Récupérez le temps perdu !

19 jours ouvrables. Cela fait presque un mois entier au bureau. 152 heures-personnes pour accomplir des tonnes de travail précieux. Que pourriez-vous faire, bouger et apprendre pendant cette période ! Alternativement, 19 jours constitueraient bien sûr également un coussin impressionnant pour des vacances prolongées de près de quatre semaines.

Mais que fait-on à la place ? Nous sommes aux prises avec des tâches répétitives ou administratives qui sont en réalité tout simplement ennuyeuses et nous empêchent de faire les choses qui ont vraiment du sens – par exemple, travailler de manière productive et créer de la valeur pour le client.

Le travailleur du savoir moyen consacre 19 jours ouvrables par an à des tâches qui pourraient être automatisées. C’est du moins ce qu’on dit Étude réalisée par SnapLogic. Est-ce la réalité de votre équipe ?

La bonne nouvelle est que nous vivons en 2024, une époque où vous pouvez déléguer de nombreuses tâches indésirables aux robots et aux technologies d’automatisation. Et l’automatisation des processus et des tâches ne vous soulage pas seulement : elle augmente l’efficacité et la qualité du travail dans l’ensemble de votre organisation. Lorsque la tâche d’une personne est automatisée (et qu’elle peut se concentrer sur d’autres tâches importantes), cela signifie que les autres membres de l’équipe travaillant sur un travail qui en dépend n’ont pas à attendre ou à effectuer un suivi constant. Un goulot d’étranglement est éliminé.

Les automatisations d’Atlassian Confluence sont l’un de ces outils qui facilitent la journée de travail de votre équipe et ont le potentiel de réduire considérablement l’effort initialement quantifié. Voyons comment cela fonctionne et ce qu’il peut faire !

Automatisations et à quoi vous pouvez les utiliser

Une automatisation dans Confluence est un processus qui repose sur une règle qui déclenche automatiquement une action dès qu’un certain critère est rempli. Supposons que vous mettiez à jour une page dans une base de connaissances ; Votre équipe doit ensuite examiner les modifications de manière critique. Au lieu de publier manuellement le lien vers le chat de groupe de l’équipe avec la demande de révision, Confluence prend en charge cette tâche dès que vous avez enregistré la page. Il s’agit d’un petit soulagement qui peut vous faire gagner deux minutes de travail, mais bon nombre de ces petits soulagements au sein de votre équipe s’ajoutent rapidement à un budget de temps important.

Et ce n’est pas tout : les automatisations de Confluence vous aident à réduire le risque d’erreurs, à mieux gérer le cycle de vie du contenu et à rationaliser les processus. L’automatisation de Confluence peut non seulement formuler et envoyer des notifications de chat de manière indépendante. Cela aide également votre équipe à garder les zones Confluence bien rangées, pertinentes et à jour. Par exemple, il est possible d’archiver automatiquement le contenu obsolète ou de stocker de nouvelles pages dans les zones appropriées. Les automatisations aident également votre équipe à opérationnaliser les zones avec précision : lorsque vous créez un espace, Confluence utilise un modèle pour garantir que cette zone est équipée des pages, tâches et détails nécessaires.

Cependant, le meilleur de l’automatisation de Confluence est que vous pouvez personnaliser le système en fonction des situations et des besoins spécifiques de votre équipe et de votre organisation. Vous avez la possibilité de créer vous-même des règles d’automatisation pour prendre en charge presque tous les cas d’utilisation.

Des règles d’automatisation qui aident vraiment votre équipe

Pour créer vos propres règles, vous n’avez besoin d’aucune connaissance en programmation, il vous suffit de comprendre comment vos objectifs et les résultats sont liés. Ensuite, ce n’est qu’une question de pratique jusqu’à ce que vous puissiez facilement gérer des automatisations plus complexes. Il est préférable de commencer par des choses simples et de progresser progressivement vers des domaines plus complexes.

Les règles d’automatisation visent à rationaliser les processus et à réduire le travail manuel. Voici quelques exemples de règles courantes avec exemples :

• Affectation des tâches : une nouvelle tâche est attribuée en fonction de la disponibilité et de l’expertise.
• Déclencheur de workflow : dès qu’une sous-étape du projet est terminée, le statut passe à la phase suivante.
• Rappels d’échéance : les membres de l’équipe reçoivent des notifications lorsqu’une échéance approche.
• Mises à jour de statut : lorsque toutes les tâches associées sont terminées, un jalon est marqué comme accompli.
• Saisie et transfert de données : Après une réunion générale, un article de la base de connaissances est mis à jour.
• Notifications conditionnelles : une personne responsable reçoit une alerte lorsqu’une tâche est en retard.
• Génération de rapports : l’équipe définit une cadence mensuelle pour les rapports KPI automatisés.
• Processus d’escalade : si une tâche n’a pas été traitée dans un certain délai, la priorité est augmentée.

Il existe deux manières de configurer les règles d’automatisation de Confluence.

Voici comment créer vos propres règles dans Confluence

Comme mentionné, avec les bons outils et le bon plan, vous n’avez besoin d’aucune expérience en codage pour implémenter des règles d’automatisation. Le Générateur de règles d’automatisation vous offre un moyen convivial de créer et de modifier des automatisations. Lorsque vous créez une règle, vous pouvez faire glisser et déposer ses composants dans les différentes branches du flux de règles. Cela facilite le test et la configuration de nouvelles conditions pour trouver ce qui fonctionne le mieux.

