Liste de contrôle Projets | TechSmith

Avec cette check-list, rien n’est perdu lors de la passation des tâches

La transmission de tâches ou de projets fait partie intégrante de la vie professionnelle quotidienne. Lors de la planification d’un transfert, que ce soit pour un projet, des missions spécifiques ou avant des vacances, de nombreux points importants doivent être pris en compte. Vous pouvez rapidement perdre le fil des choses. Cette liste de contrôle montre tout ce dont vous avez besoin pour discuter et enregistrer lors de la remise d’un projet. Utilisez nos 10 points pour créer un protocole de passation ou pour préparer la réunion de passation.

1. Durée de votre absence ou date de passation du projet

Transférez-vous le projet ou les tâches de manière permanente, si oui, à partir de quand ? Si le transfert est limité dans le temps, vous devez également enregistrer la date de fin en plus de la date de début.

2. Coordonnées du nouveau chef de projet

Après vous, qui est responsable du projet ou de certaines tâches ou reprend votre couverture de vacances ? Quelles sont les coordonnées (téléphone, email) ? Confiez-vous le projet ou les tâches à plusieurs personnes ? Ensuite, vous devez déterminer qui est responsable de quoi. À qui vos e-mails seront-ils transférés et qui recevra tous les e-mails spécifiques au projet à l’avenir ? Votre numéro de téléphone sera-t-il partagé, si oui, à qui ?

3. Informations sur le projet en cours et l’état du projet

Un point central et probablement le plus important d’un transfert est l’information sur le projet : que faut-il faire ? Quelles sont les tâches? Quel est le statut de travail actuel ? Quel est le rôle de votre représentant ou du nouveau chef de projet ? Y a-t-il des décisions ou des délais? Y a-t-il des problèmes ou des questions non résolues ? Y a-t-il des tâches ou des priorités urgentes qui doivent être faites en premier ? Où sont stockés les informations et les fichiers du projet ? Pour un aperçu du projet, utilisez également des outils tels que des captures d’écran ou des vidéos d’écran pour enregistrer et expliquer l’état actuel des travaux ou les travaux à venir.

4. Informations sur les autres tâches récurrentes

Y a-t-il des tâches quotidiennes ou récurrentes que le nouveau chef de projet ou votre représentant doit assumer ? Que faut-il considérer ?

5. Accès aux fichiers, informations, manuels et autres ressources

Quels fichiers et informations sont nécessaires pour le projet ou les tâches qui sont confiées ? Où sont-ils stockés ? Existe-t-il des logiciels, des programmes, des listes de contrôle, des manuels ou des feuilles de style qui sont importants pour le travail du projet ? Assurez-vous que votre remplaçant ou votre nouveau chef de projet a accès à toutes les ressources nécessaires.

6. Mots de passe et droits d’accès requis

Quelles données de connexion sont nécessaires pour poursuivre le projet ou vos tâches ? Faut-il encore attribuer des droits d’accès ou créer des comptes ? Gardez une trace de ces données importantes, mais pensez également à la protection des données et ne stockez pas les mots de passe ou les informations de connexion sur un serveur accessible au public, par exemple. Il est préférable d’utiliser un gestionnaire de mots de passe pour stocker les données de connexion ou les documents importants sous forme cryptée.

7. Coordonnées des contacts avec numéros de téléphone, adresses e-mail, etc.

Quels interlocuteurs (externes et internes) ou prestataires sont impliqués dans le projet ? Quelles sont leurs coordonnées ? Par exemple, créez une liste de ces contacts et enregistrez le rôle de chaque personne et les accords qui ont été conclus avec eux.

8. Dates et échéances importantes

Quelles sont les échéances ou les dates importantes à venir ? Y a-t-il des réunions d’équipe ou de projet récurrentes, si oui, quand ont-elles lieu et qui les organise ? Y a-t-il des foires commerciales ou des événements publics qui sont importants pour le projet et auxquels il faut participer ? Y a-t-il encore des dates floues qui doivent être confirmées ? Enregistrez tous les rendez-vous ou saisissez-les dans un calendrier central.

9. Exigences d’approbation, de signature et de libération

Qui est autorisé à signer des documents ou des contrats importants ? Y a-t-il un ordre à suivre lors de la signature ? Par exemple, qui est responsable des versions ? Comment les responsabilités sont-elles réglementées ?

10. Information préalable sur la remise du projet et contenu d’une notification automatique par e-mail

Qui doit être informé en amont de la passation du projet ou de la passation des tâches ? Assurez-vous que toutes les personnes impliquées dans le projet sont informées en temps utile du changement de personnel. Discutez également de ce qui devrait être inclus dans une éventuelle notification par e-mail qui sera envoyée automatiquement après votre départ du projet.