2024-03-22 18:51:23
Outre le KonTraG, vous devez connaître les trois risques de processus génériques et typiques. Ils offrent une introduction simple à l’optimisation des processus et complètent votre gestion des risques par des risques non financiers.
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Pourquoi la gestion des risques dans les processus est-elle si importante ?
La plupart des grandes entreprises gèrent les risques, surtout si, en raison de leur taille ou de leur structure, elles sont soumises au KonTraG, la loi sur le contrôle et la transparence dans le secteur des entreprises.
La gestion des risques dans les processus est cruciale pour garantir le succès et la stabilité financière à long terme. En particulier dans le domaine de la gestion des risques financiers, des événements inattendus ou des fluctuations des processus peuvent avoir un impact significatif sur la rentabilité d’une entreprise. Grâce à une identification, une évaluation et un contrôle ciblés des risques, les pertes potentielles peuvent être minimisées et les opportunités peuvent être exploitées de manière optimale. Une gestion efficace des risques dans les processus permet aux entreprises de se préparer de manière proactive à divers scénarios et de renforcer leur résilience aux influences externes. Il est donc essentiel de considérer la gestion des risques comme partie intégrante de la gestion de l’entreprise et de l’améliorer continuellement.
L’importance des risques génériques des processus
Les risques génériques liés aux processus sont des obstacles ou des vulnérabilités potentiels qui peuvent survenir dans presque tous les processus de l’entreprise. Ils représentent une menace constante pour l’efficacité et la performance d’une entreprise. L’identification et l’élimination de ces risques sont cruciales pour le succès de l’optimisation des processus. Ils servent de point de départ pour analyser et améliorer les processus afin de garantir un fonctionnement fluide et efficace à long terme. Il est crucial d’être conscient de ces risques génériques liés aux processus et de prendre des mesures ciblées pour les minimiser, ouvrant ainsi la voie à une optimisation réussie des processus.
Quels sont les risques génériques liés aux processus ?
N°1 : « Le processus est incontrôlé »
Qu’est-ce que cela signifie exactement et quel est le risque visé ?
Les employés exécutent un processus jour après jour, mais il n’existe pas de responsable clair du processus qui rende ou puisse rendre justice à son rôle. Il n’y a pas d’objectifs de processus clairs ni de contrôle des processus à l’aide de mesures de processus. Que faut-il faire pour qu’ils puissent modérer ce risque, c’est-à-dire le maîtriser ?
Vous devez désigner un responsable du processus qui a non seulement des responsabilités, mais également un véritable pouvoir de décision, notamment vis-à-vis des supérieurs hiérarchiques. Pas de tigre de papier ! Vous pouvez découvrir ici quelles sont les tâches et les devoirs d’un propriétaire de processus fort. Vidéo!
Fixez des objectifs de processus, bien sûr dérivés des objectifs de l’entreprise. Ce n’est que lorsque les objectifs du processus ne sont pas atteints qu’il y a une raison d’améliorer le processus. Sinon tout est moelleux et tout le monde s’est installé confortablement. Vous pouvez voir exactement comment définir les objectifs du processus et ce qui est important dans celui-ci. Vidéo!
En résumé, le risque générique du processus : « Le processus est incontrôlé ». Il s’agit de diriger et de contrôler le processus, même s’il se déroule mal dans son état actuel. Vous avez besoin d’un responsable et d’une direction. C’est ce qui compte le plus.
N°2 : « Le processus est inefficace »
Le deuxième risque générique de processus « Le processus est inefficace » présente le risque de perte de temps et de ressources ainsi que de baisse de productivité.
Étant donné que le traitement du premier risque de processus entraîne des objectifs de processus non atteints, il apparaît immédiatement clairement que celui-ci fonctionne de manière inefficace. Pensez à une augmentation de la productivité au moins égale au taux d’inflation ! Si vous ne pouvez pas simplement augmenter les prix de vos produits parce que vos clients achèteront chez des concurrents, alors vous devez devenir plus productif.
Au même rythme que le taux d’inflation si vous souhaitez conserver votre marge actuelle. Bam, ça me touche vraiment. De nombreuses entreprises résolvent les problèmes de processus, notamment dans le domaine de l’administration et des activités de bureau, en embauchant des employés. Cependant, cela ne fait que résoudre des volumes apparemment croissants ou d’autres difficultés du processus. Vous jetez les gens sur le problème et vous ne résolvez pas la cause profonde ! Afin d’atténuer le risque de « le processus est inefficace », vous devez régulièrement discuter des paramètres du processus et optimiser le processus avec les employés lors des réunions CIP régulières.
