Organisez des réunions efficaces avec la vidéo asynchrone

Vous passez trop de temps en réunion et vous vous demandez comment organiser des réunions plus efficaces ? Alors vous n’êtes pas seul. Fort cette enquête En moyenne, un peu plus de 5 heures par semaine sont consacrées aux réunions, dont 2 bonnes heures sont perçues comme superflues. Nous passons en moyenne 100 heures par an en réunions inutiles. D’autres études pointent vers une situation alarmante 80% du temps de travailque les cadres dépensent en réunion. Autour 71% de ces cadres sont d’avis que de nombreuses réunions sont improductives et inefficaces et ne conduisent donc pas à de meilleurs résultats de travail. Bon à savoir c’est aussi que seul 20% des cadres Recevez une formation sur la façon d’organiser des réunions efficaces. Alors, comment est-ce mieux?

Les réunions ne doivent pas être une perte de temps. Pour rendre les réunions efficaces, la communication asynchrone contribue à une mentalité “asynchrone d’abord”. Dans l’article, vous pouvez lire comment cela fonctionne et comment vous pouvez organiser vos réunions à l’avenir afin d’avoir plus de temps pour un travail concentré et efficace. Utilisez nos conseils pour libérer votre agenda pour les tâches vraiment importantes !

Contenu:

Comment les réunions perturbent la productivité

Les réunions nous obligent à changer de contexte

Les réunions réduisent le temps consacré au travail concentré

Qu’est-ce qui distingue les bonnes réunions ?

La vidéo asynchrone rend les réunions plus courtes et plus efficaces

Types de réunions que vous pouvez remplacer par la vidéo asynchrone

Réunions d’échange unilatéral d’informations

Réponses à la question “Comment puis-je…?”

donner votre avis

Les avantages des vidéos asynchrones au lieu des réunions

Le travail ne reste pas dans les limbes

Plus ont la possibilité de contribuer

Les informations peuvent être archivées et utilisées sur le long terme

Simplifiez-vous la vie au travail et évitez les réunions inutiles

Comment les réunions perturbent la productivité

Une chose est claire : plus vous passez de temps en réunion, moins vous avez de temps pour faire votre travail. Mais ce n’est pas tout:

Les réunions nous obligent à changer de contexte

Les nombreuses réunions inscrites à votre agenda vous obligent à changer de contexte plusieurs fois par jour. Et cela nuit à votre attention. Supposons que vous travaillez sur une présentation sur les pommes et que vous devez faire une pause dans votre travail pour une réunion sur les oranges.

Votre cerveau a maintenant besoin de temps et d’énergie pour basculer entre les deux tâches. Les oranges n’attirent pas toute votre attention parce que vous pensez encore en partie aux pommes. Ensuite, lorsque vous reprenez le travail sur votre projet de pomme, pensez aux oranges pendant un moment.

Les réunions réduisent le temps consacré au travail concentré

Les réunions divisent la journée de travail en plusieurs petites unités de temps. Cela vous laisse une heure ou deux ici ou 20 minutes là pour faire le travail. Mais surtout pour les tâches difficiles sur le plan cognitif telles que les solutions créatives ou la résolution de problèmes, notre cerveau a besoin de phases de travail plus longues et ininterrompues pour entrer dans le flux nécessaire. Si ce temps manque, nous travaillons moins de manière créative et prenons peut-être de moins bonnes décisions.

Qu’est-ce qui distingue les bonnes réunions ?

Il y aura toujours des réunions, car dans bien des cas, elles sont aussi utiles. Parfois, une réunion de groupe synchrone pour discuter d’idées et prendre des décisions est la meilleure solution. Prédéterminer quand et pourquoi votre réunion aura lieu et comment elle se déroulera est la base de réunions efficaces. Les bonnes réunions se caractérisent généralement par :

• Vous avez un objectif clair et des résultats attendus. Si vous ne pouvez pas expliquer de manière concluante pourquoi la réunion devrait avoir lieu, elle est probablement redondante.
• Ils sont aussi courts que possible. Toutes les réunions ne doivent pas durer une heure. N’allouez que le temps dont vous pensez avoir besoin pour obtenir le résultat souhaité.
• Vous avez les bons participants. Trop de participants peuvent détourner l’attention du sujet de la réunion, car des sujets ou des questions non pertinents sont alors abordés. Ils font également perdre le temps de ceux pour qui la réunion n’est pas pertinente.