Une règle nécessite au moins deux facteurs : un déclencheur et une action. Le déclencheur déclenche la règle, l’action décrit ce que la règle doit faire.
(Pour des règles plus complexes, vous pouvez également travailler avec des conditions et des branches.)

Supposons que votre règle d’automatisation concerne les échéances de votre équipe qui arrivent tout au long de la semaine : vous souhaitez que les membres de l’équipe soient automatiquement rappelés des échéances à venir.

Pour configurer l’automatisation, utilisez l’onglet Automatisation dans les paramètres de la zone. Là, soit vous utilisez un modèle, soit vous créez une toute nouvelle règle. Le déclencheur spécifique dans ce cas est une heure récurrente au début de la semaine, vous sélectionnez donc « tous les lundis » comme déclencheur. L’action à entreprendre est double : rechercher toutes les tâches à échéance dans les cinq prochains jours et envoyer un e-mail de rappel aux utilisateurs auxquels les tâches sont attribuées.

Ainsi, votre règle serait la suivante : « Chaque lundi, recherchez toutes les tâches à accomplir dans les cinq prochains jours et envoyez des e-mails de rappel aux responsables. »

Vous pouvez également créer une règle à l’aide des fonctionnalités d’Atlassian Intelligence. Vous décrivez simplement à l’IA en langage naturel ce que vous souhaitez automatiser – et elle crée la règle correspondante pour vous. Il n’est plus nécessaire de jongler manuellement et de manipuler les éléments de commande. (Dans la section d’assistance d’Atlassian, il y a Détails sur l’utilisation d’Atlassian Intelligence pour les automatisations.)

Bonnes pratiques pour créer des règles

Après avoir défini les règles souhaitées et vous être assuré qu’elles fonctionnent de manière cohérente, vous souhaiterez peut-être les organiser efficacement et unifier les processus liés. La gestion stratégique des règles vous aidera alors à simplifier encore davantage l’automatisation du travail.

Règles de groupe : Vous avez la possibilité de regrouper vos règles par thème afin de pouvoir les filtrer et les retrouver plus rapidement. Pour ce faire, vous devez utiliser des termes logiques et faciles à retenir. Par exemple, vous pouvez organiser une règle pour créer automatiquement un rapport spécifique sous « Rapports ».

Attribuer un propriétaire : Les propriétaires sont les personnes responsables de la mise en œuvre et du maintien des règles. Ils sont également le premier interlocuteur pour obtenir des conseils et des explications sur l’utilisation. Dans Confluence, les propriétaires correspondants sont affichés pour toutes les règles. Vous pouvez également voir les domaines dans lesquels ils sont actifs.

Audit régulier : C’est une bonne idée de surveiller de près les règles et d’analyser leur fonctionnement pour décider si elles doivent être conservées, modifiées ou désactivées. Un bon équilibre est important : si votre équipe a trop peu de règles, elle gaspille un précieux potentiel d’automatisation ; Trop de règles peuvent engendrer confusion et incertitude, conduisant certaines personnes à éviter complètement de les utiliser ou à créer leurs propres règles sujettes aux erreurs.
Confluence propose un journal d’audit qui permet de garder un œil sur les règles. Ici, vous pouvez voir quand une règle a été exécutée, si elle a été exécutée avec succès ou s’il y a eu des erreurs. Les messages d’erreur associés fournissent des informations sur les causes afin qu’ils puissent servir de base à la résolution du problème.

Utilisez des modèles : Les modèles permettent de gagner du temps et de garantir que vos règles fonctionnent efficacement et comme prévu. Vous avez le choix de créer vous-même des modèles individuels ou d’utiliser les modèles fournis par Confluence. Il y a récemment eu quatre nouvelles catégories de modèles pour l’automatisation :

• Organiser – Organiser le contenu dans Confluence
• Cross-Product – Automatisations pour la communication multi-produits
• Collaborer – Règles pour améliorer la collaboration en équipe
• Notifier – Modèles pour l’envoi automatique de notifications

Souhaitez-vous approfondir le monde de l’automatisation ? Heureusement, vous n’êtes pas obligé de tout régler vous-même ; vous pouvez bénéficier des expériences que d’autres équipes ont vécues avant vous. Voici quelques conseils pratiques éprouvés :

• Soyez précis : réfléchissez aux scénarios possibles et définissez les conditions afin que les processus automatisés ne s’exécutent pas trop souvent et n’entraînent finalement pas de travail supplémentaire.
• Utilisez des variables dynamiques : les valeurs intelligentes vous permettent de créer des règles qui évoluent facilement et peuvent être utilisées dans toutes les équipes, données et contenus.
• Utilisez la syntaxe correcte : si vous souhaitez travailler avec des requêtes et des valeurs intelligentes dans vos règles, cela vous propose la documentation fournit une assistance étendue.
• Testez vos règles : après la publication, vous devez vérifier manuellement vos règles. Vous pouvez également configurer des règles dans votre sandbox avant de le mettre en ligne.

Votre partenaire pour Atlassian Confluence

Les automatisations adaptées aux cas d’utilisation uniques de votre équipe rendent le travail dans Confluence plus efficace et moins sujet aux erreurs. Dans l’ensemble, elles vous aident à retrouver une partie de ces 19 jours ouvrables, que vous pouvez certainement remplir de manière plus significative qu’avec des tâches ennuyeuses et répétitives. travail de détail.

Vous souhaitez en savoir plus sur les automatisations Confluence ? Alors contactez-nous ! Les experts de notre équipe Atlassian sont impatients de discuter des cas d’utilisation et des besoins de votre équipe : Veuillez convenir d’un rendez-vous de consultation sans engagement avec nous.

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