quelles méthodes de gestion des connaissances sont disponibles et comment vous pouvez mettre en place une gestion des connaissances efficace dans votre entreprise.

Connaissances et gestion des connaissances : définition

La connaissance est la totalité de toutes les connaissances et compétences dont un individu dispose pour résoudre des problèmes et des tâches. Les connaissances sont donc initialement liées à une personne et comprennent à la fois des connaissances dures (explicites) telles que des faits et des données, ainsi que des connaissances douces (implicites) telles que des expériences personnelles, des valeurs et des schémas de pensée et de comportement.

La gestion des connaissances est définie comme une méthode pour organiser et utiliser la totalité des connaissances. L’entreprise a besoin d’une stratégie adaptée pour que les connaissances explicites et les connaissances implicites des employés soient prises en compte dans la gestion des connaissances.

Objectifs et avantages de la gestion des connaissances

Comme écrit ci-dessus, la connaissance est une ressource entrepreneuriale clé. De nombreuses entreprises l’ont reconnu et cultivent déjà une forte culture de la connaissance : elles valorisent et préservent les connaissances existantes de leurs employés dans des bases de données de connaissances, veillent à ce que de nouvelles connaissances soient introduites dans l’entreprise par le biais de formations continues, veillent à une intégration bien pensée processus pour l’employé Transfert de connaissances et utilisation de la documentation de processus, par exemple, pour stocker et transmettre des connaissances.

Ce sont tous des aspects de la gestion des connaissances, qui poursuit les objectifs généraux suivants :

• Les informations sont mises à disposition rapidement

Les employés doivent pouvoir accéder rapidement et facilement aux connaissances d’autres domaines de travail. En conséquence, ils obtiennent des réponses aux questions plus rapidement, passent moins de temps à rechercher des informations et plus de temps sur leur travail réel et à créer de la valeur, et peuvent travailler plus efficacement.

• Les innovations sont encouragées

L’accès ouvert aux connaissances et le transfert de connaissances entre les différents départements et unités de l’entreprise facilitent les innovations et le développement de nouveaux produits et modèles commerciaux.

• L’expertise peut être trouvée rapidement

La gestion des connaissances raccourcit la recherche d’experts dans l’entreprise et enregistre qui a réalisé quel projet et connaît certains sujets. L’attribution erronée de l’expertise peut également être évitée grâce à la gestion des connaissances.

• L’intégration et la familiarisation sont simplifiées et raccourcies

Avec la gestion des connaissances, vous pouvez raccourcir la période de formation en stockant de manière centralisée et en rendant accessibles les processus et informations récurrents pour les transferts ou l’intégration. Les nouveaux employés peuvent ensuite appeler ces informations selon leurs besoins (également plusieurs fois).

• Les nouvelles connaissances peuvent être diffusées plus rapidement

La formation continue et l’apprentissage tout au long de la vie font partie intégrante d’une biographie professionnelle. La gestion des connaissances garantit que les investissements dans la formation continue et continue sont rentables pour l’ensemble de l’entreprise. Les nouvelles connaissances sont préservées, transmises et peuvent être utilisées pour des innovations.

• Une culture d’entreprise positive est encouragée

Les investissements dans la gestion des connaissances n’ont pas seulement des effets positifs sur la compétitivité et la réussite des entreprises. Ils expriment également leur appréciation pour les employés et leurs ressources de connaissances et peuvent influencer positivement la communication interne de l’entreprise et le développement de l’identité de l’entreprise.

• Une qualité constante est assurée

En stockant les connaissances que vous avez acquises et en les mettant à disposition pour de nouveaux projets et tâches, vous vous assurez que le travail de vos employés est de qualité constante. Une bonne gestion des connaissances garantit que tous les employés accèdent toujours aux mêmes informations, par ex. B. pour les instructions de travail ou les descriptions de processus et que le contenu est à jour.

méthodes de gestion des connaissances

En gestion des connaissances, une distinction générale est faite entre deux modes de stockage et de transmission des connaissances : la codification et la personnalisation.

