Microsoft a révélé des mises à jour de son application Shifts dans Microsoft Teams pour les travailleurs et les managers de première ligne.
Les travailleurs de première ligne peuvent bénéficier de l’option supplémentaire permettant de partager leur disponibilité à une date spécifique, tandis que les responsables de première ligne peuvent importer des horaires depuis Excel dans Shifts.
Microsoft Shifts est un outil de gestion des plannings dans Teams qui permet aux utilisateurs de créer, gérer et mettre à jour les plannings des équipes.
Disponibilité par date
Les travailleurs de première ligne indiquent à leurs gestionnaires quels jours et heures ils sont disponibles pour aider les gestionnaires à créer des horaires de travail et ainsi réduire le nombre d’ajustements nécessaires.
Les travailleurs pouvaient déjà définir leur disponibilité sur des jours récurrents, par exemple tous les mardis de 9h à 17h. Désormais, les travailleurs de première ligne peuvent également partager les dates spécifiques auxquelles ils sont disponibles.
Inês Gil, employée de Microsoft dans la communauté Microsoft Techexplique comment cette nouvelle fonctionnalité peut aider à la fois les travailleurs de première ligne et les gestionnaires de première ligne :
Cette nouvelle fonctionnalité permet aux travailleurs de première ligne d’adapter leurs préférences de disponibilité à des dates spécifiques, leur offrant ainsi une flexibilité accrue pour gérer des exigences de planification uniques.
“Cette fonctionnalité supplémentaire s’intègre parfaitement aux options existantes pour une disponibilité récurrente.”
Importer des horaires depuis Excel
Les responsables de première ligne peuvent utiliser un classeur Excel pour transférer les horaires dans Shifts afin de faciliter la constitution d’équipes plus rapidement, en particulier lors de la gestion de grandes équipes.
La prochaine mise à jour permet aux responsables de première ligne d’utiliser Excel pour créer des horaires et de les importer dans Shifts via l’application Shifts Web ou Desktop.
Les importations Excel permettent aux gestionnaires d’effectuer automatiquement diverses actions qui devraient autrement être effectuées manuellement, notamment l’attribution d’équipes et de congés, l’ajout d’équipes ouvertes, l’organisation des équipes par groupe, l’ajout de membres de groupe et la création de notes pour la journée.
Auparavant, les utilisateurs devaient rester dans l’application Shifts pendant le traitement de leurs fichiers afin de pouvoir surveiller les erreurs d’importation. Ils ne pourraient donc pas initier des discussions dans Teams pendant le traitement de ces fichiers par exemple.
Avec cette dernière mise à jour, tous les managers de première ligne peuvent vérifier les statuts d’importation des équipes pour détecter les erreurs potentielles au lieu d’être obligés d’attendre. Les managers peuvent également visualiser les dix dernières actions de création de planning via l’importation Excel, facilitant ainsi la collaboration entre les managers d’une équipe.
Un seul fichier Excel peut prendre en charge jusqu’à 30 000 entités de planification, composées de 10 000 équipes, équipes ouvertes et entités de congés. Pour ajouter d’autres éléments, vous devrez créer un autre fichier.
Pour importer votre planning dans l’application Shift, cliquez simplement sur « Plus d’options » dans le coin supérieur droit de l’application Shift Web ou Desktop et sélectionnez « Importer le planning ».
Ensuite, sélectionnez « Télécharger le fichier » et choisissez le classeur Excel approprié. Après avoir cliqué sur « Ouvrir », vous pouvez afficher son statut de téléchargement et ses détails dans le tableau Historique des importations.
En cas de succès, le statut s’affichera comme « Importé ». Le statut indiquera « Erreur » si des erreurs sont détectées.
Ces mises à jour s’ajoutent à une série de développements publiés en décembre de l’année dernière, qui comprenaient une fonctionnalité de comptage des personnes, des mises à jour de l’expérience utilisateur, des contrôles supplémentaires pour les managers, des notes journalières, ainsi que la possibilité d’importer et d’exporter des congés et des équipes ouvertes.
Le mois précédent, novembre 2023, a également vu la publication de diverses nouvelles mises à jour de Shifts chez Microsoft Ignite, qui comprenaient une plus grande visibilité des informations, des contrôles sur le marché et le déploiement de Shifts à grande échelle. Il mentionne également la même capacité de transfert des congés et des équipes ouvertes via Excel.