Les règles d’or pour réussir la transition vers le flex office

Retour sur un phénomène incontournable dans le tertiaire

Le flex office conduit à un environnement de travail nomade, organisé en fonction des activités de la journée. Il est générateur de rencontres nouvelles, dans une organisation qui favorise ainsi l’horizontalité : dans l’aménagement en flex office, on change de voisin régulièrement, il est même possible de se retrouver à côté de son manager, du CEO ou du DRH. Des avantages qui ne sont pas toujours aussi évidents…

Après une introduction consacrée à l’évolution des manières de travailler et au changement du concept de travail dans le monde du futur, Sharvy donne des recettes et des exemples pratiques pour savoir ce qu’il faut vraiment privilégier pour réussir son projet de flex office.

Si les salariés plébiscitent le télétravail, en revanche, ce qui leur est présenté comme la compensation de locaux désertés, le flex office, a parfois du mal à être apprécié. Tout changement suscite naturellement résistances et critiques, avant de s’installer dans les mœurs. Question de présentation et de mise en œuvre… Le flex office ne s’improvise vraiment pas. C’est l’objectif de ce guide de guider le déploiement : avantages, pré-requis, risques, bonnes pratiques et retours d’expériences.

59% des entreprises françaises envisagent de passer au flex office

Le flex office symbolise un monde du travail en pleine réorganisation. La fin des bureaux tels que nous les avons toujours connus, permet d’intégrer les préoccupations sociales et environnementales. Il offre davantage de flexibilité, tout en améliorant la qualité de vie et le bien-être au travail. Pour autant, des dépenses immobilières et d’aménagement sont nécessaires. Une raison de plus de bien négocier le virage, car la nouvelle organisation génèrera des coûts d’installation, sans doute avant qu’on en perçoive les économies générées par la baisse des surfaces occupées (loyer, chauffage, climatisation, électricité, etc).

Quand les postes de travail ne sont plus attribués de façon définitive, une fois sur site, on n’a plus, en principe, qu’à choisir son point d’ancrage de la journée, pour débuter ses tâches. Sharvy, qui propose aux entreprises, une application d’optimisation des espaces de travail, facilite justement ces allocations quotidiennes d’espace, en tenant compte de toutes les contraintes spécifiques d’un lieu, d’une équipe, d’une organisation. On arrive en sachant déjà où on va s’installer, sans crainte de ne pas trouver de place et d’errer dans les couloirs…

Avec 8 règles d’or à respecter pour réussir la transition vers le flex office, Sharvy fait le tour des sujets sensibles, et propose une solution d’optimisation des espaces de travail, qui permet à chacun de réserver son bureau avant d’arriver sur place.

Le flex office, en 5 chiffres

60% : le taux d’occupation moyen des bureaux d’une entreprise en Europe. En tête, la France avec un taux d’occupation de 66%.

Une part de télétravail est devenue la norme au sein des entreprises, avec 2 jours en moyenne.

Pour 77% des employeurs et responsables RH, le télétravail est devenu une carte à jouer pour attirer et fidéliser les générations Z (73%) et Y (67%) qui font du télétravail un critère non-négociable.

59% des entreprises françaises envisagent de passer au flex office, et envisagent de réduire de 25% à 30% les surfaces occupées, par ce moyen.

Aujourd’hui, on compte en moyenne 7 postes de travail pour 10 collaborateurs (ce qu’on appelle le taux de foisonnement, est de 0,7).

Les 8 règles d’or du flex office

1. Les attentes et les besoins des collaborateurs, tu identifieras.
2. Une charte du flex office co-construite et partagée, tu proposeras.
3. Une réorganisation des espaces de travail, tu réaliseras.
4. Un calcul du taux de foisonnement des bureaux, tu n’oublieras pas.
5. Un poste à chaque collaborateur, à tout moment de l’année, tu assureras.
6. Sur l’écosystème digital, tu ne lésineras pas.
7. Une culture du respect mutuel, tu feras naître.
8. Une phase de Test & Learn, tu réaliseras.

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