Gestion
Les réunions sont souvent une perte de temps – c’est ainsi qu’elles deviennent finalement efficaces
Il vaut mieux être court et doux que long et ennuyeux : une culture de réunion s’apprend
© Photothèque scientifique / IMAGO
Aucune entreprise ne peut se permettre de mauvaises réunions à l’heure du télétravail et des semaines de quatre jours. Les experts conseillent : videz radicalement, mesurez la qualité des réunions – et si nécessaire, annulez poliment
Les réunions improductives sont comme une mauvaise alimentation : tout le monde est en théorie conscient des dégâts, mais peu de choses changent généralement. Les mauvaises réunions ne sont pas seulement une perte de temps, déclare Oliver Mattmann, directeur général de Peter Beglinger Training AG de Zoug, en Suisse. « Les réunions improductives et inutiles nuisent également à la culture d’entreprise », prévient-il. Car si le statu quo est accepté, cela démotive les salariés comme les managers.
Évidemment, les réunions inutiles ne font pas que ralentir les jeunes salariés de la génération Z. « Les personnes âgées sont également gênées par les réunions trop nombreuses, inutiles ou inutiles. Cette image est indépendante de l’âge», souligne Mattmann. Et la situation empire, simplement à cause d’un simple fait. «Nous avons de moins en moins de temps de travail disponible pour produire des résultats», explique le Suisse dont le père travaillait encore 55 heures par semaine avec seulement deux semaines de vacances par an.
Il est donc d’autant plus important de vider radicalement le calendrier des réunions. Les événements d’information pure peuvent être annulés immédiatement sans remplacement, explique Stephan Höfer, professeur d’organisation de production et de gestion de la qualité à l’ESB. École de commerce de l’Université de Reutlingen. Avec Mattmann, il a écrit le guide « En 7 étapes pour devenir un champion du meeting : un roman d’affaires ».
Conseils pour de bonnes réunions
Aussi différentes que soient les entreprises en fonction de leur taille et de leur secteur d’activité, les experts estiment qu’il existe quelques exigences de base auxquelles les réunions doivent toujours répondre :
- Aucune réunion ne commence sans un ordre du jour, un procès-verbal et des objectifs. « 90 % du succès d’une réunion dépend de la préparation », affirment les auteurs.
- Tous les documents seront remis aux participants au plus tard trois jours ouvrables à l’avance.
- Aucun touriste de réunion ne sera toléré – seules les personnes qui contribueront spécifiquement à la réunion ou assumeront la modération seront invitées.
- Quiconque ne peut pas systématiquement éviter les perturbations (téléphone, ordinateur) doit rester à l’écart de la réunion.
- Des points comme « Divers, divers, divers » n’ont pas leur place à l’ordre du jour. « De toute façon, ce n’est qu’un dépotoir pour des sujets non préparés », estiment Höfer et Mattmann.
- Chaque réunion se termine par un accord concret. Exigence minimale : qui fait quoi et quand ?
Cela semble simple. Mais pourquoi est-ce si difficile à mettre en pratique ? Apparemment, il y a encore un manque de prise de conscience du problème. C’est ce que suggère une enquête, que l’entreprise de Mattmann a récemment réalisé pour l’organisation faîtière suisse Economiesuisse. Une personne interrogée sur quatre sur 532 a déclaré que la culture des réunions au sein de l’entreprise n’est jamais remise en question. Seuls onze pour cent se demandent comment améliorer le déroulement des réunions au moins une fois par mois.
L’enquête suggère également : La plupart des réunions sont ponctuelles et ponctuelles. Selon les auteurs, il serait utile d’établir un format fixe pour ces sujets. « Notre expérience montre que les réunions régulières et récurrentes sont beaucoup plus faciles à optimiser », affirment-ils. Selon les experts, la maxime s’applique : court et plus souvent : « Il est donc préférable de discuter des tâches et des objectifs en équipe pendant 15 minutes une fois par jour au lieu de passer 120 minutes dans la salle de réunion toutes les deux semaines et de ne toujours pas progresser. “.
Mesurer le succès des réunions
Selon Höfer et Mattmann, il est tout à fait possible de mesurer le succès réel d’une réunion. Une méthode est la valeur « MEGA » (Meeting Goal Achievement). Il est demandé aux participants si, à leur avis, l’objectif de la réunion a été atteint. Vous ne pouvez attribuer que 0 ou 100 pour cent. La valeur moyenne donne une image claire du succès de la réunion. Les experts suggèrent : La qualité des réunions les plus importantes (environ 20 pour cent de toutes les réunions) est ainsi contrôlée. L’un des objectifs pourrait être d’augmenter la valeur « MEGA » de 25 pour cent d’ici trois mois.
Les bonnes réunions ne sont pas seulement l’affaire de celui qui les invite. Mattmann et Höfer donnent ces conseils pour une bonne culture de réunion :
- Chaque participant se sent responsable d’atteindre l’objectif de la réunion plus rapidement et avec une meilleure qualité.
- A la fin de chaque réunion, la question est posée : Que pouvons-nous changer et améliorer immédiatement lors de la prochaine réunion ?
- Une période de temps fixe est réservée à une meilleure culture de réunion dans l’équipe, par exemple une demi-journée chaque mois.
- « Soyez cohérent : n’acceptez pas les invitations à des réunions qui manquent d’ordre du jour, d’objectifs et de procès-verbal », disent les auteurs.
En fin de compte, ce sont les managers qui sont essentiels pour de meilleures réunions. « Si la direction donne l’exemple d’une culture de réunion « bâclée », elle imprègnera l’entreprise », prévient Mattmann. Il pense : Même de nombreux cadres supérieurs modèrent assez mal les réunions. Cependant, la formation continue dans ce domaine est encore largement négligée. Une formation continue peut contribuer à préserver durablement les succès durement gagnés dans la culture des réunions. « Ce n’est pas un succès assuré, mais plutôt une tâche de leadership », souligne le formateur.
