Université d’État de San José – Détails

Résumé du travail

Travaillant de manière indépendante, sous une supervision limitée, ce poste fournit un soutien administratif et financier complexe au directeur de l’école et aux étudiants, professeurs et personnel de l’école. L’analyste des ressources du département effectue une variété de travaux de ressources humaines, d’affaires professorales, de comptabilité technique, d’analyse et d’administration de complexité modérée. Cette personne travaille de manière indépendante pour compiler et analyser les informations financières/RH à partir des rapports CMS PeopleSoft. L’analyste des ressources du département conçoit et prépare une variété de rapports financiers pour les projections budgétaires de fin d’année ainsi que les projections salariales des professeurs. De plus, le poste d’analyste des ressources du département sert de coordonnateur des opérations de bureau et fournit une direction de travail aux autres membres du personnel de soutien administratif et aux assistants étudiants.

Principales responsabilités

• Développe et maintient des systèmes de suivi des comptes financiers et des rapports et rapproche les comptes complexes pour tous les comptes de la SJSU et de la Fondation (fonds général, loterie, fiducies, fondation, bourses d’études et de dotation, etc.) à l’aide du système PeopleSoft pour s’assurer que le budget et les dépenses sont dans l’année -montants à ce jour et projetés en fin d’année
• Adhère à toutes les politiques et procédures de la SJSU et de la Fondation et se tient au courant des dernières mises à niveau du système et des instructions de traitement
• Avertit le directeur de l’école de tout écart important entre les dépenses ou les salaires et initie et assure le suivi des mesures correctives appropriées
• Surveiller les fonds de subvention des professeurs. Effectue des virements vers des sous-comptes au besoin. Prend des décisions sur le compte qui sera utilisé pour des dépenses spécifiques
• Superviser, coordonner, communiquer et exécuter, au besoin, toutes les tâches opérationnelles du bureau administratif, y compris le travail administratif de niveau supérieur pour le directeur de l’école. Servir de ressource pour l’école et le public sur la politique et les procédures de l’université
• Assurer l’exhaustivité, l’exactitude et la rapidité de toutes les fonctions opérationnelles
• Prendre des initiatives pour résoudre les problèmes et corriger les erreurs dans les comptes, les horaires de cours et les procédures de flux de travail de l’école
• Assiste le directeur d’école dans la planification des programmes et les plans de recrutement et de rétention
• Traiter les nominations et les documents de reconduction pour chaque membre du corps professoral et assurer l’exactitude du salaire en consultation avec le directeur de l’école et le personnel approprié au niveau collégial et universitaire
• Superviser les activités du bureau et diriger d’autres membres du personnel professionnel/assistants étudiants dans le fonctionnement du bureau

Connaissances, compétences et capacités

• Connaissance approfondie des méthodes, procédures et pratiques de bureau
• Grammaire anglaise, rédaction commerciale, ponctuation et orthographe
• Capacité à rédiger et à mettre en forme de manière appropriée la correspondance et les rapports
• Connaissance pratique de Microsoft Office comme Word, Excel et Outlook. La maîtrise de FileMaker Pro est essentielle
• Capacité à travailler de manière autonome et à planifier les activités quotidiennes
• Capacité à performer avec précision dans un environnement axé sur les détails
• Enquêter, analyser et résoudre des problèmes
• Capacité à gérer plusieurs priorités de travail, à organiser et à planifier le travail et les projets
• Faire des recommandations constructives pour des modifications ou des améliorations des méthodes, des procédures, des techniques, de l’équipement et des programmes
• Capacité à maintenir la confidentialité et à gérer de manière appropriée les communications sensibles avec les employés et les agences externes
• Coordonner une variété de fonctions non liées
• Solides compétences en communication orale. Doit posséder d’excellentes compétences en service à la clientèle et en relations publiques
• Capacité à établir et à maintenir efficacement des relations de travail coopératives dans un environnement multiculturel diversifié

Qualifications requises

• Baccalauréat et/ou formation équivalente
• Expérience de travail administratif impliquant des études, des analyses et / ou des évaluations menant à l’élaboration ou à l’amélioration de politiques, procédures, pratiques ou programmes administratifs

Qualifications préférées

• Deux (2) années d’expérience de travail connexe et d’expérience dans un bureau d’affaires, ce qui implique la surveillance et la coordination du travail administratif grâce à un système de procédures et de contrôles internes
• Expérience en coordination de bureau

Compensation

Classification : Analyste administratif/spécialiste – non exempté
Fourchette d’embauche prévue : 5 544 $/mois – 5 876 $/mois
Échelle salariale CSU : 3 518 $/mois – 6 791 $/mois

L’Université d’État de San José offre aux employés un ensemble complet d’avantages sociaux représentant généralement 30 à 35 % de votre salaire de base. Pour plus d’informations sur les programmes disponibles, veuillez consulter le Sommaire des avantages sociaux.

Procédure de demande

Cliquez sur Postuler maintenant pour remplir la demande d’emploi en ligne SJSU et joindre les documents suivants :

• CV
• Lettre d’intérêt

Tous les candidats doivent postuler dans la période de candidature spécifiée : Du 30 mars 2023 au 16 avril 2023. Ce poste est ouvert jusqu’à ce qu’il soit pourvu; cependant, les candidatures reçues après le début de la sélection seront considérées à la discrétion de l’université.