La vidéo asynchrone rend les réunions plus courtes et plus efficaces

Une réunion efficace nécessite une bonne planification, mais le temps de préparation supplémentaire en vaut la peine. Vous souhaitez réduire la durée de la réunion synchrone ou vraiment utiliser efficacement le temps de réunion ? Ensuite, vous devez utiliser des formes de communication asynchrones pour la préparation et le suivi, comme les messages vidéo.

Un exemple : Vous planifiez une réunion pour une séance de remue-méninges ou pour prendre une décision. La réunion, bien sûr, a un contexte, une histoire ou des informations de base nécessaires à la discussion. N’attendez pas la réunion pour partager cette information !

Vous pouvez enregistrer à l’avance une présentation avec des diapositives, des données ou des exemples que vous souhaitez partager lors de la réunion sous forme de vidéo d’écran. Avec une application de screencast comme Snagit, c’est facile et nécessite peu de préparation, et vous pouvez partager la vidéo de l’écran avec vos collègues en un seul clic. Avec Snagit, enregistrez votre écran, votre microphone et votre caméra si vous en avez besoin, le tout en même temps, et créez une vidéo partageable en quelques minutes.

Conseil de pro : Utilisez la fonction dessin d’écran de Snagit pour mettre en évidence les informations importantes pendant que vous enregistrez, y compris les flèches, les carrés et les puces numérotées dans des couleurs personnalisables.

Envoyés à l’avance, vos participants ont plus de temps pour s’engager avec les informations et noter des questions, permettant une discussion stimulante pendant la réunion. Et : Votre rencontre sera plus courte car vous gagnerez le temps que vous auriez consacré à la présentation des informations préliminaires.

Types de réunions que vous pouvez remplacer par la vidéo asynchrone

Parfois, la façon la plus productive de tenir une réunion est de la sauter.

De nombreuses réunions auxquelles nous devons assister sont programmées par habitude. Ces types de réunions sont généralement superflus et plus prometteurs dans un format différent :

Réunions d’échange unilatéral d’informations

Toute réunion où l’information est partagée dans une seule direction, comme pour une mise à jour de statut, un partage de données ou une démonstration de projet, est généralement plus efficace dans un format asynchrone. Au lieu de cela, enregistrez une vidéo avec Snagit pour partager vos mises à jour ou présenter votre projet, un peu comme une réunion Teams ou une réunion en face à face.

Utilisez la fonction d’incrustation d’image de Snagit pour ajouter votre caméra Web à la capture d’écran. Cela associera votre visage et votre nom à votre travail, ce qui peut parfois être difficile lorsque vous travaillez à distance.

Réponses à la question “Comment puis-je…?”

Supposons que vous deviez montrer à un collègue comment mettre à jour une page sur le site Web de l’entreprise. Vous pouvez maintenant aller à son bureau et lui montrer le processus d’édition. Ou passez un appel vidéo et partagez l’écran lorsque vous travaillez à distance. Mais il existe un moyen plus efficace de démontrer les processus, que vous travailliez au bureau, à distance ou hybride : une vidéo asynchrone.

Vous l’avez probablement deviné : il vous suffit de lancer Snagit et d’appuyer sur le bouton d’enregistrement. Affichez toutes les étapes de travail à l’écran, comme vous le feriez lors d’une réunion. Enfin, cliquez sur le lien de partage et vous aurez instantanément un lien vers votre vidéo copié dans votre presse-papiers.