Gestion des connaissances par la codification

Nous avons mentionné précédemment les connaissances explicites, telles que les faits et les dates. Ce type de connaissances matérielles est relativement facile à écrire et à stocker, par exemple dans une base de données de connaissances. En général, la codification consiste à détacher des connaissances d’une personne et à les transférer dans un document, par exemple. La connaissance est alors accessible à tous, elle peut être consultée et développée davantage.

Gestion des connaissances par la personnalisation

Les connaissances tacites telles que les comportements ou les expériences individuels sont généralement moins adaptées à la codification. Les connaissances qui ne peuvent être codifiées et stockées sont appelées connaissances personnalisées. Cela joue également un rôle important dans la gestion des connaissances. Les entreprises doivent s’assurer que les conditions-cadres sont créées pour que les connaissances tacites associées à une personne ne se perdent pas, mais puissent être transmises et utilisées pour des innovations. Les nouveaux formats numériques tels que les réseaux numériques et la messagerie instantanée aident ici à promouvoir le contact personnel direct pour le transfert de connaissances.

Développement d’une gestion des connaissances

Vous n’êtes pas obligé de tout savoir. Il suffit de savoir où il se trouve. Ou quoi On dit qu’Albert Einstein l’a mis: “La connaissance signifie savoir où elle est écrite.” La gestion des connaissances consiste à rendre les connaissances stockées facilement consultables et trouvables. Pour y parvenir, de nombreuses entreprises choisissent une base de connaissances appropriée et établissent les meilleures pratiques pour construire et maintenir cette base de connaissances.

Avant de commencer, cependant, vous devez être conscient que la gestion des connaissances doit être un processus systématique et continu et faire partie d’une routine récurrente et des processus de travail quotidiens dans une entreprise. En plus des outils et des outils tels que les bases de données de connaissances, la gestion des connaissances nécessite la coopération de nombreux domaines de l’entreprise : des RH à la gestion en passant par l’informatique.

Responsable de la gestion des connaissances

La direction des ressources humaines gère les vecteurs de savoir dans une entreprise : les salariés et leurs compétences. Pour cette raison, les RH sont idéales pour de nombreuses entreprises pour la coordination de la gestion des connaissances. Cependant, selon la taille et la nature de l’organisation, un poste dédié à la gestion des connaissances peut également être créé, souvent appelé directeur de l’information (CIO). Outre la direction, qui porte la responsabilité principale de la gestion des connaissances, le service informatique joue un rôle important : l’utilisation d’outils numériques tels que les bases de connaissances nécessite leur expertise en termes d’adéquation, de coûts, de support et de maintenance.

tâches de gestion des connaissances

Pour réussir, la gestion des connaissances doit remplir ces trois tâches :

1. Stocker les connaissances existantes

Assurez-vous que les connaissances existantes sont stockées systématiquement. De cette façon, vous évitez de longs temps de recherche pour vos employés ou même la perte de connaissances et pouvez augmenter l’efficacité de l’entreprise. Lors du stockage des connaissances, l’utilisation d’un outil de gestion des connaissances approprié ou d’une base de données de connaissances joue un rôle crucial. Mais la structure et la bonne maintenance d’une telle base de données sont également cruciales pour le succès, tout comme la formation des employés à son utilisation. Une bonne maintenance des métadonnées, des catégories et des mots-clés, par exemple, garantit que les connaissances stockées sont consultables.

2. Activer le transfert de connaissances

Une gestion des connaissances réussie garantit que les connaissances sont partagées entre les employés, les départements et même les sites. Le transfert de connaissances est souvent limité à un département, y compris la maintenance de bases de données de connaissances distinctes. Cependant, le savoir ne peut déployer toute sa puissance que s’il provient de diverses sources et s’il est partagé et développé davantage. Alors les innovations et le développement de nouvelles connaissances sont possibles.

3. Apporter et développer de nouvelles connaissances

De nouvelles connaissances sont constamment créées dans une entreprise, que ce soit par des sources externes telles que la formation continue ou la participation à des conférences ou par l’échange et le développement de connaissances internes existantes. La gestion des connaissances garantit que ces nouvelles connaissances sont sauvegardées et introduites à long terme. Cela inclut les échecs et les projets infructueux, car les connaissances acquises sont des connaissances précieuses.

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