Coordonnées

Personnel universitaire
[email protected]
408-924-2252

Politique de vaccination du CSU

Le CSU exige que les professeurs, le personnel et les étudiants qui accèdent aux installations du campus soient entièrement vaccinés contre le virus COVID-19 (y compris toutes les doses de rappel d’un vaccin approuvé pour lequel un individu est éligible selon les recommandations actuelles du CDC) ou déclarent un médical ou religieux dispense de le faire. Comme condition d’emploi, tout candidat avancé dans un processus de recherche actuellement ouvert doit être prêt à se conformer à cette exigence ainsi qu’aux autres mesures de sécurité établies sur le campus. La politique à l’échelle du système peut être consultée à l’adresse https://calstate.policystat.com/policy/9779821/latest/ et les questions peuvent être envoyées à [email protected].

Informations Complémentaires

L’achèvement satisfaisant d’une vérification des antécédents (y compris une vérification du casier judiciaire) est requis pour l’emploi. La SJSU émettra une offre d’emploi conditionnelle au candidat sélectionné, qui pourra être annulée si la vérification des antécédents révèle des informations disqualifiantes et/ou s’il est découvert que le candidat a sciemment retenu ou falsifié des informations. Le fait de ne pas remplir de manière satisfaisante la vérification des antécédents peut affecter le maintien de l’emploi d’un employé actuel de la CSU à qui le poste a été proposé de manière conditionnelle.

La vérification des antécédents standard comprend : une vérification des antécédents judiciaires, une vérification de l’emploi et de l’éducation. Selon le poste, une vérification de véhicule à moteur et/ou de crédit peut être requise. Toutes les vérifications des antécédents sont effectuées par le fournisseur tiers de l’université, Accurate Background. Certains postes peuvent également nécessiter la prise d’empreintes digitales. SJSU paiera tous les coûts associés à cette procédure. Une preuve du ou des diplômes ou certifications requis sera exigée au moment de l’embauche.

SJSU N’EST PAS UNE AGENCE DE PARRAINAGE POUR LES POSTES DE PERSONNEL OU DE DIRECTION. (ex. VISAS H1-B)

Tous les employés de l’Université d’État de San José sont considérés comme des journalistes mandatés en vertu de la California Child Abuse and Neglect Reporting Act et sont tenus de se conformer aux exigences énoncées dans le décret exécutif 1083 de la CSU comme condition d’emploi. Le titulaire est également tenu de signaler rapidement toute connaissance d’un éventuel incident lié au Titre IX au Bureau du Titre IX ou de signaler toute discrimination, harcèlement et / ou représailles au Bureau de l’égalité des chances.

Jeanne Clery Divulgation de la loi sur la politique de sécurité du campus et la loi sur les statistiques de la criminalité et avis de sécurité incendie des logements du campus :

Conformément à la Jeanne Clery Disclosure of Campus Security Policy and Campus Crime Statistics Act, le rapport annuel sur la sécurité (ASR) est également disponible pour consultation sur https://www.sjsu.edu/clery/docs/SJSU-Annual-Security-Report.pdf. L’ASR contient les déclarations de politique actuelles en matière de sécurité et de sûreté, des informations sur la préparation aux situations d’urgence et l’évacuation, des informations sur la prévention du crime et la prévention des agressions sexuelles, ainsi que des informations sur les programmes de prévention de la toxicomanie et de l’alcool. L’ASR contient également des statistiques sur les crimes de Clery pour les sites de l’Université d’État de San José pour les trois dernières années civiles. Une copie papier de l’ASR est disponible sur demande en contactant le bureau du directeur de Clery par téléphone au 408-924-1501 ou par courriel à [email protected].

Conformément à la loi sur les possibilités d’enseignement supérieur, le rapport annuel sur la sécurité incendie (AFSR) est également disponible pour consultation à l’adresse https://www.sjsu.edu/clery/docs/SJSU-Annual-Fire-Safety-Report.pdf. Le but de ce rapport est de divulguer des statistiques sur les incendies qui se sont produits dans les logements de la SJSU sur le campus au cours des trois dernières années civiles et de diffuser les politiques et procédures de sécurité incendie destinées à promouvoir la sécurité sur le campus. Une copie papier de l’AFSR est disponible sur demande en contactant le Bureau du logement par téléphone au 408-795-5600 ou par e-mail à [email protected].

Déclaration d’égalité d’emploi

L’Université d’État de San José (SJSU) est un employeur d’égalité des chances / d’action positive engagé à la non-discrimination sur la base de l’âge, de l’ascendance, du statut de citoyenneté, de la couleur, de la croyance, du handicap, de l’origine ethnique, du sexe, des informations génétiques, de l’état matrimonial, de l’état de santé, de l’origine nationale , race, religion ou absence de celle-ci, sexe, orientation sexuelle, transgenre ou statut d’ancien combattant protégé conformément aux lois fédérales et étatiques applicables. Cette politique s’applique à tous les programmes et activités des étudiants, des professeurs et du personnel de la SJSU. Le titre IX des amendements sur l’éducation de 1972 et certaines autres lois fédérales et étatiques interdisent la discrimination fondée sur le sexe dans tous les programmes et activités d’éducation gérés par l’université (à la fois sur et hors campus).