2024-03-19 17:18:37
Le Dr David Lenihan, Ph.D., JD, FRSM est le PDG/cofondateur de Santé du Tibre et le président de l’Université des sciences de la santé de Ponce.
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Dans Le journal de Wall Street article, “L’art de la réunion de 15 minutes et comment en organiser une,” La journaliste (paywall) Anne Marie Chaker évoque l’idée de limiter les réunions de bureau à un quart d’heure maximum. Le thème de l’article est le prolongement d’une analyse de Données Microsoft Teams qui a montré que les réunions de 15 minutes constituent la tranche de temps qui connaît la croissance la plus rapide que les travailleurs et les patrons planifient. Pourquoi ce format gagne-t-il en popularité ? Comme l’écrit Chaker : « Les réunions peuvent être les sables mouvants de la journée de travail. Ils peuvent prendre en charge le calendrier et interrompre le flux lorsqu’il y a un travail ciblé à accomplir.
Je suis d’accord avec son évaluation : en plus d’être un fan des Cubs de Chicago, il n’y a rien de plus déchirant, de plus énergisant et de plus furieux que d’essayer de naviguer (et de survivre) dans un calendrier dense d’assemblées sans fin avec vos collègues, qu’ils soient ‘s sont en personne ou via Zoom. Cependant, lorsqu’il s’agit d’insister pour que les réunions ne dépassent pas 15 minutes, je ne suis pas d’accord avec le fait que ce soit de loin la meilleure solution. J’ai appris que rien de véritablement substantiel ne peut sortir d’une si brève réunion. Je m’efforce de limiter nos réunions à un maximum de 45 minutes (de préférence moins) et, au maximum, une heure si nous abordons des sujets d’ensemble.
Néanmoins, même avec des limites de temps strictement appliquées aux réunions de bureau, certaines garde-fous doivent être établis pour maximiser l’efficacité, la concentration et la santé mentale de chacun. Voici quelques conseils que vous pouvez mettre en place.
1. Créez et faites circuler un itinéraire serré.
Un plan pour le déroulement/les thèmes de chaque réunion doit être établi et partagé avec tous les participants bien avant le coup d’envoi de la discussion. Une fois la réunion commencée, ce calendrier doit être strictement respecté pour éviter de se laisser distraire par les questions urgentes qui doivent être abordées.
2. Mettez fin aux discussions avant la réunion.
Je suis tout à fait favorable à l’établissement de liens avec mon équipe, au rattrapage avec mes collègues et au soutien des aventures de chacun en dehors du bureau, mais si cela s’insinue dans les réunions, le bavardage grégaire peut devenir sans fin. Tout le monde veut continuer sa journée de travail. En général, je recommande qu’une fois l’horloge de la réunion démarrée, vous réserviez les échanges pour la fontaine à eau, les pauses-café et le déjeuner.
Cependant, ces directives spécifiques s’appliquent uniquement aux réunions internes avec votre équipe. Si vous organisez des réunions avec des participants de différents pays et cultures, une étiquette appropriée est nécessaire et vous devrez peut-être prévoir du temps pour de petites discussions. Dans ce cas, ma suggestion est de sauvegarder les interactions sociales pour la fin de la réunion au cas où certaines personnes auraient besoin de raccrocher ou de partir pour se rendre à leur prochaine réunion.
3. Créez des tampons entre les réunions.
Les réunions consécutives me donnent le vertige, l’anxiété et l’épuisement. Je sors d’une première avec beaucoup d’informations à traiter, puis je passe à une autre qui couvre un tout nouvel ensemble de préoccupations. Voici ma solution pour éviter ce syndrome : quelle que soit la durée prévue d’une réunion, il doit y avoir un intervalle égal à cet intervalle avant que la prochaine réunion puisse commencer. Cet espace ouvert peut permettre à chacun d’être mieux préparé, alerte et rajeuni et, d’après mon expérience, le résultat est une productivité et une humeur améliorées pour tous les participants.
En conclusion, la notion de délai de 15 minutes comme réponse à la surcharge des réunions est attrayante : c’est facile à comprendre, cela semble simple à mettre en œuvre, et je suis sûr qu’il obtient l’adhésion immédiate des dirigeants et des membres de l’équipe. Mais, d’après mon expérience, des réunions considérablement réduites ne les rendront pas plus efficaces. Des réunions mieux organisées, plus disciplinées et intelligemment planifiées/échelonnées peuvent faire la différence.
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