Le DHS annonce une nouvelle version du formulaire I-9 et une nouvelle procédure de vérification de documents à distance I-9 pour les employeurs E-Verify

Le Département américain de la sécurité intérieure (DHS) a récemment annoncé deux changements importants concernant le formulaire I-9, Vérification de l’admissibilité à l’emploi. Tout d’abord, le DHS émet un nouvelle version du formulaire I-9. Deuxièmement, à compter du 1er août 2023, le DHS permettra aux employeurs E-Verify qualifiés d’utiliser un procédure alternative d’inspection des documents en remplissant le § 2 ou le § 3 du formulaire I-9. Dans le cadre de cette procédure alternative, les employeurs E-Verify peuvent effectuer la vérification des documents à distance au lieu d’examiner physiquement le ou les documents originaux lors d’une réunion en personne avec le nouvel employé (ou l’employé existant lors de la revérification).

Nouvelle version du formulaire I-9

Pendant plus de trois décennies, les employeurs ont été aux prises avec quatorze versions différentes du formulaire I-9. Dans notre article d’octobre 2022, nous expliquions que le DHS préparait une énième version de ce formulaire gouvernemental compliqué. Le DHS est maintenant prêt à publier le nouveau formulaire I-9 et le fera le 1er août 2023.

Le nouveau formulaire I-9 contient plusieurs changements majeurs:

• Les § 1 et § 2 sont sur la même page avec des champs plus étroits dans lesquels écrire les réponses aux questions du gouvernement lors de l’utilisation de la version papier du formulaire I-9.
• Le paragraphe Préparateur/Traducteur ne fait plus partie du § 1, mais est plutôt un supplément séparé (Supplément A). Les employeurs doivent fournir le Supplément A lorsque le nouvel employé a besoin d’aide pour remplir le § 1.
• Les nouveaux employés et les employeurs ne sont plus tenus d’entrer « N/A » dans les champs qui ne s’appliquent pas. Les employeurs étaient auparavant passibles d’amendes pour avoir omis de s’assurer que « N/A » était entré.
• Le § 2 contient une nouvelle case à cocher dans le champ Informations supplémentaires que les employeurs doivent cocher s’ils ont examiné des documents en utilisant une procédure alternative autorisée telle que la nouvelle vérification de documents à distance.
• Le § 3 (pour la re-vérification ou, dans des circonstances limitées, la réembauche) ne suit plus le § 2. Au lieu de cela, le § 3 est un supplément séparé (Supplément B).
• La liste I-9 des documents acceptables comprend désormais
• un résumé du moment où certains récépissés valides peuvent être acceptés pour les documents énumérés dans la liste A, la liste B ou la liste C ; et
• une déclaration selon laquelle le DHS examinera les documents qui sont prolongés par l’autorité émettrice (par exempleun département d’état des véhicules à moteur) n’ayant pas expiré.
• Les nouvelles instructions I-9 sont huit pages au lieu de quinze pages. Le DHS a déplacé une partie du contenu supprimé vers son Manuel pour les employeurs et I-9 centrale site Internet.

Le DHS accorde aux employeurs trois mois pour passer à la nouvelle version du formulaire I-9. Ainsi, les employeurs peuvent légalement continuer à utiliser la version existante du formulaire I-9 (date d’émission du 21 octobre 2019) jusqu’à la fin des activités le 31 octobre 2023. D’ici le 1er novembre 2023, tous les employeurs doivent utiliser la nouvelle version du formulaire I-9 pour les nouvelles embauches et les revérifications.

Conseil de bonne pratique : Les employeurs doivent utiliser la période de transition (du 1er août 2023 au 31 octobre 2023) pour examiner et se familiariser avec la nouvelle version du formulaire I-9 ainsi qu’avec les nouvelles instructions I-9. Passer trop rapidement à la nouvelle version augmentera la probabilité d’erreurs, ce qui, à son tour, peut entraîner des amendes gouvernementales plus élevées.

Nouvelle procédure de vérification de documents à distance, une option pour les employeurs E-Verify en règle

Le DHS a mis en place une nouvelle procédure de vérification de documents à distance I-9 comme alternative à l’examen physique des documents en personne. Les employeurs qui souhaitent utiliser la vérification de documents à distance doivent être inscrits au programme E-Verify et être en « règle » au moment où ils comptent sur la nouvelle procédure. Cette procédure alternative est disponible depuis le 1er août 2023.