Cela vous fait non seulement gagner du temps, mais votre collègue peut également accéder à l’enregistrement vidéo à tout moment et n’a pas à discuter avec vous pour chaque question. Et : Vous pouvez également utiliser la vidéo pour expliquer le processus de montage à d’autres collègues. Ajoutez à cela la plate-forme Screencast.com et vous pouvez organiser vos vidéos et guides par sujet afin qu’ils soient faciles à trouver.

Retour donner

Vous n’avez pas besoin de planifier des réunions de plusieurs heures ou d’écrire des kilomètres d’e-mails pour donner votre avis sur un projet ou sur le travail d’un collègue. Utilisez plutôt Snagit pour enregistrer votre écran et partager vos idées dans une vidéo !

Utilisez votre écran pour expliquer simplement des idées difficiles et faire passer votre message. Si vous souhaitez donner des commentaires plus complexes, vous pouvez utiliser la fonction d’image dans l’image de Snagit pour enregistrer simultanément votre écran et votre caméra Web afin d’utiliser des expressions faciales et des gestes pour transmettre de l’empathie ou de l’enthousiasme.

Les avantages des vidéos asynchrones au lieu des réunions

Chez TechSmith, nous utilisons la vidéo asynchrone depuis des années pour améliorer ou remplacer nos réunions synchrones. Voici quelques-uns des avantages que nous avons constatés jusqu’à présent :

Le travail ne reste pas dans les limbes

Une approche “asynchrone d’abord” signifie que nous n’avons pas besoin d’attendre une réunion pour partager des idées, fournir des mises à jour ou prendre des décisions. Surtout avec des horaires chargés et des équipes dans des fuseaux horaires différents, la planification de réunions conjointes peut rapidement être un défi et impliquer de longs temps d’attente.

Le travail va plus vite lorsque vous ne dépendez pas de trouver un moment qui convient à tout le monde pour partager des informations importantes. Lorsque vous téléchargez vos vidéos Snagit sur Screencast, vos spectateurs peuvent poser des questions dans le fichier ou laisser des commentaires dans des commentaires chronométrés. Cela permet de maintenir la discussion sur le projet sans perturber la journée de chacun.

Et : Si nous ne sommes pas submergés de réunions inutiles, il nous est plus facile de trouver du temps pour les réunions qui sont vraiment nécessaires.

Plus ont la possibilité de contribuer

Même si vous parvenez à réunir tout le monde dans la même pièce ou en réunion en même temps. Tout le monde ne se sent pas à l’aise de parler devant tout le monde ou de fournir une rétroaction immédiate sur une question.

D’autre part, permettez à votre équipe d’investir autant de temps que nécessaire pour traiter et répondre aux informations fournies. Cela peut encourager une participation plus active au débat, réduire les réponses hâtives et améliorer votre communication globale.

Les informations peuvent être archivées et utilisées sur le long terme

Selon une étude de revue de Harvard business Moins de réunions peuvent également conduire à moins de malentendus. Les réunions synchrones comportent de nombreuses incertitudes, des problèmes annexes aux problèmes techniques qui conduisent à une mauvaise compréhension. Même si vous faites de votre mieux et que vous prenez des notes détaillées, des détails peuvent être perdus.

En revanche, si vous partagez une vidéo avec votre équipe, ces informations sont disponibles en permanence dans un format facilement accessible. Cette vidéo est accessible à tout moment si vous avez des questions ou si vous n’êtes pas sûr, ou si vous souhaitez résoudre une tâche connexe.

Simplifiez-vous la vie au travail et évitez les réunions inutiles

Les réunions ne sont pas intrinsèquement mauvaises, mais nous avons tendance à les programmer plus souvent que nécessaire. Si nous passons toute la journée de travail en réunion, nous n’avons pas le temps pour notre travail proprement dit. Beaucoup profitent alors de leurs soirées libres ou même du week-end pour rattraper ce qu’ils ont manqué, ce qui peut entraîner un surmenage ou un burnout et affecter nos performances.

Mais cela n’a pas besoin d’être! Des outils de capture d’écran comme Snagit vous aident à tirer parti des formes de communication asynchrones et à récupérer votre calendrier.