Un processus inefficace peut entraîner des retards, diminuer la satisfaction des clients et affecter la compétitivité d’une entreprise. Afin de minimiser ce risque, des étapes claires du processus doivent être définies, régulièrement vérifiées et optimisées.
L’introduction de solutions d’automatisation et de numérisation peut contribuer à rendre le processus plus fluide et plus efficace. La formation continue et la participation des employés peuvent également accroître la sensibilisation aux processus efficaces. Une approche proactive pour identifier et éliminer les processus inefficaces est essentielle pour renforcer la performance et la compétitivité d’une entreprise à long terme.
N°3 : « La connaissance des processus est singulière »
Le risque que la connaissance des processus soit unique pose le risque que des informations cruciales soient concentrées sur une seule personne ou un petit groupe de personnes.
C’est un risque de processus vraiment désagréable. Si cette personne ou ce groupe échoue de manière inattendue, alors ils ont un réel problème.
Pensez maintenant aux petites entreprises telles que les entreprises artisanales. Combien d’entre eux arrivent-ils pour que seul le patron puisse rédiger certaines offres ? Ou alors, seule « Mme Meier » peut gérer certains projets.
Le fait est qu’avec le risque processus générique, vous pouvez systématiquement remettre en question vos processus pour voir s’il existe réellement une deuxième personne pour chaque étape qui pourrait immédiatement intervenir en tant que représentant en cas de doute. En conjonction avec la matrice de compétences, il s’agit d’un outil extrêmement précieux pour une stabilisation immédiate des processus.
Comment utilisez-vous les trois risques génériques des processus dans la pratique ?
De nombreuses suites de gestion de processus disposent d’un module GRC. GRC est l’abréviation de Gouvernance, Risque et Conformité.
Essentiellement, vous pouvez l’utiliser pour renforcer votre gestion des risques opérationnels. En pratique, cela signifie que vous ajoutez un risque à votre processus et qu’avec les contrôles appropriés, le risque est atténué. Les évaluations correspondantes vous donnent en un coup d’œil un aperçu des domaines dans lesquels vous devez agir.
Cela peut entraîner des goulots d’étranglement et réduire l’efficacité de l’ensemble du processus de l’entreprise. Pour atténuer ce risque, il est important de documenter et de partager les connaissances. Grâce à la formation et à une gestion efficace des connaissances, les entreprises peuvent garantir que les informations importantes sont largement diffusées et ne dépendent pas des employés individuels. Cela renforce la résilience de l’entreprise et minimise les risques de perte de connaissances.
Application des risques génériques des processus dans la pratique
L’application efficace des risques génériques des processus dans la pratique de l’entreprise est cruciale pour une optimisation globale des processus. Une approche éprouvée consiste à utiliser des suites de gestion de processus dotées d’un module GRC intégré. En associant la gestion des processus à la gouvernance, à la gestion des risques et à la conformité, les entreprises peuvent identifier, évaluer et contrôler les risques à un stade précoce.
Un exemple en est la suite BPM Adonis, spécialement développée pour aider les entreprises dans l’optimisation globale des processus. Avec son interface conviviale et ses puissantes fonctions d’analyse, Adonis permet une application pratique des risques génériques des processus. Les entreprises peuvent intégrer spécifiquement les risques dans leurs processus métiers afin d’augmenter l’efficacité et de minimiser les sources d’erreur.
En appliquant systématiquement les risques génériques des processus dans la pratique à l’aide de solutions innovantes telles qu’Adonis, les entreprises sont en mesure d’optimiser durablement leur paysage de processus et ainsi de réussir à long terme.
Conclusion sur les risques génériques des processus
En ce qui concerne la présente analyse des risques génériques des processus, on peut affirmer qu’ils jouent un rôle crucial dans le succès et l’efficacité d’une entreprise.
Réfléchir à l’importance de ces risques montre clairement combien il est important de les identifier et de les évaluer à un stade précoce et de prendre les mesures appropriées. Ce n’est qu’en s’attaquant de manière proactive à ces obstacles potentiels que les entreprises pourront rester compétitives à long terme et atteindre avec succès leurs objectifs.
Cordialement de Bayreuth,
Bien à vous, Axel Schröder
Source de l’image : canva.com @kanchanachitkhamma
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