Sous le nouveau Procédure de vérification de documents à distance I-9les employeurs E-Verify qualifiés doivent suivre les étapes suivantes :

• Demandez au nouvel employé d’examiner la liste I-9 des documents acceptables et de sélectionner un document valide de la liste A OU un document valide de la liste B et un document valide de la liste C de son choix. Pour la revérification, fournissez la liste I-9 et demandez à l’employé existant de présenter un document valide de la liste A OU un document valide de la liste C pour confirmer l’admissibilité à l’emploi continu.
• Une fois que l’employé a sélectionné le(s) document(s), demandez-lui d’envoyer à l’employeur des copies « claires et lisibles » du ou des document(s). Si un document est recto-verso, le nouvel employé (ou l’employé existant) doit fournir à l’employeur des copies du recto et verso du document.
• Examinez les copies claires et lisibles du ou des documents pour confirmer qu’ils semblent raisonnablement authentiques.
• Après avoir reçu et examiné le ou les documents, organisez une réunion vidéo avec le nouvel employé (ou l’employé existant en cas de revérification). Au cours de cette réunion vidéo, demandez au nouvel employé (ou à l’employé existant) de montrer le ou les documents originaux pour lesquels des copies ont été transmises précédemment. Comparez le(s) document(s) présenté(s) lors de la visioconférence à la personne sur l’écran vidéo et aux informations indiquées au § 1 du formulaire I-9. Confirmez que le ou les documents semblent raisonnablement authentiques. Si le nouvel employé ou l’employé existant s’appuie sur un reçu valide pour un document de la liste I-9, examinez le reçu lors de la réunion vidéo.
• Cochez la case dans le champ Informations complémentaires du § 2 pour indiquer que l’employeur a utilisé la procédure de vérification de documents à distance. Si l’employeur utilise toujours le formulaire I-9 existant (date d’émission du 21 octobre 2019), écrivez “Procédure alternative” dans le champ Informations supplémentaires.
• Ouvrir en temps opportun l’enquête de cas E-Verify après avoir rempli le formulaire I-9. En vertu de la loi actuelle, les employeurs E-Verify sont tenus d’ouvrir une enquête de cas E-Verify avant la fin du troisième jour ouvrable après l’embauche. Les employeurs devraient pas ouvrir les demandes E-Verify lors de la revérification du formulaire I-9.
• Conservez les copies claires et lisibles du ou des documents avec le formulaire I-9 rempli. Produisez le formulaire I-9 et les copies au gouvernement lors d’une inspection I-9 ou d’une mesure d’exécution.
• Participez à la formation offerte par le programme E-Verify. Cette formation comprend la sensibilisation à la fraude, les règles anti-discrimination et des mises à jour périodiques de la formation.

Les employeurs E-Verify ne sont pas tenus d’utiliser la procédure de vérification de documents à distance I-9. Si les employeurs E-Verify choisissent d’utiliser cette nouvelle procédure, ils peuvent le faire pour tous les employés ou uniquement pour les formulaires I-9 associés aux employés qui travaillent à distance. Les employeurs doivent appliquer les procédures I-9 de manière équitable et cohérente. Par conséquent, les employeurs ne devraient pas exiger que certains employés distants se présentent en personne dans les bureaux de l’entreprise pour terminer le processus I-9 tout en permettant à d’autres employés distants de terminer le processus I-9 en utilisant la nouvelle procédure de vérification à distance.

Conseil de bonne pratique : Les employeurs doivent suivre la procédure traditionnelle d’inspection physique des documents en personne pour les employés qui se présentent à l’établissement de l’employeur et utiliser la nouvelle procédure alternative uniquement pour les employés qui travaillent à distance. Pour protéger l’intégrité et la sécurité du système I-9, le DHS surveillera attentivement l’utilisation par les employeurs de la nouvelle procédure alternative. Même avec la surveillance accrue du gouvernement, la procédure de document à distance est un bien meilleur choix pour les employeurs que l’embauche d’un agent tiers local. Avec la vérification des documents à distance, les employeurs ont une meilleure opportunité d’atteindre la conformité I-9.

Nous continuerons à vous tenir au courant des derniers développements I-9. Veuillez contacter votre avocat du travail et de l’emploi Foley & Lardner LLP pour toute question.