Moins d’erreurs, plus de croissance: la puissance de la normalisation

Par Andrés Tejeda (nœud argentin)

L’ouverture de l’économie présente de nouveaux défis pour les PME, qui doivent gérer la pénurie de ressources et, en même temps, devenir plus compétitif En prix et en qualité, dans un contexte dans lequel le retard d’échange nuise aux secteurs d’exportation.

Cependant, Les entreprises qui parviennent à s’adapter rapidement auront de plus grandes possibilités de rivaliser avec de nouveaux acteurs du marché.
Se concentrer sur ce qui peut être géré est fondamental. Avoir sous contrôle, l’interne peut mieux faire face aux facteurs externes.

Quelle est la normalisation des processus?

La normalisation des processus consiste à définir et à documenter des procédures claires et reproductibles pour mener les principales activités commerciales. Il s’agit d’établir «la meilleure façon» de faire des choses, afin que tous les membres de l’équipe suivent les mêmes étapes, peu importe qui exécute la tâche.

Les avantages de la normalisation comprennent:

• CONCACTAIRE ET RÉDUCTION: Minimise le temps et les ressources nécessaires pour effectuer des tâches.
Une étude de McKinsey & Company révèle que les entreprises qui normalisent leurs processus atteignent une réduction allant jusqu’à 20% des coûts opérationnels.

• Qualité uniforme: Garantit que les produits ou services maintiennent une norme constante.

• Facilité Expansión: Il permet de reproduire les processus, de réduire les erreurs et d’éliminer l’improvisation ou la dépendance à l’égard des personnes spécifiques.

• Une plus grande attraction pour les investisseurs: Les entreprises ayant des processus bien définis démontrent l’organisation et l’évolutivité.

Les entreprises qui cherchent à internationaliser doivent avoir leurs processus clés standardisés. C’est une réalité mondiale. Et dans le contexte actuel, De nombreuses PME argentines doivent rivaliser avec des entreprises étrangères qui ont optimisé leurs processus de production au maximum.

Avant de blâmer les réglementations, les politiques ou les facteurs externes – qui, bien sûr, influencent, mais ne déterminent pas – je vous invite à refléter: Combien de processus de votre entreprise sont documentés? Quels indicateurs utilisez-vous pour connaître leur efficacité? À quelle fréquence sont-ils examinés et mis à jour?

Erreurs courantes lorsque vous essayez de normaliser les processus

• Manque d’engagement d’adresse: Paradoxalement, de nombreux propriétaires de PME entravent la normalisation. L’urgence du jour à jour les amène à «sauter des étapes» pour résoudre des problèmes ou imprévus, ce qui les empêche d’identifier les vrais goulots d’étranglement ou les causes profondes.

• Résistance à l’équipe: Si les collaborateurs ne comprennent pas les avantages de la normalisation, ils peuvent réduire l’importance ou même le rejeter.

• Bureaucratie excessive: Les processus rigides peuvent frustrer l’équipement et ralentir les opérations au lieu de les accélérer.

• N’adaptez pas les processus à la réalité de l’entreprise: Chaque PME est différente et a besoin de procédures alignées avec ses besoins et leurs ressources.

• Manque de surveillance: Ne surveillez pas si les processus fonctionnent ou les ajustent si nécessaire est une erreur grave et fréquente, ce qui rend difficile la mise en œuvre de la culture de la gestion des processus.

Par où commencer?

La première étape consiste à identifier et cartographier les processus existants, en les séparant en trois catégories:
1) Processus critiques: Ceux qui ont un impact direct sur la satisfaction ou la rentabilité des clients. Exemple: production, ventes, service client.
2) Processus répétitifs: Ceux qui ont terminé périodiquement et consomment beaucoup de temps. Exemple: Contrôle administratif des stocks.
3) Processus problématiques: Ceux qui génèrent des erreurs fréquentes, des goulots d’étranglement ou une insatisfaction des clients. Exemple: livraison de produits, gestion des commandes.

Une fois identifié, Documenter chaque processus détaillant étape par étape son exécution actuelle. Ensuite, analysez les possibilités d’amélioration, éliminant les redondances, simplifiant les tâches et corrigez les erreurs.
L’étape suivante consiste à concevoir le processus idéal, avec un flux de travail clair, efficace et reproductible. Enfin, Former l’équipe, en s’assurant que chacun comprend les nouvelles procédures et leur importance.

Je vous recommande d’utiliser des diagrammes de flux ou des cartes de processus afin que tous les collaborateurs puissent voir clairement les étapes à suivre. Cela aide à visualiser les tâches et à mieux comprendre les interactions entre les départements.

Vous pouvez également créer des listes de contrôle de vérification pour les tâches répétitives pour vous assurer que chaque activité est réalisée avec le même niveau de détail. Ceci est très utile dans des domaines tels que le contrôle de la qualité ou du service client, où chaque étape doit être remplie correctement pour garantir la qualité du service.

Comment mesurer le succès de la normalisation?

Peter Drucker, le père de la gestion des affaires moderne, a déclaré: «Ce qui n’est pas mesuré, ne peut pas être contrôlé. Ce qui n’est pas contrôlé, ne peut pas être géré. Ce qui n’est pas géré, ne peut pas être amélioré. “

Pour évaluer l’efficacité de la standardisation, définissez les principaux indicateurs de performance (KPI):
Temps d’exécution des tâches: avez-vous été réduit? Taux d’erreurs: avez-vous diminué? Satisfaction du client: vous êtes-vous amélioré? Coûts opérationnels: ont-ils été optimisés?

De plus, consultez votre équipe: les nouveaux processus sont-ils plus faciles à suivre?
Les processus de normalisation peuvent sembler un défi complexe, mais lorsqu’il est mis en œuvre correctement, les avantages sont écrasants.