Parkwood exploite les informations de RSM pour optimiser l’efficacité et la facilité de recherche
Dans un environnement commercial compétitif, toutes les entreprises recherchent des opportunités pour devenir plus efficaces en affinant les fonctions commerciales clés. La création de processus plus simples et plus rationalisés entraîne moins de frictions et plus d’informations pour les utilisateurs finaux, ainsi qu’une meilleure expérience pour les employés et les clients et, en fin de compte, plus de profits.
Parkwood est une société privée de services financiers qui propose des solutions de planification d’investissement, fiscales, juridiques et successorales à ses clients, ainsi qu’à la Fondation Jack, Joseph et Morton Mandel. Avec une vaste bibliothèque de fichiers, Parkwood cherchait à passer de la gestion de documents via l’Explorateur Windows à la solution cloud SharePoint Online et à ses capacités d’accès, de gestion et de recherche plus étendues.
« Leur PDG venait d’une autre organisation qui avait une grande implémentation de SharePoint, et ils voulaient la même chose chez Parkwood », explique Todd Bleeker, directeur principal chez RSM US LLP. « De plus, certains utilisateurs avaient déjà utilisé SharePoint dans un contexte de métadonnées et appréciaient la possibilité de rechercher du contenu. La possibilité d’agréger, de filtrer, de trier et de regrouper le contenu était quelque chose qu’ils souhaitaient dans leur environnement. Mais le principal problème était probablement de ne pas pouvoir accéder aux documents clients sans être connecté au réseau.
Le point de vue de l’industrie
RSM a conçu et mis en œuvre avec succès un portail SharePoint Online pour une organisation homologue dans le passé, et a recommandé RSM à Parkwood. Alors que Parkwood envisageait des conseillers potentiels, les antécédents de RSM, sa vaste expérience du secteur et son engagement à fournir des solutions transformatrices se sont démarqués.
« Nous avons sélectionné de nombreux consultants pour ce projet, et RSM avait une merveilleuse expérience dans notre secteur », déclare Adam Young-Murphy, responsable des opérations fiduciaires et juridiques chez Parkwood. “Il est évident qu’ils comprenaient le secteur et ce que nous essayions de retirer de la solution.”
Avant de se mettre au travail sur une nouvelle solution, RSM a créé un environnement de démonstration rempli de métadonnées en utilisant le contenu de la structure de fichiers existante de Parkwood. Ce processus a permis aux parties prenantes de Parkwood d’avoir une première compréhension des capacités de SharePoint et de tester les fonctionnalités potentielles.
«Ils étaient incroyablement disposés à nous laisser tester en version bêta et faire des démonstrations de certains des concepts que nous souhaitions», explique Young-Murphy. « Avant de procéder à quelque chose, RSM nous présentait un exemple rapide pour nous montrer exactement de quoi il s’agissait afin que nous puissions nous comprendre. Faire cela, vraiment nous tenir la main et nous guider à travers certaines de ces étapes initiales afin que nous puissions vraiment comprendre ce dont ils parlent en fin de compte était une nécessité absolue.
Travailler vers un objectif commun
La collaboration était un élément essentiel du projet, alors que RSM commençait à créer tous les nouveaux sites départementaux et intranet au sein de SharePoint. Tout d’abord, des séances de découverte ont été organisées avec des départements individuels afin de déterminer quel environnement de destination était le meilleur pour Parkwood. L’équipe RSM a ensuite construit un diagramme détaillant la structure du site et de la bibliothèque ainsi que les groupes qui y auraient accès. Sur la base de ce diagramme, RSM a développé un ensemble robuste de scripts pour créer le site SharePoint entièrement intégré, avec les structures et autorisations souhaitées.
Une fois la base SharePoint en place, l’attention s’est portée sur la migration et l’organisation de la vaste bibliothèque de données internes critiques et de documents clients de Parkwood. Les parties prenantes de Parkwood et l’équipe RSM ont travaillé ensemble pour rassembler des métadonnées afin que les documents migrés vers SharePoint aient une meilleure capacité de recherche. RSM a effectué des migrations de fichiers initiales, incrémentielles, puis plus étendues le week-end et a ajouté les métadonnées complexes.
« Nous avons lancé de véritables défis à l’équipe RSM », déclare Young-Murphy. “Je tiens à dire que nous avons migré un million et demi de fichiers et qu’avec tout le balisage, ils ont trouvé un moyen réalisable de le faire.”
De plus, RSM a créé des pages de recherche simplifiées, qui ont rendu les documents encore plus accessibles que Parkwood ne le pensait initialement. Ils s’attendaient à se rendre dans une bibliothèque et à trier, filtrer et regrouper le contenu souhaité. Mais désormais, ils peuvent simplement accéder au site intranet principal et rechercher du contenu en sélectionnant parmi une liste prédéterminée d’affinements pour obtenir le contenu qu’ils souhaitent.
“Ils n’ont même pas besoin de saisir ce qu’ils recherchent, il leur suffit de faire une sélection dans une liste valide de valeurs pour le contenu qu’ils consultent”, explique Bleeker. “Je pense que c’était une surprise pour eux.”
Suite à la transition et à la migration, l’équipe Parkwood dispose désormais d’un système de gestion de documents et de collaboration plus moderne doté de capacités et de fonctionnalités avancées.
2024-02-15 18:15:01
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